HansaWorld - Integrated ERP and CRM

Введение

Регистр «Счета-фактуры клиентам» - это запись реализаций вашей компании. Каждый раз, при реализации, необходимо вводить «Счет-фактуру», распечатывать его и высылать «Клиенту». Таким образом, регистр «Счета-фактуры клиентам» будет выполнять несколько функций:

Распечатанные «Счета-фактуры» выполняют функцию требования оплаты с «Клиента»;
Неоплаченные «Счета-фактуры» в регистре предоставляют основу для отчетов по отслеживанию Дебиторов;
Каждый «Счет-фактура» создает «Запись операции» «Главной книги», таким образом, генерируя суммы оборота и дебиторов в месячных и годовых отчетах управления. Данный процесс создания является автоматическим, и не требует вашего вмешательства.

В регистре «Счета-фактуры» могут быть записаны четыре типа операций:

Стандартные «Счета-фактуры», или платежные требования, выписываются, когда был доставлен товар или произведена работа, до получения платежа. «Платежи» клиентов по таким «Счетам-фактурам» должны записываться в регистре «Платежи».
«Наличный платеж» создается при получении платежа во время произведения работы. Когда «Наличный платеж» введен в регистр «Счета-фактуры», FirstOffice рассматривает его, как оплаченный, таким образом, отсутствует необходимость создавать отдельную запись платежа в регистре «Платежи». FirstOffice также за вас проследит за вводом данных в «Главную книгу», (дебетуя «Счет кассы» вместо «Счета дебиторов»).
«Задаток» - это получение денег до выставления «Счета-фактуры». Задаток в FirstOffice рассматривается как «Наличный платеж».
«Кредитные расчеты» используются для исправления ошибок в «Счетах-фактурах», или для отмены «Счетов-фактур», которые были выставлены по ошибке. Фактически, они действуют, как отрицательные «Счета-фактуры», сокращающие ваши значения оборота и дебиторов. Опять таки, FirstOffice проследит за вводом данных в «Главную книгу» автоматически.

Далее подробно описано использование регистра «Счета-фактуры клиентам», в том числе каждая из данных типов операций. Тем не менее, перед вводом «Счетов-фактур», вы должны убедиться, что вы определили текущий финансовый (бухгалтерский) год в настройке «Финансовые годы».

Для того, чтобы открыть регистр «Счета-фактуры клиентам», щелкните на [Счета-фактуры] на «Панели управления», или воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl-1 (Windows и Linux) или ⌘-1 (Macintosh).

Откроется окно «Счета-фактуры клиентам: Список», отображая все уже введенные «Счета-фактуры».

«Счета-фактуры» последовательно пронумерованы. Номер «Счета-фактуры» обычно сгенерирован системой. За номером «Счета-фактуры», после «Номера клиента», «Наименования» и общей суммы «Счета-фактуры», следует пометка (галочка) (если «Счет-фактура» подтвержден). В колонке значения «Кредитных расчетов», после суммы находится буква «С».

Как и во всех окнах просмотра, вы можете измените порядок сортировки, щелкнув на заголовок какой-либо колонки. Чтобы произвести сортировку в обратном порядке, просто щелкните еще раз на заголовок колонки. Вы также можете прокрутить список при помощи линейки прокрутки. В конце концов, вы можете произвести поиск записи, путем ввода ключевого слова в поле в нижнем левом углу. FirstOffice произведет поиск первой записи, соответствующей ключевому слову в колонке, по которой рассортирован список.

В регистре «Счета-фактуры клиентам» вы можете произвести четыре действия:

Ввод счета-фактуры

FirstOffice предлагает несколько комбинаций клавиш для упрощения ввода «Счетов-фактур». Например, вы можете ввести число в поле даты при помощи функции «Специальная вставка» Также вы можете воспользоваться данной функцией для упрощения ввода номеров «Товаров», «Клиентов», «Вида предложения» и т.д.

