Онлайн-документация HansaWorld Enterprise

Выберите необходимый раздел в левом меню.
В спектр продуктов HansaWorld Enterprise входят мощные бухгалтерская, CRM (управление отношениями с клиентами) и ERP (планирование ресурсов предприятия) системы, работающие на платформах Windows, Mac OS X, Linux, а также PocketPC 2003 и AIX.
Программы спроектированы так, чтобы обеспечить самое простое, удобное и быстрое управление и ведение бухгалтерии. Программы одинаковы в обращении, независимо от платформы. Существенные различия, имеющиеся в некоторых областях, подробно описаны и проиллюстрированы. Однако, во всех случаях иллюстрации взяты из версии Windows XP.

Модуль "Калькуляция проектов", введение

Модуль «Калькуляция проектов» разработан прежде всего для компаний сферы услуг, оборот которых в решающей степени зависит от затрат труда их сотрудников. Затраты труда в таких компаниях обычно учитываются по часам, дням и неделям. Во многих случаях клиентам поставляются товары и материалы, за которые взимается отдельная плата. Ценообразование может варьироваться, например, от установленной цены за весь проект до почасовой оплаты за работу каждого служащего, за каждое выполненное задание, а также по каждому клиенту. Система калькуляции проектов и учета оплаты рабочего времени должна быть достаточно гибкой с тем, чтобы дать пользователю возможность легко управлять всеми доступными комбинациями.

Необходимость системы калькуляции проектов и учета оплаты рабочего времени становится очевидной даже в небольших компаниях по мере усложнения задачи администрирования проектов. Часто считается, что, когда число работников небольших консалтинговых компаний составляет от 20 до 30, то эти компании «достигли предела», т.е. дальнейшее расширение требует найма на полный рабочий день дополнительных менеджеров по продажам, что часто негативно отражается на прибыльности всего предприятия. Путем упрощения процесса управления проектами Hansa позволяет «сдвинуть» этот предел.

На предприятиях сферы услуг учет рабочего времени сотрудников является залогом успеха компании. Неучтенный час потерян безвозвратно. Ключ рентабельности компании – постоянный и систематический контроль проектов, учет оплаты рабочего времени, и целью любой такой системы является повышение эффективности компаний в этих областях. Однако, руководство каждого предприятия имеет свои представления о контроле проектов, служащих и оплате. В этой связи Hansa предлагает набор очень полезных отчетов с необходимой менеджерам информацией.

Модуль «Калькуляция проектов» разработан таким образом, что каждый сотрудник может вести таблицы учета своего рабочего времени на ежедневной основе. Заполнение этих таблиц контролируется менеджерами, и их необходимо утвердить перед еженедельным фактурированием. Процесс оформления счета полностью контролируем, и до утверждения таблиц времени в них можно вносить изменения.

Основная функция этого модуля – сбор информации об отработанном времени, а также о материалах или услугах, использованных в определенном проекте, задании, либо при обслуживании клиента. Имея эту информацию, руководство предприятия может сопоставить ее с бюджетом, при необходимости откорректировать и, как правило, выставить счет. Таким образом, модуль делает упор на прибыль, а не на затраты. Затратная часть каждой операции контролируется модулем «Финансы» с использованием объектного учета.

Модуль «Калькуляция проектов» интегрирован со всей системой Hansa. Счета-фактуры на услуги и проекты переносятся в модуль «Расчеты с клиентами», где они рассматриваются как обычные счета-фактуры. Модуль «Расчеты с клиентами», в свою очередь, интегрирован с модулем «Финансы».

Модуль «Калькуляция проектов» связан с несколькими другими модулями Hansa. На диаграмме ниже показаны регистры рассматриваемого модуля, а также другие регистры процесса управления проектами. Слева – регистры модуля «Калькуляция проектов», внизу – все регистры других модулей, связанные с ним, обеспечивающие необходимую информацию для эффективного управления проектами. Здесь же имеются настройки, необходимые для корректной работы модуля.

При использовании модуля проекты и бюджеты вносятся в соответствующие регистры. Затем вводятся таблицы времени, в которых описана выполненная работа. Данная информация, а также та, что касается оплачиваемых пунктов (затраты, товары и материалы, использование внутренних ресурсов и списания со складов, занесенные в соответствующий регистр), автоматически заносятся в регистр «Записи операций». В этих записях каждое оплачиваемое наименование отражено отдельно, подробно указаны количества и цены, подлежащие фактурированию, и полученные за каждый проект.

Данный процесс проиллюстрирован на следующей диаграмме:

Перед оформлением счета-фактуры в записи операций по проекту можно вносить изменения, после чего создаются «черновые» счета-фактуры. Они сохраняются в регистре «Счета-фактуры» в модуле «Расчеты с клиентами». Перед утверждением в них можно внести изменения.

Данные счета-фактуры отражают в основном работы завершенные по проекту. В некоторых обстоятельствах, фактурирование, основанное на фактической стоимости не всегда целесообразно. Вместо этого фактурирование будет проходить по методу фиксированной цены. Для этого введите фиксированную стоимость в регистр «Бюджеты» При выставлении счетов-фактур по проекту, система определит автоматически, содержит ли счет-фактура фактическую или фиксированную стоимость.

Здесь же доступны отчеты о сотрудниках и затраченном времени, а также несколько отчетов, отражающих статус проектов. В отчетах имеется особенность - «развертка» (drill-down), упрощающая процесс анализа и контроля.

Introduction to the Contracts Module

The Contracts module is designed for use by companies supplying products or services that are invoiced at regular intervals, such as rents, subscriptions or maintenance contracts.

Individual agreements or contracts are recorded in the Contract register, and periodic Invoices are then created when appropriate using a special function. These are passed to Hansa's Sales Ledger module, where they are treated as normal Invoices.

The module also provides tools for the management of quoting and tendering for Contracts. A history of modifications to quotations can be maintained, and successful quotations can easily be converted into Contracts.

