Введение

Регистр «Счета-фактуры поставщиков» - это запись покупок вашей компании. Как только вы совершили покупку, вы получите «Счет-фактуру» от своего поставщика, который необходимо ввести в регистр «Счета-фактуры поставщиков». Таким образом, вы будете использовать регистр для нескольких задач:
В регистре «Счета-фактуры поставщиков» могут быть записаны четыре типа операций по приобретению:
  1. Стандартные «Счета-фактуры поставщиков», когда был доставлен товар или произведена работа, до осуществления платежа. «Платежи» по таким «Счетам-фактурам поставщиков» должны записываться в регистре «Платежи».

  2. «Наличный платеж» представляет собой совершение платежа во время произведения работы. Когда «Наличный платеж» введен в регистр «Счета-фактуры поставщиков», FirstOffice рассматривает его, как оплаченный, таким образом, отсутствует необходимость создавать отдельную запись платежа в регистре «Платежи». FirstOffice также за вас проследит за вводом данных в «Главную книгу», (кредитуя «Счет кассы» вместо «Счета кредиторов»).

  3. «Задаток» - это выплата денег до получения «Счета-фактуры». Задаток в FirstOffice рассматривается как «Наличный платеж».

  4. «Кредитные расчеты» используются для исправления ошибок в «Счетах-фактурах поставщиков», или для отмены «Счетов-фактур поставщиков», которые были выставлены по ошибке. Фактически, они действуют, как отрицательные «Счета-фактуры», сокращающие ваши значения закупок и кредиторов. Опять таки, FirstOffice проследит за вводом данных в «Главную книгу» автоматически.
Далее подробно описано использование регистра «Счета-фактуры поставщиков», в том числе каждая из данных типов операций. Перед вводом «Счетов-фактур поставщиков», вы должны убедиться, что вы определили текущий финансовый (бухгалтерский) год в настройке «Финансовые годы».

Для того, чтобы открыть регистр «Счета-фактуры поставщиков», щелкните на [Счета-фактуры] на «Панели управления», или воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl-3 (Windows и Linux) или ⌘-3 (Macintosh).

Откроется окно «Счета-фактуры поставщиков: Список», отображая все уже введенные «Счета-фактуры поставщиков».

«Счетам-фактурам поставщиков» в соответствии с системой последовательной нумерации присваивается уникальный внутренний идентификационный код. Он является дополнительным к любому номеру, присвоенному «Счету-фактуре» тем, кто его выдал (т.е. «Поставщиком»). Внутренний номер отображается в левой колонке, а за ним следует отметка (если «Счет-фактуры поставщика» подтвержден), «Номер счета-фактуры» «Поставщика», дата, по которой «Счет-фактура» выписан, а также, «Номер поставщика» и «Наименование». В «Кредитных расчетах» в колонке «Наименования» после «Наименования поставщика» находится буква «С».

Как и во всех окнах просмотра, вы можете измените порядок сортировки, щелкнув на заголовок какой-либо колонки. Чтобы произвести сортировку в обратном порядке, просто щелкните еще раз на заголовок колонки. Вы также можете прокрутить список при помощи линейки прокрутки. В конце концов, вы можете произвести поиск записи, путем ввода ключевого слова в поле в нижнем левом углу. FirstOffice произведет поиск первой записи, соответствующей ключевому слову в колонке, по которой рассортирован список.

Ввод счета-фактуры поставщика

Для того чтобы ввести новый «Счет-фактуру поставщика», откройте окно «Счета-фактуры поставщиков: Список», как описано здесь, и щелкните на кнопку [Новая] в меню кнопок или воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl-N (Windows) или ⌘-N (Macintosh). Другой способ – это выбрать «Счет-фактуру поставщика», похожий на тот, который вы хотите ввести, и щелкнуть на [Копия] в меню кнопок.

