Ievads

Kā aprakstīts piemērā, diagrammas aktivitātēm ir divi mērķi: tās ļauj ieplānot laiku uz priekšu, kā arī ļauj šo laiku salīdzināt ar uzdevumam faktiski patērēto laiku. Diagrammas aktivitātes mēdz izmantot noteiktu uzdevumu plānošanai (piemēram, ieplānojot tikšanos, katrai parasti izveidosit atsevišķu diagrammas aktivitāti).

Tā kā tās uzdevuma tips ir ‘Kalendārs’, šīs aktivitātes tiks rādītas Kalendārā tā, lai visi darbinieki varētu redzēt, ko konkrētā persona attiecīgajā laikā dara.

Diagrammas aktivitātes darbinieki parasti veido sev paši, lai ieplānotu savu laiku, bet reģistrā Laiks katram darbiniekam plānotā laika ierakstus par katru aktivitātes tipu ievada menedžeris. Piemēram, reģistru Laiks var izmantot, lai norādītu, ka tirdzniecības aģentam 30 stundas nedēļā jāvelta pārdošanai, bet 10 administratīviem uzdevumiem. Tirdzniecības aģents izveidos diagrammas aktivitātes katrai nākotnes tikšanās reizei un laika aktivitātes tad, kad šīs tikšanās būs notikušas. Atskaitē Darbinieku laika statistikapēc tam var salīdzināt plānoto un diagrammas aktivitāšu laiku, plānoto un laika aktivitāšu, vai arī diagrammas un laika aktivitāšu laiku. Lai aktivitātes tiktu rādītas šajā atskaitē, to uzdevuma tipam jābūt ‘Kalendārs’.

Tā kā reģistrs Laiks nav saistīts ar noteiktiem uzdevumiem, tā ierakstu izveidošana aizņem nedaudz laika un darba. Iepriekšējās atkāpes piemērā par tirdzniecības aģentu bija nepieciešams tikai viens laika ieraksts. Tajā norādītais plānotais laiks atskaitē Darbinieku laika statistika tiks izmantots katru nedēļu. ItJa plānoto stundu skaits nedēļā katram aktivitātes tipam mainās (piem., pārdošanai 25 stundas, administrēšanai 10 stundas, bet tirdzniecībai piecas stundas nedēļā), jāievada otrs laika ieraksts.

Laika ieraksta periods var būt viena diena, nedēļa, mēnesis vai jebkurš cits periods pēc izvēles. Izveidojot Darbinieku laika statistiku, laika ieraksta plānoto stundu skaits tiks attiecīgi sadalīts pa atskaites periodu. Augšējā piemērā periods ir nedēļa. Ja Darbinieku laika statistikas periods ir nedēļa, atskaitē tiks rādīts laika ieraksta plānoto stundu skaits. Ja atskaites periods ir mēnesis, atskaitē tiks radīts laika ierakstā ievadīto stundu skaits reizināts ar četri. Ja atskaites periods ir gads, stundu skaits tiks reizināts ar 52.

Laika ierakstu ievadīšana

Lai aizpildītu registru Laiks, rīkojieties šādi:

1. CRM moduļa Bāzes logā noklikšķiniet uz [Laiks] vai no izvēlnes Reģistri izvēlieties 'Laiks'.
   

       Tiks atvērts logs ‘Laiks: Pārskats’ ar ievadīto ierakstu sarakstu.
   

   

2. Pogu joslā noklikšķiniet uz [Jauns] vai izvēlieties sarakstā līdzīgu laika ierakstu tam, kādu vēlaties izveidot, un noklikšķiniet uz pogas [Kopēt].
   

   Tiks atvērts logs ‘Plānotais laiks: Jauns’; tas būs tukšs, ja noklikšķinājāt uz [Jauns] vai iezīmētā ieraksta kopija.
   

   

   Persona
   

   Ievietot Speciāli    Sistēmas moduļa reģistrs Personas
   

   Ievadiet tā darbinieka iniciāļus, kuram vēlaties ieplānot laiku, vai arī izmantojiet funkciju ‘Ievietot Speciāli’. Nospiežot Enter, nākamajā laukā tiek ievietots personas vārds un uzvārds.
   