Введение

HansaWorld FirstOffice Start является интегрированной системой ведения бухгалтерского учета и инструментом управления офисом для Macintosh и Windows. В нее включены модули «Расчеты с клиентами», «Расчеты с поставщиками» и «Финансы», а также «Календарь» и «Планировщик задач», которые вы можете использовать для управления контактами и дневником. На этих страницах для обозначения HansaWorld FirstOffice Start будет использоваться сокращенное название – «FirstOffice».

Во вступительной части мы расскажем вам о том, что следует предпринять, чтобы начать работать с программой FirstOffice. В число представленных тем входят установка и создание новой базы данных.

Введение

Когда вы создадите или откроете уже существующую базу данных, появится рабочий стол FirstOffice, а в центре экрана будет отображена «Панель управления». Пиктограммы, находящиеся на данной панели, являются ярлыками различных частей программы.

Большинство операций в FirstOffice можно производить тремя разными способами:

Используйте наиболее удобный для вас способ. В начале вам, скорей всего, будет удобней использовать «Панель управления», но когда вы привыкните к программе, вы почувствуете, что комбинации кнопок на клавиатуре ускоряют процесс работы.


Введение

Управление своим собственным бизнесом – дело полезное, но оно связано со множеством обязательств. Одним из них является требование к ведению счетов в соответствии с определенными стандартами. Требования различаются в зависимости от типа бизнеса и страны, в которой он осуществляется, но в любом случае порядок в учете является большим преимуществом. В данной главе описываются некоторые базовые понятия, используемые в бухгалтерском учете, и их интеграция в FirstOffice.

Введение

До начала работы в FirstOffice, в первую очередь создайте новую базу данных, в которую введите информацию о вашей компании, текущем финансовом годе, наборе «Кодов НДС» и «Схеме счетов». Чтобы получить информацию о том, как это сделать, вернитесь на страницу «Начало работы в FirstOffice».

Введение

«Настройки» предназначены для установки параметров деятельности FirstOffice так, чтобы адаптировать их к вашим необходимостям. Многие настройки приведены в виде изменяемых свойств: например, «Настройки записей - расчетов с клиентами» и «Настройки записей - расчетов с поставщиками», которые вы можете использовать для оповещения FirstOffice о «Счете», который следует использовать в определенной ситуации (например, «»Счета» «Дебиторов» и «Кредиторов»). Другие требуют ввода определенных записей: Информация о которых будет использоваться в таблицах поиска (т.е. окнах «Специальной ставки») из основных регистров.

Для редактирования «Настройки» или создания новой, щелкните на кнопку [Отчеты] из меню «Файл» или на «Панели управления». Также можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl-S (Windows) или ⌘-S (Macintosh).

Откроется список «Настроек», отображающий все доступные в FirstOffice настройки:

Щелкните два раза на нужное наименование в списке, чтобы просмотреть, изменить или добавить любые «Натройки».

Введение

В основных регистрах обычно содержится информация, которую потом можно использовать везде. Сама эта информация не будет меняться слишком часто. Например, регистр «Клиенты» является эффективным списком имен и адресов «Клиентов», на который вы можете ссылаться при использовании «Календаря», а также «Счетов-фактур» и «Платежей».

В FirstOffice содержится три базовых регистра. Вы можете открыть их, щелкая на кнопки на «Панели управления»:

На следующих страницах находятся описания базовых регистров:

Введение

В каждом регистре операций находится определенный тип бухгалтерских операций. «Счета-фактуры», «Платежи клиентов» (которые вы получаете по выписанным «Счетам-фактурам»), «Счета-фактуры поставщиков» и «Платежи» (которые вы осуществляете по «Счетам-фактурам поставщиков») хранятся в отдельных регистрах. Регистр «Записи операций» используется для записей операций всех типов (например, платежей кредитными картами, зарплат, банковских переводов).

Регистры «Счета-фактуры клиентам» и «Платежи» (клиентов) образуют регистр FirstOffice «Расчеты с поставщиками», в то время как «Счета-фактуры поставщиков» образуют регистр «Расчеты с поставщиками». Эти четыре регистра иногда описываются как «Записи из подсистем». При вводе записи в любой из данных регистров, и при подтверждении и сохранении, в регистре «Записи операций» автоматически будет создана соответствующая запись. Регистр «Записи операций» является главной книгой FirstOffice.

В FirstOffice содержится пять регистров операций. Вы можете открыть их, щелкая на кнопки на «Панели управления»:

На следующих страницах находятся описания всех регистров операций:

Введение

«Календарь» и «Планировщик задач» являются простым и эффективным инструментом ведения учета контактов с «Клиентами» и планирования любого вида деятельности. Вы можете использовать их для записи различных заданий и событий рабочего дня, таких как звонки клиентам, сервисная поддержка, консультации и т.д. В системе FirstOffice каждое задание и событие сохраняются как отдельная запись в регистре «Деятельности». «Календарь» и «Планировщик задач» позволяют вам просматривать, пересматривать и изменять «Деятельности», а также добавлять новые (для того чтобы ваши «Деятельности» находились отдельно от деятельностей других пользователей, вы не можете непосредственно открыть регистр «Деятельности»). Вы можете использовать регистр «Деятельности» как инструмент планировки и отображения для отдела реализации, или же как инструмент регистрации телефонных звонков в центр обслуживания клиентов, и многими другими способами. Как и во всех функциях системы FirstOffice, данная функция обладает гибкостью, и разные пользователи смогут адаптировать ее к своим требованиям.

Введение

Используйте функцию «Документы» для печати партий документов или «Форм». Чтобы начать печать документов, выберите «Документы» из меню «Файл» или щелкните на кнопку [Документы] на «Панели управления». Также можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl- D (Windows и Linux) или ⌘-D (Macintosh).

Откроется окно списка «Документов», отображающее список документов, которые можно распечатать из системы FirstOffice. Каждая единица («Документ») будет печататься на своей «Форме».