Появится окно «Счет-фактура поставщика: Новая запись». В случае, если вы щелкнули на [Новая], оно пустое, а если вы скопировали «Счет-фактуру поставщика», то содержит копию его информации. В случае с копией, датой «Счета-фактуры» и «Записи операции» нового «Счета-фактуры поставщика» будет текущая дата, а не дата скопированного «Счета-фактуры поставщика», и «Номер счета-фактуры поставщика» скопирован также не будет. Завершите ввод записи «Счета-фактуры поставщика», как описано ниже, а затем, сохраните его кнопкой [Записать] и закройте окно, щелкнув на окно закрытия. Затем, закройте окно просмотра - снова при помощи окна закрытия.

Номер
Номер «Счета-фактуры поставщика» в модуле «Расчеты с поставщиками», следующий за номером последнего введенного «Счета-фактуры поставщика», предоставляется автоматически программой FirstOffice. Обратите внимание, что это не тот номер, который «Поставщик» присвоил «Счету-фактуре», а уникальный идентификационный номер, используемый системой FirstOffice там, где это необходимо, для ссылки на «Счет-фактуру поставщика».

При начале использования системы FirstOffice, нумерация «Счетов-фактур поставщиков» начнется с «1» и продолжится соответственно. Если вы хотите начать новую последовательность номеров, измените «Номер» первого «Счета-фактуры поставщика»: FirstOffice продолжит последовательность с заданного номера. Вы можете изменить «Номер» любого последующего «Счета-фактуры поставщика», если хотите использовать другую последовательность номеров. Обратите внимание, что вы должны изменить «Номер счета-фактуры поставщика» до сохранения «Счета-фактуры поставщика»: потом его нельзя будет изменить.

Дата сч/ф
Специальная вставка     Выберите дату
Эта дата, вместе с «Условием оплаты» будет определять срок оплаты «Счета-фактуры поставщика». Дата предыдущего введенного «Счета-фактуры», используется по умолчанию.

Дата операции
Специальная вставка     Выберите дату
Дата «Записи операции» в «Главной книге». Таким образом, вы сможете задать разные даты «Счета-фактуры поставщика» и «Записи операции» в вашем журнале. Дата операции определяет отчетный период «Счета-фактуры».

!

Если даты «Счета-фактуры» и «Записи операции» различаются, то до оплаты «Счета-фактуры» возникает кредиторская задолженность. Это проявится при сравнении результата отчета «Кредиторская задолженность» с «Контрольного счета кредиторов».


Поставщик
Специальная вставка     «Поставщики» в регистре «Клиенты»
Введите код «Поставщика» или воспользуйтесь функцией «Специальная вставка». При нажатии клавиши Return, наименование «Поставщика», адрес и другая информация будут ведены в соответствующие поля.

Наименование
Наименование «Поставщика» вводится после ввода кода «Поставщика».

ИТОГО
Общая сумма по «Счету-фактуре поставщика», включая любые налоги. До сохранения «Счета-фактуры поставщика», данное значение должно быть равно одному из следующих, в зависимости от «Зоны» «Счета-фактуры поставщика»:
Внутренний, В пределах ЕС (выд.НДС) и За пределами ЕС (выд.НДС)
сумма строк плюс НДС до сохранения «Счета-фактуры поставщика».

В пределах ЕС
общая сумма по строкам.

За пределами ЕС
общая сумма по строкам. В данном случае НДС не учитывается.
«Зона» «Поставщика» указывается из записи «Клиента».

НДС
Введите сумму НДС из «Счета-фактуры поставщика».

Нет необходимости вводить значение в данное поле, но если вы введете его, оно должно быть равно сумме НДС всех строк (показанной в поле «Налог» в нижней части окна) до того, как вы сможете сохранить «Счет-фактуру поставщика». Таким образом, поле предоставляет контрольное значение.

Если «Счет-фактура» относится к «Зоне» «В пределах ЕС» или «За пределами ЕС», необходимо оставить данное поле пустым. В случае с «Зоной» «В пределах ЕС», НДС рассчитывется при помощи «Кода НДС» для каждой строки и отображается в поле «Налоги» в нижней части окна.

№ сч/ф пост.
Номер счета-фактуры «Поставщика».

Счет банка
По умолчанию из     «Клиентов»
Счет банка «Поставщика» указывается из карточки «Счет» записи «Клиента» данного «Поставщика». Если необходимо, FirstOffice позволит производить оплату на разные счета.