Для того, чтобы ввести новый «Счет-фактуру», в первую очередь откройте окно «Счета-фактуры клиентам: Список», как описано здесь. Затем щелкните на кнопку [Новая] в меню кнопок или воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl-N (Windows) или ⌘-N (Macintosh). Другой способ, выбрать «Счет-фактуру», похожий на тот, который вы хотите ввести, и щелкнуть на [Копия] в меню кнопок.

Появится окно «Счет-фактура: Новая запись». В случае, если вы щелкнули на [Новая], оно пустое, а если вы скопировали «Счет-фактуру», то содержит копию его информации. В случае копии, датой «Счета-фактуры» и «Записи операции» нового «Счета-фактуру» будет текущая запись, а не дата скопированного «Счета-фактуры», и «Дата оплаты» будет пересчитана соответственно. Завершите ввод записи «Счета-фактуры», как описано ниже, а затем, сохраните его кнопкой [Записать] и закройте окно, щелкнув на окно закрытия. Затем, закройте окно просмотра снова при помощи окна закрытия.

!	Теперь вы ограничены значениями, предложенными системой FirstOffice. В большинстве полей вы можете изменить подготовленные заранее значения на более подходящие. Такие изменения действительны для «Счета-фактуры», с которым вы работаете.

Так как объем информации, хранящейся о каждом «Счете-фактуре», не помещается на одном экране, окно «Счета-фактуры» разделено на три карточки. В верхней части каждой находится ее название. Там содержится «Номер счета-фактуры», «Номер клиента» и «Поставщика» и «Наименование». В нижней части экрана находится нижний колонтитул, содержащий несколько сумм. В верхнем колонтитуле находятся три кнопки с названиями.

Щелкая на закладки, вы можете перемещаться между карточками. Верхний колонтитул виден всегда, как напоминание о том, какому «Клиенту» принадлежит «Счет-фактура», с которым вы работаете.

– Верхний колонтитул

Номер: Номер «Счета-фактуры» нового «Счета-фактуры», следующий за номером последнего «Счета-фактуры», предоставляется автоматически программой FirstOffice.; При начале использования системы FirstOffice, нумерация «Счетов-фактур» начнется с «1» и продолжится соответственно. Если вы хотите начать новую последовательность номеров, измените «Номер» первого «Счета-фактуры»: FirstOffice продолжит последовательность с заданного номера. Вы можете изменить «Номер» любого последующего «Счета-фактуры», если хотите использовать другую последовательность номеров. Обратите внимание, что вы должны изменить «Номер счета-фактуры» до сохранения «Счета-фактуры»: потом его нельзя будет изменить.
Клиент: Специальная вставка «Клиенты» в регистре «Клиенты»; Введите код «Клиента» или воспользуйтесь функцией «Специальная вставка». При нажатии клавиши Return, наименование «Клиента», адрес и другая информация будут ведены в соответствующие поля.
Наим.: Наименование «Клиента» вводится после ввода кода «Клиента».

– Карточка «Условия»