Для того чтобы распечатать документ, следуйте данной процедуре:
  1. Дважды щелкните на соответствующий «Документ»в списке.

  2. Появится окно спецификации, где вы сможете определить документы, которые вы хотите распечатать (например, какие «Счета-фактуры» должны печататься). Окно спецификации для каждого документа подробно описано на страницах, описывающих каждый документ.

  3. Щелкните на [Запустить], чтобы распечатать документы.

  4. Закройте окно «Документы» при помощи окна закрытия.
Каждый документ будет печататься на своей «Форме». Для того чтобы определить «Форму», которая будет использоваться при печати документа, следуйте процедуре (при предоставлении системы FirstOffice, шаблонная «Форма» присоединяется к каждому документу):
  1. Для каждой опции создайте дизайн «Формы» (или измените шаблонную «Форму», чтобы она отражала ваши требования) при помощи настройки «Формы».

  2. Откройте окно «Документы» используя функцию «Документы» из меню «Файл», или щелкнув на кнопку [Документы] на «Панели управления».

  3. Щелкните один раз на единицу в списке и выберите «Определить документ» из меню «Операции». В появившемся окне присоедините «Форму» (или более одной «Формы») к каждому документу: это окно полностью описано здесь.

  4. Вам необходимо воспользоваться функцией «Определить документ» для каждого документа только один раз. Затем, выбор «Формы» будет автоматическим.
Процесс выбора для каждого документа подробно описан на страницах, описывающих каждый документ. Во всех случаях, оставьте все поля окна спецификации пустыми, если должны быть распечатаны документы для всех записей в базе данных. Если необходимо ограничить количество печатаемых документов, воспользуйтесь полями, как описано.

Часто возможно составить отчет по выбранному диапазону, такой как диапазон номеров «Счетов-фактур». Для того чтобы сделать это, введите первый и последний номера диапазона, разделив их двоеточием. Например, для того чтобы составить отчет «Клиентов» с 001 по 010, введите в поле «Клиент» следующее - «001:010». В зависимости от поля, используемая сортировка может быть в алфавитном порядке или в числовом. В случае сортировки в алфавитном порядке, диапазон 1:2 будет также включать в себя 100, 10109 и т.д.

Введение

Для того чтобы распечатать отчет в системе FirstOffice, выберите «Отчеты» из меню «Файл», или щелкнув на кнопку [Отчеты] на «Панели управления». Вы также можете воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl-R (Windows) или ⌘-R (Macintosh).

Откроется окно списка «Отчеты», отображая доступные в FirstOffice отчеты:

Для того чтобы распечатать отчет, дважды щелкните на соответствующую запись в списке. Появится окно спецификации, в котором вы можете определить, что будет включено в отчет. Оставьте все поля окна спецификации пустыми, если отчет должен включать все записи соответствующего регистра. Если вам необходимо ограничить содержание отчета, воспользуйтесь полями, как указано на страницах, описывающих конкретные отчеты.

Всегда возможно составить отчет по выбранному диапазону, например, диапазону «Клиентов», или диапазону «Товаров». Для того чтобы сделать это, введите первую и последнюю единицу диапазона, разделив их двоеточием (:). Например, для того, чтобы составить отчет «Клиентов» с 001 по 010, введите в поле «Клиент» следующее - «001:010». В зависимости от поля, используемая сортировка может быть в алфавитном или числовом порядке. В случае сортировки в алфавитном порядке, диапазон 1:2 будет также включать в себя 100, 10109 и т.д. Подобным образом, всегда, когда требуется отчетный период, вводите дату начала и дату окончания, снова, разделяя их двоеточием (например, 01/01/2005:31/01/2005).

Воспользуйтесь функцией «Вывести на» в нижней части окна спецификации для выбора способа вывода отчета. По умолчанию установлен вывод на экран. Вначале вы можете вывести отчет на экран, а затем распечатать отчет на принтере, щелкнув на пиктограмму «Принтер» в меню кнопок окна отчета. Все отчеты FirstOffice могут быть выведены на диск как текстовые файлы. Это может быть полезным, если вам необходимо отредактировать отчет привычным способом до печати.

Когда вы определили, что должно быть включено в отчет, щелкните на [Запуск], чтобы создать его.

Введение

Из FirstOffice можно экспортировать несколько различных типов информации. Вы можете перенести экспортируемую информацию во внешние программы, такие как таблицы, текстовые редакторы и т.д. Весь экспорт, кроме созданного при помощи функции создания резервной копии (Back-up) – это результат в текстовом формате, поля которого разделены табулированием.

Для того чтобы создать экспортный файл, выберите «Экспорт» из меню «Файл» или щелкните на кнопку [Экспорт] на «Панели управления».

Откроется окно списка «Экспорт», отображающее «Экспорт», который можно создать из системы FirstOffice.

Дважды щелкните на необходимую единицу. Откроется окно спецификации, где вы сможете определить содержание экспортируемого файла. Щелкните на [Запуск]; появится окно диалога «Save File», в котором вы можете дать имя файлу и определить, где он должен сохраниться.

Будьте внимательны при открытии файла FirstOffice «Экспорт» программой Microsoft Excel с целью редактирования перед импортом в новую базу данных. При определенных обстоятельствах, Excel, при открытии текстового файла, конвертирует переменные, которые он воспринимает за данные, в свой собственный внутренний формат данных. В полях таблицы, где вы ожидаете увидеть дату, может оказаться, например, такое число, как «35475». При повторном сохранении таблицы в виде текстового файла, данные переменные не конвертируются обратно. Таким образом, если вы импортируете текстовый файл в FirstOffice, все даты будут неправильными. Чтобы избежать данной проблемы, убедитесь, что используете третий шаг в Excel Import Wizard для установки «текстового» формата для всех импортируемых колонок (выделите все колонки в поле «Data Preview» при помощи клавиши Shift и выберите «Text» в качестве «Column Data Format»).