Усл. оплаты
Специальная вставка     Настройка «Условия оплаты»
По умолчанию из     «Клиентов» (условия оплаты (пост.)
«Условия оплаты», введенные здесь, будут использоваться для калькуляции «Дата оплаты» (ниже).

«Условия оплаты» также являются способом отличия «Наличных платежей» и «Кредитных расчетов» от обычных «Счетов-фактур». При помощи «Специальной вставки», выберите «Условие оплаты» типа «Оплата наличными» и «Кредитный счет» соответственно. При подтверждении и сохранении записи, будет создана соответствующая «Запись операции» «Главной книги». В случае с «Наличными платежами», она будет кредитовать «Счет кассы» (как определено в записи «Условий оплаты» или в «Настройке записей – Расчеты с поставщиками» ), а не «Счет кредиторов», в то время как в случае с «Кредитными расчетами», «Запись операции» будет обратной оригинальной «Записи операции» «Счета-фактуры поставщика».

«Наличные платежи» мгновенно рассматриваются как оплаченные, поэтому не будут отображаться в отчетах по кредиторам. Отсутствует необходимость в вводе платежей по ним. Если вам необходимо сделать обратную запись «Наличного платежа», воспользуйтесь отрицательным «Наличным платежом», а не «Кредитным счетом».

При выборе «Условия оплаты» типа «Кредитный счет», введите номер «Счета-фактуры поставщика», который должен кредитоваться, в поле «Кред. счет», используя «Специальную вставку» при необходимости просмотра списка открытых (неоплаченных) «Счетов-фактур поставщиков».

Кред. счет
Специальная вставка     Неоплаченные счета-фактуры поставщиков
Если вы вводите «Кредитный счет» («дебетный счет»), укажите здесь кредитуемую сумму «Счета-фактуры поставщика». «Счет-фактуры поставщика», который кредитуется, не может сам являться кредитным счетом.

Не забудьте указать «Условие оплаты» типа «Кредитный счет» в поле «Условие оплаты»: поле «Кред. счет» необходимо оставить пустым, если указано «Условие оплаты» любого другого типа.

Дата оплаты
Последний день оплаты данного счета-фактуры, рассчитанный системой FirstOffice при помощи «Даты счета-фактуры» и «Условий платежа». Вы можете изменить «Дату оплаты», даже после подтверждения «Счета-фактуры». Если вы получили продленный кредитный срок для «Счета-фактуры», он будет перерассчитан в модуле «Расчеты с поставщиками».

Зона НДС
По умолчанию из     «Клиентов»
Информация указывается из записи «Клиента» «Поставщика», и указывает на происхождение «Поставщика». Выбор «Кода НДС» для каждой строки зависит от «Зоны» для «Поставщика». Для отдельного «Счета-фактуры» нельзя изменить «Зону»: любые изменения в регистре «Клиенты» должны производится до ввода «Счета-фактуры».

НДС рассчитывается следующим образом:
Внутренний, В пределах ЕС (выд.НДС) и За пределами ЕС (выд.НДС)
НДС рассчитывается при помощи «Кода НДС» в каждой строке. В любой «Записи операции» «Главной книги», сгенерированной из «Счета-фактуры поставщика», НДС дебетуется на «Счет по реализации» из «Кода НДС» и кредитуется на «Счет кредиторов».

В пределах ЕС
«Счета-фактуры поставщиков», полученные из других стран в ЕС, не имеют НДС. Однако, в зависимости от вида «Счета-фактуры», НДС может быть уплачиваемым.

НДС рассчитывается при помощи «Кода НДС» в каждой строке. В любой «Записи операции» «Главной книги», сгенерированной из «Счета-фактуры поставщика», НДС дебетуется на «Счет по реализации» из «Кода НДС» и кредитуется на «Счет кредиторов» из «Кода НДС». Таким образом, рекомендуется использовать специализированный «Код НДС» для НДС на приобретения в ЕС, со «Счетом до реализации», который не используется ни в одном другом «Коде НДС».

Обычно рекомендуется оставлять поле «НДС» в верхнем колонтитуле пустым при вводе «Счетов-фактур поставщиков», выданных в пределах ЕС.