Дата сч/ф: Специальная вставка Выберите дату; Текущая дата, в соответствии с часами компьютера, вводится по умолчанию. Если вы не используете функцию «Разрешать изменение даты записей» в настройках «Записей операций» она должна быть такой же, как и дата «Счета-фактуры» и не может быть независимо изменена.
Ссылка: Воспользуйтесь данным полем при необходимости идентифицировать «Счет-фактуру» посредством чего-либо другого кроме «Номера счета-фактуры». По умолчанию будет предложена «Ссылка» из записи «Сотрудника» текущего пользователя.
Условия оплаты: Специальная вставка Настройка «Условия оплаты»; По умолчанию из «Клиентов» (условия оплаты по реализации); «Условия оплаты», введенные здесь, будут использоваться для калькуляции «Дата оплаты» (ниже), для обеспечения корректных «Условий оплаты» в печатной форме «Счета-фактуры».; «Условия оплаты», введенные здесь, будут использоваться для калькуляции «Дата оплаты» (ниже), для обеспечения корректных «Условий оплаты» в печатной форме «Счета-фактуры».; «Условия оплаты» также являются способом отличия «Наличных платежей» и «Кредитных расчетов» от обычных «Счетов-фактур». При помощи «Специальной вставки», выберите «Условие оплаты» типа «Оплата наличными» и «Кредитный счет» соответственно. При подтверждении и сохранении записи, будет создана соответствующая «Запись операции» «Главной книги». В случае с «Наличными платежами», она будет дебетовать «Счет кассы» (как определено в записи «Условий оплаты» или в «Настройке записей – Расчеты с клиентами», а не «Счет дебиторов», в то время как в случае с «Кредитными расчетами», «Запись операции» будет обратной оригинальной «Записи операции» «Счета-фактуры».; «Наличные платежи» мгновенно рассматриваются как оплаченные, поэтому не будут отображаться в отчетах по дебиторам. Отсутствует необходимость в вводе платежей по ним. Если вам необходимо сделать обратную запись «Наличного платежа», воспользуйтесь отрицательным «Наличным платежом», а не «Кредитным счетом».; При выборе «Условия платежа» типа «Кредитный счет», в первую строку таблицы будет введено кредитующее сообщение. Введите «Номер» «Счета-фактуры», который должен кредитоваться, используя, если необходимо увидеть список (неоплаченных) «Счетов-фактур», «Специальную вставку».; Если в «Счете-фактуры» имеется «Условие платежа» «Наличный платеж» или «Кредитный счет», «Счет-фактура» не будет печататься на стандартном документе «Счета-фактуры». Напротив, будет использоваться документа для «Наличного платежа» или «Кредитного счета» (соответственно). Пожалуйста, для получения более подробной информации ознакомьтесь со страницей «Печать счетов-фактур».
Конт. лицо: Специальная вставка Регистр «Контактные лица»; По умолчанию из «Клиентов»; Укажите здесь лицо, для осведомления которого должен быть отмечен данный «Счет-фактура».
Дата оплаты: Специальная вставка Выберите дату; Дата оплаты рассчитывается системой FirstOffice при помощи «Даты счета-фактуры» и «Условий платежа». Это дата, когда «Счет-фактура» должен быть оплачен.
Дата операции: Дата «Записи операции» в «Главной книге». Эта дата она должна быть такой же, как и дата «Счета-фактуры» и не может быть независимо изменена.
Дата услуги: Специальная вставка Выберите дату; Это дата доставки «Товаров» по «Счету-фактуре». Когда вы первый раз сохраните «Счет-фактуру» сюда будет помещена дата «Счета-фактуры». При необходимости ее можно менять. Если вы создали «Счет-фактуру» путем копирования предыдущего, эта дата не будет изменена на текущую дату (как случится с «Датой счета-фактуры»).
№ для печати: В некоторых странах является требованием закона присваивать каждому «Счету-фактуре» номер для печати. Данный номер может находится на заранее напечатанном бланке для «Счета-фактуры».

– Карточка «Товары»

Воспользуйтесь таблицей карточки «Товар», чтобы составить список «Товаров», внесенных в «Счета-фактуры». Для того, чтобы добавить строки в «Счет-фактуру», щелкните на первой пустой строке и введите нужный текст. Для удаления строки, щелкните на номер строки слева и нажмите клавишу Backspace. Чтобы вставить строку, щелкните на номер строки в том месте, где необходимо сделать вставку, и нажмите Return.

Вы также можете вставить «Товары» в «Счет-фактуру», открыв окно «Товары: Список, выбрав несколько «Товаров» щелчком мыши, удерживая кнопку [Shift], а затем перетащив из в поле «Товаров» в первую пустую строку «Счета-фактуры». Вы также можете скопировать список «Номеров товаров» из электронной таблицы или текстового редактора и поместить из в поле «Товара», в первую пустую строку.

Товар

Специальная вставка Регистр «Товары»

Поместите курсор в это поле, введите «Номер товара» для каждого реализованного «Товара». Ценообразование, описательная и другая информация будут внесены из записи «Товара». Если вы оставите данное поле пустым, вы сможете ввести любой текст в поле «Комментарий», возможно, при помощи строки для печати дополнительного комментария на документации «Счета-фактуры».