В приложении Excel нельзя открыть файлы, созданные при помощи функций «Текстовая копия базы данных» и «Текстовая копия компании», так как они не являются текстовыми файлами.

Введение

Функция «Импорт» позволяет вам импортировать информацию из текстовых файлов с разделителями табуляции, экспортированные другими базами данных FirstOffice или другими «Компаниями», или же из других приложений, таких как таблицы. Она также импортирует зашифрованные файлы резервных копий, созданных функциями «Экспорта» «Текстовая копия компании» и «Текстовая копия базы данных».

При выборе функции, используя «Импорт» из меню «Файл», появится окно списка «Импорт»:

Существуют три опции импорта: дважды щелкните на одну из них, чтобы начать процесс импорта. Появится окно диалога «Open File», запрашивающее определить файл, который должен быть импортирован. Щелкните на [Open], и начнется процесс импорта.

Добро пожаловать в раздел документации по FirstOffice Start!

Пожалуйста, выберите необходимую вам ссылку слева, чтобы начать.

HansaWorld FirstOffice Start является мощной системой ведения бухгалтерского учета для использования на платформах Windows, Linux и Macintosh. На всех трех платформах программа работает практически одинаково, и спроектирована так, чтобы обеспечить самое простое, удобное и быстрое управление и ведение бухгалтерии. Существенные различия, имеющиеся в некоторых областях, подробно описаны и проиллюстрированы. Однако, во всех случаях иллюстрации взяты из версии Windows XP.

Текст, заключенный в квадратные скобки - [Записать], [Отмена] – обозначает кнопки на экране.

Информация на данном сайте может быть изменена без уведомления и не несет за собой обязательств со стороны HansaWorld. Программное обеспечение, описанное на данном сайте, является сложной системой управления информацией. Функции могут быть изменены без уведомления. Эти пособия не являются исчерпывающим описанием программного обеспечения, а представляют собой обзор возможностей системы. Мы прилагаем большие усилия, чтобы информация, в отношении функций и использования программного обеспечения HansaWorld FirstOffice Start, была точной; тем не менее, возможно, что некоторые упомянутые функции еще не до конца внедрены в систему, недоступны по каким-либо обстоятельствам, или относятся к будущей версии программного обеспечения. HansaWorld не берет на себя непредвиденных обязательств. Все операции в отношении программного обеспечения HansaWorld FirstOffice Start относятся к условиям продаж и договору о лицензионном использовании программного обеспечения HansaWorld. Все права защищены.

Introduction to the Service Orders Module

The Service Orders module is designed to be used in companies which provide a repair service and which require an efficient tool to organise this service.

Each repair job is recorded as a separate record in the Service Order register. In companies where products are both sold and repaired, the warranty status of repair items is established automatically. Instructions to technicians are issued by means of the Work Order register, while all labour and spare parts used are recorded in the Work Sheet register. This register integrates with the Stock module: approval of Work Sheets removes all spare parts used from stock and creates cost accounting transactions in the Nominal Ledger if appropriate. Purchase Orders can be generated for spare parts that are not in stock. Invoices for repairs are passed to Hansa's Sales Ledger module, where they are treated as normal Invoices. All movements in and out of the workshops of repair items are recorded in a dedicated register.

Introduction to the Expenses Module

This module allows you to administer the necessary expenses incurred by employees of the company in their day-to-day work. It maintains accounts for each employee, can produce individual account statements and handles advances and settlements. The recording of Expenses is similar to that of Purchase Invoices: it can be done down to Item level. If you have the Job Costing module, you can record chargeable expenses against Projects, thus allowing detailed Project profitability calculations.

Введение в модуль "Касса"

Модуль "Касса" является простым инструментом для записи входящих и исходящих денежных операций. Вы можете вести каждую денежную операцию отдельно, либо ввести одну транзакцию на все денежные операции за день, (если возможно применить одинаковые счета продажи, кассы или банка). Аналогичным образом вы можете ввести и все платежи, сделанные за день.

Введение в модуль "Генератор отчетов"

Модуль "Генератор отчетов" позволит вам создавать собственные отчеты. Процесс создания отчетов будет включать:

Introduction

Managing your own business is often a rewarding undertaking, but with it come a number of obligations. One is the requirement to keep your accounts up to a certain standard. The legal requirements differ with the type of business and the country of operation, but regardless of these there can be great advantages in having your books in order. In this section some of the basic concepts used in accounting, and their integration into FirstOffice, are described.

Introduction

Before starting work with FirstOffice, you should first have created a new database into which you have entered information about your company, the current Fiscal Year, a set of VAT Codes and a Chart of Accounts. If this is not the case, please turn back to the Starting FirstOffice section of these web pages before proceeding.

Информация о клиентах и поставщиках

Информация о Клиентах, Поставщиках и других компаниях, с которыми вы контактировали храниться в регистре Клиенты. Данный модуль доступен во многих модулях системы. Хранение информации по клиентам, поставщикам вместе в одно регистре дает вам возможность более эффективно использовать CRM, Календарь, Планировщик задач, Почту и Письма клиентам .

Для удобства сортировки и поиска клиентов, вы можете объединить их в отдельные Категории. Каждому клиенту, принадлежащему к определенной категории будут даны одинаковые прейскуранты по-умолчанию, а так же счета дебиторов.

Аналогичным образом вы можете назначать Категории поставщиков. Все поставщики, принадлежащие к одной и той же категории будут иметь один счет кредиторов. Компаниям являющимся и поставщиком и клиентом можно назначить и категорию поставщиков и категорию клиентов.

До версии 4,1 Клиенты и Поставщики находились в разных регистрах. В более поздних версиях оба регистра были совмещены, поэтому при переходе на более позднюю версию, вам необходимо использовать функцию обслуживания системы "Конвертировать поставщиков в клиентов" модуля "Система". Более подробно данная процедура описывается в разделе "Конвертация Поставщиков в клиенты" (модуль "Система").