За пределами ЕС
НДС рассчитывается следующим образом: В «Записи операции» «Главной книги», сгенерированной «Счетом-фактурой поставщика», не будет включен элемент НДС.
Остаток экрана «Счета-фактуры поставщика» содержит таблицу, которую можно использовать для перечисления «Товаров» и «Стоимостей». Для того чтобы добавить строки в «Счет-фактуру поставщика», щелкните на первой пустой строке и введите нужный текст. Для удаления строки, щелкните на номер строки слева и нажмите клавишу Backspace. Чтобы вставить строку, щелкните на номер строки в том месте, где необходимо сделать вставку, и нажмите Return.
Счет
Специальная вставка     Настройка «Счета»
Определите «Счет стоимости», который будет дебетоваться «Счетом-фактурой поставщика». Введите «Номер счета» и нажмите клавишу Enter. Название «Счета» будет указано автоматически в поле «Комментарий».

Если на карточке «Счет» записи «Клиента» данного «Поставщика» определен «Счет стоимости», он будет введен по умолчанию.

Вы можете ввести «Код» «Автопроводки» в данное поле. «Автопроводки» используются для автоматизации ввода часто используемых «Записей операций», и не только сокращают количество работы, но и исключают вероятность допущения ошибок при вводе «Счетов». «Автопроводки» подробно описаны здесь.

Комментарий
По умолчанию из     «Счетов»
Комментарий вводится автоматически. Текст может быть изменен.

Сумма
Сумма, которая дебетуется на «Счет стоимости».

Удобный способ для быстрого ввода правильного значения – это переместить курсор в поле, и затем нажать Enter или Return. Система FirstOffice введет правильное значение в баланс «Счета-фактуры», переместив сумму «ИТОГО» и любые предыдущие строки в счет.

НДС
Специальная вставка     Настройка «Коды НДС»
Введенные здесь «Коды НДС» определяют ставку, по которой будет рассчитываться НДС на данные «Товары» и «Счет входящего НДС», который будет дебетоваться.

В зависимости от «Зоны» «Поставщика», будет предложена настройка по умолчанию. Если «Поставщик» относится к «Внутренней» «Зоне», «Код НДС» будет указываться из записи «Счета» или, если там нет информации, из «Настройки записей — Расчеты с поставщиками» В другом случае «Код НДС» будет соответствовать «Зоне», определенной в «Настройке записей – Расчеты с поставщиками» (а указанный в «Счетах» не будет приниматься во внимание).

ОК
Когда вы отмечаете окошко «ОК» и сохраняете запись щелкнув на [Записать], «Счет-фактура поставщика» подтверждается и вводится в модуль «Расчеты с поставщиками», а в «Главной книге» создается соответствующая «Запись операции». Поэтому вы больше не сможете менять информацию в «Счете-фактуре поставщика», за исключением поля «Дата оплаты».

Подтвержденными «Счетами-фактурами поставщиков» на данном сайте называются «Счета-фактуры поставщиков», у которых отмечено окно пометки «ОК».

Налоги
Сумма НДС рассчитывается из строк «Счета-фактуры поставщика». Это значение рассчитывается автоматически при добавлении строк в «Счет-фактуру поставщика».

Данная сумма округляется в соответствии с правилами округления, определенными в настройке «Округление» В «Записи операции» «Главной книги», сгенерированной этим «Счетом-фактурой поставщика», любые значения, утраченные или приобретенные в процессе округления, проводятся по «Счету округления», определенному в «Настройке записей — Расчеты с клиентами».


- Пример

Теперь мы расскажем, как использовать различные поля окна «Счета-фактуры» и приведем несколько примеров.

Откройте регистр «Счета-фактуры поставщиков» при помощи кнопки на «Панели управления». Когда появится окно «Счета-фактуры поставщиков», щелкните на кнопку [Новая]. Показано окно «Счет-фактура поставщика: Новая запись», в котором указан внутренний «Номер счета-фактуры». Введите «Дату» «Счета-фактуры» в «Счет-фактуру» и дважды нажмите клавишу Return. «Дата» «Счета-фактуры» копируется из поля «Дата» «Записи операции». Почти во всех случаях, эти две даты должны совпадать, иначе ваш «Счет кредиторов» может отличаться от вашего отчета «Кредиторская задолженность». Теперь курсор перемещен в поле «Номер поставщика». Нажмите Ctrl-Return (Windows и Linux) или ⌘-Return (Macintosh): откроется окно «Выберите поставщика».