Кол-во

Введите количество реализованных единиц. Нажмите клавишу Return для калькуляции «Суммы», и курсор переместится в поле «Товара» на следующую строку.

Вы должны определить «Количество» до того, как будет произведена калькуляция «Суммы» для строки «Счета-фактуры».

Комментарий

По умолчанию из «Товаров»

Данное поле отображает название «Товара», указанное в регистре «Товары». Если вы хотите добавить дополнительное описание, вы можете сделать это: у вас есть возможность ввести до 100 знаков. При необходимости можно использовать следующую строку.

Цена

Указывается «Цена» в соответствии с действительным «Прейскурантом» для «Клиента». Если для «Клиента» не определен «Прейскурант», или «Товар» не относится к конкретному «Прейскуранту», будет указана «Цена» из записи «Товара». Данная сумма будет включать НДС, если «Прейскурант» определен как включающий НДС, или если вы определили в «Настройке записей – Расчеты с клиентами», что «Цены» включают НДС.

%

Это процент скидки. При необходимости его можно заменить на ставку adhoc.

Сумма

Сумма по строке. Количество умноженное на «Цену» минус «Скидка». При изменении данной суммы будет перерассчитан процент «Скидки». Данная сумма будет включать НДС, если определенный «Прейскурант» включает НДС, или если вы определили в «Настройке записей – Расчеты с клиентами», что «Цены» включают НДС.

НДС

Специальная вставка Настройка «Коды НДС»

Введенные здесь «Коды НДС» определяют ставку, по которой будет рассчитываться НДС на данные «Товары» и «Счет исходящего НДС», который будет кредитоваться. По умолчанию предлагается то, что указано в записи «Товара». Если там ничего не определено, по умолчанию будет предложен НДС из «Настройки записей – Расчеты с клиентами» При необходимости, вы можете изменить установку по умолчанию в определенной строке «Счета-фактуры».

Нижний колонтитул

Нижний колонтитул «Счета-фактуры» содержит несколько общих сумм, как описано ниже. Каждый раз при добавлении или редактировании «Счета-фактуры», эти общие суммы обновляются.

OK: Отметьте данное окно пометки при подтверждении «Счета-фактуры» и для его ввода в модуль «Расчеты с клиентами». Также в регистре «Записи операций» будет создана соответствующая «Запись операции» «Главной книги». Благодаря данной последовательности, когда окно пометки отмечено, и «Счет-фактура» сохранен, вы больше не сможете вносить изменения в «Счет-фактуру».; Подтвержденными «Счетами-фактурами» на данном сайте называются «Счета-фактуры», у которых отмечено окно пометки «ОК».
НДС: Сумма НДС по «Счету-фактуре».; Данная сумма округляется в соответствии с правилами округления, определенными в настройке «Округление» В «Записи операции» «Главной книги», сгенерированной этим «счетом-фактурой», любые значения, утраченные или приобретенные в процессе округления, проводятся по «Счету округления», определенному в «Настройке записей — Расчеты с клиентами».
Итого: Общая сумма по «Счету-фактуре», исключая НДС.
ВСЕГО: Общая сумма по «Счету-фактуре», включая НДС.; Данная сумма округляется в соответствии с правилами округления, определенными в настройке «Округление» В «Записи операции» «Главной книги», сгенерированной этим «счетом-фактурой», любые значения, утраченные или приобретенные в процессе округления, проводятся по «Счету округления», определенному в «Настройке записей — Расчеты с клиентами».

– Карточка «Адрес»

Адрес: По умолчанию из «Клиентов»; Адрес «Клиента», указанный в записи «Клиента». Если вам необходимо изменить что-то только для данного «Счета-фактуры», вы можете сделать это. Постоянные изменения должны производится в регистре «Клиенты».
Зона НДС: По умолчанию из «Клиентов»; Данные селективные кнопки указывают на «Зону» для «Клиента», указанную в записи «Клиента» «Настройка записей – Расчеты с клиентами» позволяет, чтобы по умолчанию для «Счета реализации» и для «Счета НДС» были установлены разные «Зоны». Для данного «Счета-фактуры» настройки не могут быть изменены: любый изменения в регистре «Клиенты» должны производится до ввода «Счета-фактуры».