Introduction to Items and Pricing

The Item register contains information about the products and services that you sell. It is accessible from the Sales Support, Stock and Sales Ledger modules.

You can group Items of a similar type together using Item Groups. You can give every Item belonging to the same Group the same default Sales and Cost Accounts, Credit Account and VAT Codes, saving you the work of having to specify these for all Items individually. Defining and assigning Item Groups also makes modification easier: if you need to assign a different Cost Account, for example, you only need make one change (to the Item Group), rather than many (to each of the Items).

If information is specified both for an Item Group and for an Item that belongs to that Group, the information entered for the Item will take precedence.

Introduction to the System Module

This module contains settings and registers used collectively by the other modules, including the Chart of Accounts. It is also where the administration of users, including the allocation of access rights to the other modules, is carried out.

Introduction to the Sales Ledger

This module is the primary tool for the handling of accounts receivable, and all that is associated with the Invoices the company sends to its Customers. The Sales Ledger interacts with several of FirstOffice's modules: it receives Invoices from the Sales Order register, and it creates and sends accounting transactions to the Nominal Ledger module.

Introduction to the Purchase Ledger

This module is the primary tool for the handling of accounts payable, and all that is associated with the Purchase Invoices you receive from your Suppliers.

Introduction to the Nominal Ledger

The Nominal Ledger module is your tool for general accounting, budgeting, forecasting and analysis.

Introduction to the Sales Support Module

Use the Sales Support module to record and administer the Orders that you receive from Customers, including issuing Deliveries and raising Invoices. The module is integrated with the Sales Ledger (Orders are converted to Invoices) and with the Stock module (Deliveries are created from Orders).

Introduction to the Stock Module

The Stock module allows you to record deliveries to and from stock. It interacts with the Sales Support module, with the Sales Ledger and the Nominal Ledger. The Delivery register is always updated from the Sales Order register.

All shipments in and out of stock are recorded as transactions in the Stock module. In addition and if required, FirstOffice can automatically update stock valuations in the Nominal Ledger. Several reports give information about the contents and value of your stock.

Introduction

The Calendar and Task Manager are simple and efficient tools for keeping track of contacts with Customers and for planning activities of all kinds. You can use them to record the different tasks and events in the business day, such as customer contacts for sales, service support, consultancy appointments etc. In FirstOffice, each task and event is saved as a separate record in the Activity register. The Calendar and the Task Manager allow you to view, review and change your Activities, and to add new ones. You can use the Activity register as a planning and monitoring tool for a sales force, or as a tool to log telephone calls to a customer service centre, and in many other ways. As with all FirstOffice features, there is a great deal of flexibility, and different users will adapt it to their own requirements.

Introduction to Value Packs

Value Packs allow you to add extra features to the basic FirstOffice program. The following Value Packs are available:
The constituent parts of two Value Packs (Currencies, Languages and Advanced Pricing, and CRM and Mail) are described separately in these web pages, while Currencies and Dual-Base Currency have been joined together in a single description. For details about the Bar Code Value Pack and about the Internet Server and Users Value Packs, please refer to your local FirstOffice representative. The Bar Code Value Pack is used in Finland, where Purchase Invoices are bar coded.

You can add a Value Pack to FirstOffice at any time by following these steps:

  1. If you have a multi-user installation, you can work on the server or on one of the clients.

    If you want to work on the server and it is running, ensure no other user is logged in, select 'Quit, Remove Autoserver' from the File menu and restart FirstOffice.

  2. Use the [Select Module] button in the Master Control panel to change to the System module.

  3. Click the [Settings] button in the Master Control panel (or select 'Settings' from the File menu). In the resulting list, double-click 'Configuration'.

  4. Check the required Value Pack option(s) and click the [Save] button in the Button Bar to save changes and close the window.

  5. In single-user installations, quit FirstOffice and restart to allow the changes to take effect.

  6. In multi-user systems, if you were working on a client, quit FirstOffice and restart to allow the changes to take effect. There is no need to restart the server.

    If you were working on the server, select 'Server' using the [Select Module] button in the Master Control panel.

    In both cases, the clients can now log in again: they will now have access to the Value Pack(s). If you need to prevent individual users from using Value Packs, you should do so using Access Groups.

  7. Refer to the Enabler Key page for instructions about applying for a new Enabler Key.
Note that in the main part of these web pages, we have assumed that no Value Packs are present. When a Value Pack is present, new fields, settings and functions will be made available and therefore the appearance of some of the lists and screens in your copy of FirstOffice will differ from those illustrated on those web pages. For example, if you are using the Currencies, Languages and Advanced Pricing Value Pack, the Order, Invoice and Goods Receipt screens will gain an extra card (the 'Currency' card) showing the Currency and Exchange Rate. Other new fields will appear on the existing cards.

Introduction to the Advanced Pricing Value Pack

The standard version of FirstOffice allows you to define various Price Lists and to allocate those Price Lists to different Customers so that the correct Prices are used when you enter Orders and Invoices. When you specify a Customer in an Order or Invoice, the Price List for that Customer will be activated. When you then add an Item to the Order or Invoice, FirstOffice finds the correct Price by searching in the Price register for the unique record for the Price List/Item combination.

The Advanced Pricing Value Pack (part of the Currencies, Languages and Advanced Pricing Value Pack) contains the following features:

Because these features represent a significant addition to FirstOffice's pricing system, these pages should be read in place of the standard Price Lists pages.

Introduction to the CRM Value Pack

The Customer Relationship Manager (part of the CRM and Mail Value Pack) adds various features to Activities, the Calendar and the Task Manager to help you keep track of contacts with Customers. It also contains the Customer Letter register, which you can use to organise and produce mailshots.

Introduction to the Currencies Value Pack

FirstOffice offers two Currency conversion methods in two separate Value Packs. You can use either of these methods exclusively, or you can use them in combination, depending on your requirements.
  1. The simple conversion from a foreign Currency to the home Currency, applicable to the majority of worldwide Currency transactions. This is part of the Currencies, Languages and Advanced Pricing Value Pack.