Двойным щелчком по наименованию «Поставщика» выберите его из списка (или же при помощи клавиш курсоров и нажатия клавиши Return). Снова нажмите клавишу Return и информация по «Поставщику», такая как «Наименование» и «Адрес», будет помещена в соответствующие поля экрана «Счета-фактуры поставщика».

Теперь курсор должен быть перемещен в поле «ИТОГО». Введите общую сумму, подлежащую оплате (включая налоги), и в поле «НДС» - сумму налога (опционально). Еще раз нажмите клавишу Return, чтобы переместить курсор в поле «Номер счета-фактуры поставщика», и введите номер.

Далее введите бухгалтерскую информацию. Переместите курсор в поле «Счет» в первую строку таблицы, и введите «Счет». Воспользуйтесь функцией «Специальная вставка» для получения доступа к «Схеме счетов», из которой можно выбрать подходящий «Счет»: произведите поиск среди «Счетов» обычным способом по «Номеру счета» или «Наименованию». Нажав клавишу Return, вы переместите курсор в поле «Комментарий». Нажмите клавишу Return еще раз, чтобы ввести сумму строки (без НДС).

Когда вы добавили все товары, и проверили «Счет-фактуру», подтвердите его, отметив окошко «ОК». Когда вы сохраните его, он будет помещен в модуль «Расчеты с поставщиками».

Щелкните на [Записать] или [Новая], чтобы сохранить «Счет-фактуру»: воспользуйтесь последней опцией, чтобы начать следующий счет-фактуру. До того как вы сможете продолжить, поле «ИТОГО» должно равняться одному из следующих, в зависимости от «Зоны» «Счета-фактуры поставщика»:

Внутренний, В пределах ЕС (выд.НДС) и За пределами ЕС (выд.НДС)
the sum of the Amounts of the Invoice rows plus the VAT.

В пределах ЕС
общая сумма по строкам.

За пределами ЕС
общая сумма по строкам. В данном случае НДС не учитывается.
Если это не так, FirstOffice отобразит сообщение об ошибке: «Сбалансируйте запись!».

Вы все еще будете иметь возможность производить изменения до того, как вы подтвердите «Счет-фактуру», отметив окно пометки «ОК».

Просмотр и подтверждение счетов-фактур поставщиков

Если вы не подтвердили «Счет-фактуру поставщика» при его вводе, подтвердите его позже, для того чтобы он отображался в отчете «Кредиторская задолженность», а также, чтобы была создана «Запись операции» в «Главной книге». При подтверждении запись «Счета-фактуры» «закрывается», и ее больше нельзя редактировать. Можно только осуществить «Платеж» по подтвержденному «Счету-фактуре поставщика».

Существует два способа, как подтвердить «Счет-фактуру»:

  1. При просмотре «Счета-фактуры поставщика», отметьте окно пометки «ОК».

  2. Или выделите один или более «Счетов-фактур поставщиков» в окне «Счета-фактуры поставщикам: Список», и выберите «ОК» из меню «Операции».

Записи операций в главной книге из счетов-фактур поставщиков

При подтверждении и сохранении «Счета-фактуры поставщика» автоматически генерируется «Запись операции» в «Главной книге». Подробная информация о «Записях операций» находится здесь.

Сообщения об ошибках

При подтверждении и сохранении «Счетов-фактур поставщиков» автоматически генерируется «Запись операции» в «Главной книге».

Если «Счет» или другие настройки являются некорректными, появится сообщение об ошибке. Все номера «Счетов», используемые в «Счете-фактуре поставщика», которые могут быть предложены по умолчанию из «Настройки записей – Расчеты с поставщиками» или «Поставщика», должны существовать в настройке «Счета» Должны быть определены используемые «Коды НДС».