Когда все «Товары» введены, вы, возможно, захотите отметить «Счет-фактуру», Щелкните на кнопку [Записать], чтобы сохранить его, а затем щелкните на пиктограмму принтера в меню кнопок, чтобы распечатать документ «Счета-фактуры». Если вы хотите вывести его на экран, щелкните на пиктограмму просмотра.

Вы все еще будете иметь возможность производить изменения до того, как вы подтвердите «Счет-фактуру», отметив окно пометки «ОК». Когда это сделано, и «Счет-фактура» еще раз сохранен, он будет внесен в модуль «Расчеты с клиентами», будет создана «Запись операции» «Главной книги», и его больше нельзя будет изменить.

Ввод счета-фактуры – Примеры

Теперь мы расскажем, как использовать различные поля окна «Счета-фактуры» и приведем несколько примеров.

Откройте регистр «Счета-фактуры» при помощи кнопки на «Панели управления». Показано окно «Счет-фактура: Новая запись», где введены «Номер счета-фактуры» и «Дата». Курсор уже находится в поле «Номер клиента». Нажмите Ctrl-Return (Windows и Linux) или ⌘-Return (Macintosh), чтобы активизировать функцию «Специальная вставка». Откроется окно «Выберите клиента».

Двойным щелчком по наименованию «Клиента» выберите его из списка (или же при помощи клавиш курсоров и нажатия клавиши Return). Снова нажмите клавишу Return и информация «Клиента», такая как «Наименование» и «Адрес», будет помещена в соответствующие поля экрана «Счета-фактуры».

Еще раз нажмите клавишу Return, чтобы переместить курсор в поле «Товара», верхнее левое поле строк таблицы «Счета-фактуры». И снова вы можете воспользоваться функцией «Специальная вставка», чтобы выбрать «Товар». Выберите «Товар» двойным щелчком. Нажмите клавишу Return, чтобы указать информацию, такую как «Наименование» «Товара», его «Цена» и «Код НДС».

Затем, введите реализованное «Количество» и нажмите Return. «Количество», «Налог», «Сумма» и «Всего» будут подсчитаны автоматически, и курсор переместится на следующую линию. Повторите процедуру для каждого «Товара» в «Счет-фактуре».

Если в «Счете-фактуре» необходимы изменения, отредактируйте поля обычным способом. Так как «Счет-фактура» еще не был сохранен, вы можете также отменить весь «Счет-фактуру», нажав кнопку [Отменить] или кнопку закрытия. В последнем случае, вам будет необходимо подтвердить отмену:

Если «Счет-фактура» будет сохранен, но не подтвержден, вы все еще будете иметь возможность полностью отменить его, при помощи функции «Удалить» из меню «Запись».

Когда вы добавили все «Товары», вы, возможно, захотите подтвердить «Счет-фактуру». Щелкните на кнопку [Записать], чтобы сохранить его, а затем щелкните на пиктограмму принтера в меню кнопок, чтобы распечатать шаблонную копию. Если вы хотите вывести его на экран, щелкните на пиктограмму просмотра.

Вы все еще будете иметь возможность производить изменения до того, как вы подтвердите «Счет-фактуру», отметив окно пометки «ОК».

Просмотр и подтверждение счетов-фактур

Перед отправкой «Счета-фактуры» «Клиенту», вы должны проверить и подтвердить его, чтобы убедиться, что требуете корректную плату с «Клиента». При подтверждении «Счета-фактуры» он вводится в модуль «Расчеты с клиентами».

Когда «Счет-фактура» подтвержден и сохранен, будет создана запись операции и автоматически перенесена в «Главную книгу». Данной записи операции будет присвоен такой же номер журнала, что и «Номер счета-фактуры».

Модуль «Расчеты с клиентами» устроен так, что входящие платежи могут быть зарегистрированы только по подтвержденным «счетам-фактурам». Существует два способа, как подтвердить «Счет-фактуру»:

При наличии «Счета-фактуры» на экране, отметьте окно пометки «ОК» и затем [Записать].
Выберите «Счет-фактуру», щелкнув на него в окне «Счета-фактуры клиентам: Список», и выберите «ОК» из меню «Операции». Удерживая клавишу Shift, вы можете выделить несколько «Счетов-фактур», чтобы подтвердить все вместе.