   Nosaukums
   

   Personas vārds un uzvārds tiek ievietots, tiklīdz norādāt tās iniciāļus.
   

   Sāk.datums
   

   Ievietot Speciāli    Pašreizējais datums
   

   Norādiet datumu, ar kuru jāstājas spēkā laika ierakstam. Tas būs aktīvs līdz brīdim, kad ievadīsit jaunu ierakstu ar vēlāku sākuma datumu. Katrai personas/datuma kombinācijai var ievadīt tikai vienu ierakstu.

3. Tabulā norādiet stundu skaitu, kas konkrētajam darbiniekam paredzēts katra aktivitātes tipa veikšanai.
   

   Attēlotajā ierakstā periods ir viena nedēļa (kolonnā ‘Periods dienās’). Tajā noteikts, ka darbiniekam katru nedēļu astoņas stundas jākonsultē klienti, 24 stundas jātiekas ar klientiem, un astoņas stundas jāveic pārdošanas zvani.
   

   Akt.tips
   

   Ievietot Speciāli    CRM moduļa sagatavošana Aktivitāšu tipi
   

   Ievadiet tās aktivitātes tipu, kuram jāuzstāda mērķa laiks.
   

   Teksts
   

   Aktivitātes tipa nosaukums tiks ievietots pēc koda ievadīšanas.
   

   Periods dienās, Stundas
   

   Periods dienās ir periods, kas attiecas uz konkrētu laika ieraksta rindu, bet stundu skaits norāda to, cik ilgs laiks šajā periodā patērējams aktivitātes tipam piederošā darba paveikšanai.
   

   Piemēram, ja darbiniekam astoņas stundas nedēļā jāpatērē administratīvu uzdevumu veikšanai, kā perioda dienu skaitu ievadiet “7”, bet ailē ‘Stundas’ ievadiet „8" Ja periods dienās ir “1”, plānotais laiks būs astoņas stundas dienā.
   

   Katrā rindā jāaizpilda abi lauki, pretējā gadījumā atskaitē Darbinieku laika statistika šī rinda netiks ņemta vērā.
   

   Ieteicams ailē ‘Periods dienās’ norādīt skaitli „7" vai arī izveidot vairākas rindas. Tas nodrošinās to, ka Darbinieku laika statistika būs precīza un ņems vērā arī nedēļas nogales. Ja plānojat laiku pa dienām, atskaite attiecinās mērķa laiku arī uz sestdienu un svētdienu. Ja laukā ‘Periods dienās’ ievadāt “5” un atskaites periodu norādāt garāku par piecām dienām, atskaitē tiks rādīti nepareizi laiki.

4. Kad laika ieraksts ir pabeigts, saglabājiet to. Ja vēlāk būs jāveic izmaiņas, to varēs izdarīt bez problēmām.

Laika ierakstu informācijas izmantošana

Katrā laika ierakstā ir ievadīts katras personas mērķa laiks konkrētam periodam. Iepriekšējā piemērā šis periods ir nedēļa. Mērķa laiks attieksies uz katru nedēļu, līdz tiks izveidots jauns laika ieraksts.

Katrai personai aktivitātēs jāreģistrē faktiski paveiktais darbs, kā aprakstīts iepriekš. Turpinot iepriekšējo piemēru, ja konkrētais darbinieks (Andris Bērziņš) pavada dienu, veicot pārdošanas zvanus, viņam jāizveido aktivitāte, norādot informāciju par paveikto. Piemēram, Andris ievada laika aktivitāti ar uzdevuma tipu ‘Kalendārs’, reģistrējot visas nedēļas darbus. Tie tiks rādīti Andra kalendārā:

Kā visās aktivitātēs, ieteicams rūpīgi pārdomāt kalendāra tipa opciju izvēli (‘Laiks’, ‘Profils’ un ‘Nerādīt’). Šo procedūru var vienkāršot, katru aktivitātes tipu piesaistot klasei, kurā norādīta atbilstoša opcija. Tas nozīmēs, ka aktivitātēm ar noteiktu tipu pēc noklusējuma vienmēr tiks piešķirts konkrēts kalendāra tips, tādējādi izslēdzot kļūdas iespējamību (t.i., nodrošinot to, ka tas tiks ņemts vērā dažādās atskaitēs).