В то время как «Счета-фактуры» все еще на экране, вы можете исправить ошибку, добавив отсутствующий (-ие) «Счет(-а)» в настройку «Счета» или соответственно изменив настройки.

Для того чтобы избежать ошибок, программа не проводит операции по несуществующим «Счетам».

Кредитования счетов-фактур поставщиков

Если необходимо кредитовать выставленный вам «Счет-фактуру поставщика», произведите следующие операции:
  1. Создайте новую запись «Счета-фактуры поставщика» или скопируйте «Счет-фактуру поставщика», который вы хотите кредитовать. Операция копирования поможет избежать ошибок при вводе счета для кредитования.

  2. Введите данные, укажите в «Условиях оплаты» «Кредитный счет» и введите номер кредитуемого «Счета-фактуры» в поле «Кредитный счет». Для поиска номера «Счета-фактуры» воспользуйтесь из этого поля «Специальной вставкой».

    Примечание: предполагается, что в настройке «Условие оплаты» была введена запись с кодом «КС» типа «Кредитный счет».

  3. Когда «Счет-фактура» подтвержден, создается «Запись операции» и обновляются данные о «Кредиторской задолженности».

- Кредитные расчеты и наличные платежи

Если вам необходимо создать обратный «Наличный платеж», вы можете сделать это, следуя стандартной процедуре кредитования, описанной здесь. «Кредитный счет» будет дебетоваться на «Счет кредиторов», в то время как создание обратного «Наличного платежа» будет дебетовать «Счет кассы». Необходимо ввести новый «Наличный платеж» (т.е. с наличным «Условием платежа») с отрицательным значением.

Меню «Операции»

Выше показано меню «Операции» для «Счетов-фактур поставщиков». Первая иллюстрация показывает меню «Операции» для окна «Счета-фактуры поставщикам: Список». выделите один или более «Счетов-фактур поставщиков» в списке (щелкнув мышью, и удерживая кнопку [Shift]) и затем выберите функцию из этого меню. Вторая иллюстрация показывает меню «Операции» для окон «Счет-фактура поставщика: Новая запись» и «Счет-фактура поставщика: Просмотр».

- ОК

Данная команда доступна только из меню «Операции» окна «Счета-фактуры поставщиков: Список». Она позволяет вам подтвердить «Счет-фактуру поставщика», и, таким образом, является идентичной окошку «ОК» в записи «Счета-фактуры поставщика». Вы также можете выбрать несколько «Счетов-фактур поставщиков» (удерживая клавишу Shift, чтобы выбрать диапазон «Счетов-фактур поставщиков» в списке) и одновременно их подтвердить. Запомните, что при произведении данного действия создается «Запись операции» для каждого выбранного «Счета-фактуры поставщика», таким образом, как только это произошло, вы больше не сможете редактировать данные «Счета-фактуры поставщиков».

- Статус счета-фактуры

Данная команда создает быстрый отчет, доступный только через это меню. В отчете отражены все аспекты «Счета-фактуры», в том числе «Счета» и платежная история.

Данная команда создает быстрый отчет, доступный только через это меню. В отчете отражены все аспекты «Счета-фактуры», в том числе «Счета» и платежная история.

- Сбалансировать

Перед сохранением «Счета-фактуры поставщика» сумма в поле «НДС» в верхней части окна должна быть равной сумме в поле «Всего НДС» (общая сумма НДС всех строк «Счета-фактуры»), и сумма в поле «ВСЕГО» должна быть равна общей сумме строк плюс НДС. Если это условие не соблюдено, то перед сохранением появится сообщение об ошибке: «Сбалансируйте запись!» Вы можете использовать данную функцию для сбалансирования значений.

Перед использованием функции поместите курсор в поле «Всего» в заголовке окна, либо в графу «Сумма» любой строки «Счета-фактуры поставщика». При выборе функции значение поля, в котором находится курсор, будет скорректировано, «Счет-фактура» будет сбалансирован и готов к сохранению.

- Открыть запись операции

При подтверждении и сохранении «Счета-фактуры поставщика» создается «Запись операции» в «Главной книге». Данная функция позволяет вам увидеть данную «Запись операции».

При выборе данной функции «Запись операции» откроется в новом окне.