!	После подтверждения «Счета-фактуры» в него больше нельзя вносить изменения.

Записи операций главной книги из счетов-фактур

Когда «Счет-фактура» подтвержден и сохранен, «Запись операции» «Главной книги» генерируется автоматически. Для получения дополнительной информации об этой «Записи операции» ознакомьтесь с данной страницей.

Когда «Запись операции» сгенерирована, вы можете сразу же увидеть ее при помощи функции «Открыть запись операции» из меню «Операции».

Сообщения об ошибках

При подтверждении «Счетов-фактур»,«Записи операций» автоматически генерируются и заносятся в журнал операций.

Появление сообщения об ошибке означает, что какая-то из настроек или «Счет» заданы неверно. Все «Номера счетов», используемые в «Счете-фактуре», и которые будут предложены по умолчанию из «Настройки записей – Расчеты с клиентами» , «Товаров» или «Клиентов», должны быть внесены в настройку «Счета». При этом должны быть заданы используемые «Коды НДС».

В открытом на экране «Счете-фактуре» ошибку можно исправить: добавить недостающий «Счет» («Счета») в настройку «Счета» или изменить «Счет», используемый «Счетом-фактурой».

Программа не вводит записи операций по несуществующим «Счетам», чтобы избежать ошибок.

Печать счетов-фактур

Распечатанные «Счета-фактуры» могут потребоваться для следующих целей: проверка перед перед окончательным утверждением; наличие печатной копии для вашей компании; отправка «Клиенту» оригинала «Счета-фактуры».

Для пробной печати перед утверждением «Счета-фактуры» нажмите значок «Принтера» в меню кнопок. «Счет-фактура» распечатается с пометкой «Пробная печать» по диагонали листа, чтобы не спутать черновик с готовым «Счетом-фактурой». Если вы не подтвердили «Счет-фактуру», т.е. не отметили окошко «ОК», вы можете вернуться и исправить ошибки, найденные при проверке печатного варианта. Это также относится и к «Кредитным расчетам».

Если вы хотите распечатать несколько «Счетов-фактур», выполните следующие действия:

Выберите «Документы» из меню «Файл» или щелкните на кнопку [Документы] на «Панели управления». Затем дважды щелкните на «Счета-фактуры» в списке «Документов».
Появится окно «Счетов-фактур».
Появится окно «Счетов-фактур»:

Только нераспечатанные

Уже напечатанные «Счета-фактуры» из списка не учитываются.

Все

Распечатываются все «Счета-фактуры» из списка. На всех ранее распечатанных «Счетах-фактурах» по диагонали листа автоматически будет определена пометка «Копия».

Оригиналы

Оригиналы .
Опции «Типы счетов» ограничивают выборку «Счетами-фактурами» определенного типа, как описано в пункте 6.
Нажмите кнопку [ОК] в меню кнопок, чтобы начать печать, или отмените, закрыв окно.

Нажатием на значок «Принтера» можно распечатать «Счет-фактуру», который на данный момент находится на экране. Если вы хотите увидеть на экране, как будет выглядеть распечатанный «Счет-фактура», щелкните на значок «Просмотра».

Если в «Форме документа» «Счета-фактуры» определено несколько копий для печати, возможно, на разных принтерах, данные копии будут распечатаны только в первый раз при печати «Счета-фактуры» после его подтверждении. Если вы снова будете печатать «Счет-фактуру», или захотите распечатать его до подтверждения, будет распечатана только одна копия. Если вам необходимо снова распечатать все копии, вы должны распечатать «Счет-фактуру» при помощи функции «Документы» в меню «Файл», выбрав опцию «Оригинал».