  2. The dual-base triangulation system, termed the "Dual-Base system" in these web pages. This is provided by the Dual Base Currency Value Pack. Users of this system fall into two categories:
    Voluntary
    The Dual-Base system will be useful for companies that have offices in two countries that need to report in both Currencies, for companies operating in countries where there is a second Currency (usually the US Dollar or Euro) in common use in addition to the national one, and for companies in the Euro zone who retain their old national Currency for comparison purposes.

    Transitional
    The Dual-Base system will also be useful in countries passing through the transitional process of replacing their home Currencies with the Euro. A requirement of this process is that all transactions should be expressible in both the home Currency and the Euro. Direct conversions from the home Currency to any foreign Currency except the Euro are not possible. Instead, the home Currency should first be converted to the Euro, and there should then be a second conversion to the foreign Currency.

    At the time of writing, there were no countries undergoing the transitional process, but future enlargement of the EU was imminent. Therefore, where the transitional process is illustrated in these web pages, historical data from a hypothetical company in Holland is used. In this company, the home Currency is NLG (Dutch Guilders) and foreign Currency sales are in FIM (Finnish Markka).
    The term "Euro zone" has been used in these web pages to refer to those countries that have completed the transitional process described above and now have the Euro as their main Currency. Companies in these countries should use the simple conversion system, unless they are retaining their old national Currency for comparison purposes. In this case they fall into the "voluntary" category described above.

    "Transitional" users should use the Dual-Base system exclusively, in order to comply with European Monetary Union (EMU) rules, while "voluntary" users can be more flexible, using Dual-Base and simple conversion systems in combination as required.

    Companies outside the Euro zone but trading with it have the choice of using the simple conversion system or the Dual-Base system. This choice will depend on the volume of trade with the Euro zone and on whether they need the ability to produce all reports in both the home Currency and the Euro. Such a use of the Dual-Base system falls into the "voluntary" category described above.

    Similarly companies outside the Euro zone and trading with "transitional" countries can choose whether to use the simple conversion system or the Dual-Base system.

Introduction to the Group Invoicing Value Pack

The Group Invoicing Value Pack adds one Maintenance function to the Sales Support module. This function allows you to create Invoices in batches. It finds all approved but uninvoiced Deliveries and creates appropriate Invoices, which are saved in an unapproved state. Each Invoice will contain a reference to the Order to which it pertains. If several Deliveries to the same Customer, perhaps from different Orders, require invoicing, they will be grouped together on a single Invoice, providing those Orders have the same Payment Terms. Otherwise, a separate Invoice will be created for each Payment Term used. You can approve all Invoices thus created in a single step, by highlighting them in the 'Invoices: Browse' window and selecting 'OK' from the Operations menu. Remember that if you wish to change any of the Invoices, you must do so before they are approved. You can also print the Invoices in a single batch, using the 'Documents' function on the File menu or the [Documents] button in the Master Control Panel having first selected 'Sales Ledger' using the [Select Module] button in the Master Control panel. Please click for more details about approving and printing Invoices.

Selecting the 'Group Invoicing' function brings up the following dialogue box:

This enables you to limit the Invoice creation to a single Customer or Customer Category or a range of Customers (specify two Customer Numbers, separated by a colon). You can use 'Paste Special' if necessary. Leave the fields blank if you do not need to restrict the Invoice creation to particular Customers. The function options allow you to control the appearance of the Invoice and are self-explanatory.

Click [Run] to run the function. It may take a few moments, depending on the number of Invoices to be created. When it has finished, you will be returned to the 'Maintenance' list window.

An example of an Invoice created with this function is shown below.

Note that the Order Number field on the 'Delivery' card of a Group Invoice will be empty. This is because more than one Order can contribute to a single Group Invoice. Instead, Order Numbers will appear in the grid, as shown in the illustration above. One implication of this is that the 'Recalculate Orders' Maintenance function in the Sales Support module should not be applied to Orders that have been included in a Group Invoice. Group Invoices cannot be found by this function when it recalculates the Invoiced Quantity. On the other hand, if you remove an Order from a Group Invoice before approving that Invoice, you should run the 'Recalculate Orders' function for that Order to set the Invoiced Quantity back to zero.

Introduction to the Languages Value Pack

The Languages part of the Currencies, Languages and Advanced Pricing Value Pack allows you to print documents such as Orders, Invoices and Quotations in the Language of the Customer or Supplier, with appropriate translations of Item names, Payment Terms, etc, and using different Forms.

To set up such a system, follow these steps:

  1. Enter the Languages used in your business using the Languages setting in the System module.

  2. For each Customer and Supplier, enter the appropriate Language to the field on the 'Company' card of the Customer screen, using 'Paste Special' if necessary.

  3. Enter translations as necessary in the following settings and registers: Items, Delivery Modes, Delivery Terms, Payment Terms and Units.

  4. Using the Form register in the System module, design as many Forms as necessary in the various Languages. These should include Orders, Invoices of all kinds (including Proforma and Interest Invoices), Delivery Notes, Remittance Advices, Quotations (if you also have the Quotations Value Pack) and Purchase Orders (if you also have the Purchase Orders Value Pack).

  5. Using the 'Define Document' function in each module, specify when each Form is to be used.
Please click the links for detailed descriptions about each step.

Introduction to the Mail Value Pack

FirstOffice's Mail facilities (part of the CRM and Mail Value Pack) allow users in multi-user systems to:

Introduction to the Purchase Orders Value Pack

The Purchase Orders Value Pack adds the necessary settings and registers to the Stock module to allow you to enter and print your Purchase Orders, for sending to Suppliers. There is also a separate item register for Purchase Items. This register can be made to cooperate with the normal Item register in the Sales Support and Sales Ledger modules.