Nedēļa beigās var izveidot Darbinieku laika statistiku Šajā CRM moduļa atskaitē var salīdzināt reģistrā Laiks ievadīto plānoto laiku ar laika aktivitātēs reģistrēto faktiski patērēto laiku vai diagrammas aktivitātēs. reģistrēto plānoto laiku. Šīs analīzes precizitāte ir atkarīga no tā, cik pareizi ir kalendāra tipa (‘Laiks’ vai ‘Diagramma’) uzstādījumi, kā arī no tā, vai šo aktivitāšu uzdevuma tips izvēlēts ‘Kalendārs’.

Atskaites specifikāciju logā kā periods ir norādīta attiecīgā nedēļa, un laukā ‘Darbinieki’ ievadīti Andra iniciāļi. Piemērā tiks salīdzināts mērķa un patērētais laiks, tāpēc no ‘Salīdzināt laiku’ opcijām izvēlēta ‘Mērķa/Patērētais’:

Lai salīdzinātu laiku, atskaite meklē aktivitātes, kuru sākuma datums ietilpst atskaites periodā, kā arī laika ierakstus, kuri attiecas uz norādīto periodu. Tas būs laika ieraksts, kura sākuma datums ir pēdējais pirms atskaites perioda ievadītais ieraksts. Opcija ‘Pa tipiem’ piedāvā detalizētu katra aktivitātes tipa darbam patērētā laika analīzi:

Kolonna ???Starp. %’ rāda, ka Andris izpildījis konsultācijām un pārdošanas vizītēm noteikto mērķa laiku, bet nedaudz mazāk laika veltījis pārdošanas zvaniem. Kolonna ‘Kopā %’ rāda katram aktivitātes tipam faktiski patērētā laika procentu.

Nākamajai nedēļai nav nepieciešams ievadīt jaunu laika ierakstu, ja vien darbinieka pienākumi nav mainījušies. Atskaitē atkal tiks izmanots šis ieraksts. Andris turpinās ievadīt laika aktivitātes par padarīto darbu. Atskaite par nākamo nedēļu jāveido, kā aprakstīts iepriekš.

Atskaiti var veidot arī par divu nedēļu periodu:

Šādā atskaitē mērķa laiks tiek aprēķināts, izmantojot šādu formulu:

Mērķa laiks =	Stundas (no laika ieraksta rindas) x dienas atskaites periodā
	Periods dienās (no laika ieraksta rindas)

Piemēram, pārdošanas zvanu mērķa laiks ir 24 x 14/7 = 48.

Tādējādi viens laika ieraksts par nedēļas periodu tiek izmantots divu nedēļu periodam.

Trešās nedēļas trešdienā Andra pienākumi mainās. Astoņas stundas, kas bija jāvelta konsultācijām, tagad jāvelta administrēšanai. Viņam tiek izveidots jauns laika ieraksts, datēts ar 28. septembri:

Darbinieku laika statistikā trešajai nedēļai tiek rādītas izmaiņas. Atskaitē vēl joprojām tiek rādīts nedēļas pirmo divu dienu mērķa laiks pārdošanas zvaniem, jo jaunais mērķa laiks neietekmē aprēķinus līdz trešdienai. Tāpat proporcionāli tiek samazināts arī pārdošanas mērķa laiks, jo tas attiecas tikai uz otro nedēļas pusi:

Jaunais laika ieraksts tiks izmantots Andra mērķa laika uzstādīšanai no 28. septembra, līdz viņa pienākumi atkal mainīsies. Ja Darbinieku laika statistika tiks veidota par visu septembri, tiks izmantoti abi laika ieraksti.