При использовании любого метода используемая «Форма документа» определяется следующим способом:

При помощи настроек «Форм» создайте дизайн формы счета-фактуры и назовите его «СЧ_Ф». Воспользуйтесь функцией «Свойства» из меню «Операции» присвойте «Документу» тип «Сч/ф». FirstOffice предоставляет шаблон «Формы счета-фактуры». его можно редактировать в соответствии с вашими требованиями. Подробное описание использования настроек «Форм» находится здесь.
Щелкните на [Документы] на «Панели управления» или выберите «Документы» из меню «Файл». Откроется окно «Документы»: выделите «Счета-фактуры».
Выберите «Определить документ» из меню «Операции».
В появившемся окне введите «СЧ_Ф» в поле «Форма» в первой строке (вы можете воспользоваться «Специальной вставкой», чтобы убедиться в правильности написания).
Щелкните на [Записать], чтобы сохранить определение «Формы» «Счета-фактуры». С этого момента, форма счета-фактуры, дизайн которой вы создали, будет использоваться из функции «Документы» и из значка «Принтер», кроме случая описанного в пункте 6.
Повторите предыдущие 6 шагов в отношении документов «Наличного платежа» и «Кредитного счета». Они будут использоваться из функции «Документы» и значков «Принтера» и «Просмотра» вместо стандартного документа «Счета-фактуры» при следующих обстоятельствах:

Наличный платеж

Если «Условия оплаты» «Счета-фактуры» имеют тип «Наличные», вместо документа «Счета-фактуры» всегда используется документ «Наличного платежа».

Кредитный счет

Если «Условия оплаты» «Счета-фактуры» имеют тип «Кредитный счет», вместо документа «Счета-фактуры» всегда используется документ «Кредитного счета».
В каждом из вышеописанных случаев, если документ не имеет своей формы (пункт 3-5), система FirstOffice предупредит вас: «Невозможно найти документ». Если вы получили это сообщение, проверьте тип «Счета-фактуры» перед тем, как искать отсутствующий документ в «Форме».

Наличные платежи

Наличный платеж – это «Счет-фактура», который рассматривается как оплаченный. Он отличается от обычного «Счета-фактуры» тем, что не влияет на «Счет дебиторов» или не появляется на отчетах по контролю дебиторов: напротив, дебетовая запись на сумму «Счета-фактуры» производится напрямую на «Счет кассы».

Для того, чтобы ввести «Наличный платеж», произведите обычную процедуру, описанную здесь, для ввода «Счетов-фактур», но с одним исключением: измените «Условие оплаты» (если нужно, при помощи функции «Специальная вставка») на тип «Оплата наличными». Это «Условие оплаты» можно указать в регистре «Клиенты» для «Клиентов», осуществляющих оплату наличными с тем, чтобы не вводить эти данные каждый раз непосредственно в «Счет-фактуру».

Отметьте окошко «ОК» после того, как вы убедились в корректности «Наличного платежа». Как и обычные «Счета-фактуры» «Наличные платежи» утверждаются отметкой в окошке «ОК» и сохранением для ввода в регистр «Расчеты с клиентами» и для создания «Записи операции» «Главной книги».

Кредитные счета

Если необходимо кредитовать «Счет-фактуру», выполните следующее:

Щелкните на [Счета-фактуры] на «Панели управления». Откроется окно «Счета-фактуры клиентам: Список», отображающее все зарегистрированные «Счета-фактуры».
Щелкните на [Новая] или введите соответствующую данной команду комбинацию клавиш. Другой способ, найти в списку «Счет-фактуру», который необходимо кредитовать, выделите его и щелкните на [Копия].

Как описано здесь , откроется окно «Счета-фактуры клиентам: Список». Введите обычным способом «Счет-фактуру», но измените «Условия оплаты» на «CN» (кредитные счета). В первой строке области спецификации будет введено кредитное сообщение. Введите сумму «Счета-фактуры», которая должна кредитоваться, используя «Специальную вставку» при необходимости просмотра списка открытых (неоплаченных) «Счетов-фактур».

Обратите внимание: имеется в виду запись «Условия оплаты» с «Кодом» «CN» и типом «Кредитный счет», введенным в настройку «Условий оплаты».
В оставшихся строках вы можете указать, какие товары подлежат кредитованию, а также сумму.