Introduction to the Quotations Value Pack

Use the Quotations Value Pack to create Quotations for sending to Customers and subsequently to convert the Quotations to Orders or Invoices. It can be used for call management: you can specify Contact Dates for each Quotation, making it easy to produce lists of calls to be made on a particular date.

The Quotations Value Pack is part of the Sales Support module and is fully integrated with the Sales Ledger.

Introduction to the Stock Locations Value Pack

This Value Pack allows you to keep stock in different Locations.

To start using this Value Pack, all you need do is define your Stock Locations in the Location register in the Stock module. You can then specify a Location both when receiving goods into stock and when delivering. A new Stock Movement register allows you to move Items from one Location to another. Any costs incurred in a Stock Movement will be recorded in the Nominal Ledger. Stock quantities and values for Items are maintained both per Location and in total.

Welcome to the FirstOffice Professional manuals online

Please begin by clicking on a link on the left...

HansaWorld FirstOffice Professional is a powerful accounting system for the Windows, Linux and Macintosh platforms. The program is practically identical in the three environments, and is designed to make administration and accounting as easy and fast as possible. In the specific areas where there are significant differences, these are described and illustrated in full. In all other cases all illustrations are taken from the Windows XP version.

Text in square brackets - [Save], [Cancel] - refers to buttons on screen.

Information in this document is subject to change without notice and does not represent a commitment on the part of HansaWorld. The Software described in this document is a sophisticated information management system. Features are liable to alteration without notice. This documentation is not intended as a de facto representation of the system, but as an overview of its facilities. It cannot be exhaustive in all respects. Whilst effort is made to ensure the accuracy of the information published concerning the features and use of HansaWorld FirstOffice Professional software, it is still possible that certain functions mentioned may not be fully implemented, may not be available under certain circumstances, or may possibly relate to a future release of the software. Errors and omissions excepted. HansaWorld accepts no contingent liabilities. All HansaWorld FirstOffice Professional software related transactions are subject to HansaWorld's Conditions of Sale and Software Licence Agreement. All rights reserved.

Introduction to the Sales Orders Module

The Sales Orders module is used for entering orders from and making shipments to Customers. The module is integrated with the Quotations module (Quotations can be converted to Orders), with the Sales Ledger (Orders are converted to Invoices), with the Stock module (shipments are created), and with the Job Costing module (Items can be shipped from the Sales Orders module and charged to a Project).

Introduction to the Sales Ledger

This module is the primary tool for the handling of accounts receivable, and all that is associated with the Invoices the company sends to its Customers. The Sales Ledger interacts with several of Hansa's modules, and receives Invoices from the Sales Orders module, the Contracts module, the Job Costing module, and it creates and sends accounting transactions to the Nominal Ledger module.

Introduction to the Nominal Ledger

The Nominal Ledger module is your tool for general accounting, budgeting, forecasting and analysis.

Введение

Когда открыта или создана база данных, появится рабочий стол HansaWorld, а в центре экрана будет находится панель управления. Иконки, находящиеся на данной панели, являются быстрыми ссылками в различные части программы.

Большинство операций в HansaWorld можно производить тремя способами:

Используйте наиболее удобный для себя способ. В начале вам, скорей всего, будет удобней использовать панель управления, но когда вы привыкните к программе, вы почувствуете, что комбинации кнопок клавиатуры ускоряют процесс работы.


Introduction to the System Module

This module contains settings and registers used collectively by the other modules, including the Chart of Accounts and Objects. It is also where the administration of users, including the allocation of access rights to the other modules, is carried out.

Ievads programmā Pirmais Ofiss

Rokasgrāmatas sadaļas lasiet, noklikšķinot uz saitēm lapas kreisajā pusē.

HansaWorld Pirmais Ofiss ietver efektīvu grāmatvedības uzskaites sistēmu Windows, Macintosh un Linux vidēm. HansaWorld programmas ir izveidotas tā, lai administrēšanas un grāmatvedības procedūru veikšana būtu iespējami vienkārša un ātra. To darbība ir līdzīga uz visām platformām. Visos gadījumos tiks izmantoti Windows operētājsistēmas attēli.

Teksts kvadrātiekavās - [Saglabāt], [Atcelt] - apzīmē loga pogas nosaukumu.

Šīs rokasgrāmatas informācija var tikt mainīta bez iepriekšēja brīdinājuma un “HansaWorld” par to neuzņemas atbildību. Aprakstītā programma ir sarežģīta informācijas vadības sistēma. Programmas funkcijas var tikt mainītas bez iepriekšēja brīdinājuma. Rokasgrāmata nav paredzēta kā sistēmas faktiskais atainojums, bet gan kā tās iespēju pārskats. Tā var nesaturēt pilnīgi izsmeļošu informāciju visos aspektos. Kaut arī tiek darīts viss, lai publicētā informācija par programmas funkcijām un HansaWorld programmas izmantošanu būtu precīza, pastāv iespēja, ka dažas aprakstītās funkcijas vēl pilnībā nav ieviestas vai noteiktos apstākļos nav pieejamas, vai arī attiecas uz programmas nākamo versiju uzlabojumiem. Rokasgrāmatas saturs un/vai priekšmeta spēkā esamība var tikt mainīta bez iepriekšēja brīdinājuma. “HansaWorld” neuzņemas iespējamo atbildību. Visi ar HansaWorld programmām saistītie darījumi ir pakļauti "HansaWorld” pārdošanas noteikumiem un programmas licences līgumam. Visas tiesības rezervētas.

Ievads darba vidē

Atverot vai izveidojot datu bāzi, tiks parādīta Pirmā Ofisa darba virsma, kuras centrā atrodas Bāzes logs. Tā ikonas tiek izmantotas ātrai pieejai dažādām vietām programmā.

Vairumu operāciju Pirmajā Ofisā var veikt trijos dažādos veidos:

Izmantojiet ērtāko metodi. Sākumā ērtāk būs izmantot Bāzes logu, taču vēlāk, pierodot pie programmas, tastatūras taustiņu kombināciju izmantošana paātrinās darbu.