Отметьте окошко «ОК» после того, как вы убедились в корректности «Кредитного счета». Как и обычные «Счета-фактуры» «Кредитные расчеты» утверждаются отметкой в окошке «ОК» и сохранением для ввода в регистр «Расчеты с клиентами» и для создания «Записи операции» «Главной книги».

– Частичное кредитование счета-фактуры

Часто бывает необходимо кредитовать только часть «Счета-фактуры». Для этого в большинстве бухгалтерских систем сначала необходимо удалить оригинал «Счета-фактуры», после чего повторно внести наименования «Товаров».

Поскольку в большинстве систем отсутствует возможность копирования «Счетов-фактур», то процедура частичного кредитования иногда занимает очень много времени. FirstOffice для этого предлагает простой способ.

Для частичного кредитования «Счета-фактуры» скопируйте его оригинал и в поле «Условие оплаты» введите «CN» (кредитный счет). Далее:

Удалите все строки, которые вы не хотите кредитовать. Щелкните на номер строки слева от выделенной строки, и нажмите клавишу Backspace. Останутся строки, которые необходимо кредитовать.
Если частично кредитовать необходимо какую-то из строк «Счета-фактуры», просто измените значение в поле «Количество», указав подлежащее кредитованию.
Отметьте окошко «ОК» после того, как вы убедились в корректности «Кредитного счета» и нажмите [Записать], чтобы сохранить его.

– и наличные платежи

Если вам необходимо создать обратный «Наличный платеж», вы можете сделать это, следуя стандартной процедуре кредитования, описанной здесь. «Кредитный счет» будет кредитоваться на «Счет дебиторов», в то время как создание обратного «Наличного платежа» будет кредитовать «Счет кассы». Необходимо ввести новый «Наличный платеж» (т.е. с наличным «Условием платежа») с отрицательным значением.

Меню «Операции»

Выше показано меню «Операции» для «Счетов-фактур». Первая иллюстрация показывает меню «Операции» для окна «Счета-фактуры клиентам: Список». выделите «Счет-фактуру» в списке перед тем, как выбрать функцию. Вы можете применить функцию к группе «Счетов-фактур»: выделите первый «Счет-фактуру» в группе и затем щелкните на последний, удерживая клавишу Shift. Затем выберите функцию. Вторая иллюстрация показывает меню «Операции» для окон «Счет-фактура клиенту: Новая» и «Счет-фактуры: Просмотр».

- ОК

Данная команда доступна только из меню «Операции» окна «Счета-фактуры клиентам: Список». Она позволяет вам подтвердить «Счет-фактуру», и, таким образом, является идентичной окошку «ОК» в записи «Счета-фактуры». Вы также можете выбрать несколько «Счетов-фактур» (удерживая клавишу Shift, чтобы выбрать диапазон «Счетов-фактур» в списке) и одновременно их подтвердить. Запомните, что при произведении данного действия создается «Запись операции» для каждого выбранного «Счета-фактуры», таким образом, как только это произошло, вы больше не сможете редактировать данные «Счета-фактуры»

- Статус счета-фактуры

Данная команда создает быстрый отчет, доступный только через это меню. В отчете отражены все аспекты «Счета-фактуры», в том числе «Товары» и платежная история. На иллюстрации ниже показано, что против рассматриваемого «Счета-фактуры» выставлен «Кредитный счет».

В разделе «История счета-фактуры» для просмотра «Счета-фактуры», «Кредитного счета» или «Платежа» щелкните на номер записи операции («Номер счета-фактуры» или «Номер кредитного счета» в вышеуказанном примере). Вы также можете щелкнуть на «Номер клиента», чтобы открыть запись «Клиента».

- Открыть запись операции

Когда «Счет-фактура» подтвержден и сохранен, генерируется «Запись операции» «Главной книги». Данная функция позволяет вам просмотреть данную «Запись операции».

При выборе данной функции, «Запись операции» будет открыта в новом окне.

!

!

После подтверждения «Счета-фактуры» в него больше нельзя вносить изменения.