Ievads darba sākšanā Pirmajā Ofisā

Ja esat secīgi pildījuši rokasgrāmatas norādījumus, tad šobrīd Pirmajā Ofisā jābūt izveidotai jaunai datu bāzei, kurā ievadīta informācija par kompāniju, pašreizējais finanšu gads, PVN kodu plāns un kontu plāns. Ja tā nav, atgriezieties sadaļā Pirmā Ofisa startēšana.

Ievads par kontaktiem

Informācija par klientiem un piegādātājiem tiek glabāta reģistrā Kontakti.

Programmas Pirmais Ofiss rokasgrāmatās termins "klients" tiek izmantots, lai aprakstītu reģistra Klienti kartiņu pārdošanas kontekstā, bet terminu "piegādātājs" izmanto pirkšanas kontekstā. "Piegādātājs" nozīmē to, ka klienta kartiņas augšējā daļā ir atzīmēta izvēles rūtiņa 'Piegādātājs'.

Līdzīga tipa klientus var grupēt sagatavošanā Klientu kategorijas. Visiem vienas kategorijas klientiem var piesaistīt vienu cenu lapu un debitoru kontu, kas rēķinos tiks ievietoti pēc noklusējuma, tādējādi ietaupot laiku to norādīšanai katram klientam atsevišķi. Klienta kategorijas definēšana un piesaistīšana vienkāršo arī attiecīgo parametru mainīšanu, piemēram, ja nepieciešams piešķirt citu debitora kontu, jāveic tikai viena izmaiņa (klientu kategorijai), nevis daudzas (katram klientam). Ja informācija ir norādīta gan klientu kategorijai, gan šīs kategorijas klientam, priekšroka tiks dota klienta kartiņā ievadītajai informācijai.

Līdzīgi iegādes pusē iespējams sagrupēt piegādātājus, izmantojot sagatavošanu Piegadātāju kategorijas. Visiem vienas grupas piegādātājiem var piesaistīt kopīgu noklusējuma kreditoru kontu. Uzņēmums, kas ir gan klients, gan piegādātājs, var ietilpt gan sagatavošanā Klientu kategorijas, gan Piegādātāju kategorijas.

Šajā nodaļā vispirms aprakstīta klientu kategoriju definēšana. Pēc tam tiks sniegts detalizēts reģistra Klienti un ar klientiem saistīto atskaišu apraksts.

Programmas iepriekšējās versijās klientu un piegādātāju kartiņas tika glabātas atsevišķos reģistros. šajā versijā abi reģistri ir apvienoti vienā. Pārejot uz šo vai jaunāku versiju, izmantojiet Sistēmas moduļa Apkalpošanas funkciju 'Konvertēt piegādātājus par klientiem', lai apvienotu abu reģistru informāciju. Sīkāku aprakstu skatiet sadaļā Klientu un piegādātāju apvienošana.

Ievads par artikuliem

Reģistrā Artikuli tiek glabāta informācija par piedāvātajām precēm un pakalpojumiem. Tas atrodas Realizācijas un Noliktavas modulī.

Līdzīgus artikulus var grupēt artikulu grupās. Visiem vienas grupas artikuliem pēc noklusējuma var piešķirt vienādus realizācijas, izmaksu, kreditoru kontus un PVN kodus, ietaupot laiku to ievadīšanai atsevišķi katram artikulam. Artikulu grupu definēšana un piešķiršana vienkāršo izmaiņu veikšanu, piemēram, ja nepieciešams piešķirt citu izmaksu kontu, jāveic tikai viena izmaiņa (artikulu grupai), nevis daudzas (katram artikulam).
Ja informācija ir norādīta gan artikulu grupai, gan artikulam, kas iekļauts šajā grupā, vērā tiks ņemta tikai tā, kas norādīta atsevišķi artikulam.

Ja informācija norādīta gan par artikulu grupu, gan tai piederošu artikulu, programmā priekšroka tiks dota artikula kartiņā ievadītajiem datiem.

Ievads

Šajā modulī ietilpst sagatavošanas un reģistri, kuri tiek izmantoti arī citu moduļu un kontu plāna uzstādīšanai. Te notiek arī programmas lietotāju vadība un tiek piešķirtas pieejas tiesības citiem moduļiem.

Ievads Realizācijas modulī

Šis modulis ir galvenais līdzeklis realizācijas uzskaitei un visam, kas ir saistīts ar klientu maksājumiem un klientiem izrakstītajiem rēķiniem. Realizācijas modulis ir saistīts ar vairākiem citiem moduļiem, tas veido un nosūta grāmatojumus uz Finanšu moduli.

Introduction to the Stock Module in the Enterprise by HansaWorld ERP system

The Stock module allows you to record deliveries to and from stock. It interacts with the Sales and Purchase Orders modules, with the Sales Ledger, the Job Costing and Production modules and the Nominal Ledger. The Delivery register is always updated from the Sales Orders module, and Goods Receipts can be created from the Purchase Orders module, if it is installed.

The Stock module records every shipment in and out of stock. In addition and if required, HansaWorld Enterprise can automatically maintain stock valuations in the Nominal Ledger. Stock can be kept in different and independent Locations. Several reports give information about the contents and value of your stock.

The Stock module was rewritten in HansaWorld Enterprise version 5.1. As far as daily use of the Stock module is concerned, this rewriting will cause little or no difference. Most of these changes are behind the scenes, in the way information is stored. If you were using HansaWorld Enterprise prior to this version, you need to rebuild your stock information before you can start using the Stock module. Please refer to the description of the 'Rebuild Stock' Maintenance function for details.

See also:

Ievads Piegādātāju modulī

Šis modulis tiek izmantots neapmaksāto rēķinu uzskaitei un visu to darbību veikšanai, kas saistītas ar ienākošajiem rēķiniem, ko uzņēmums saņem no piegādātājiem.

Introduction to the Sales Orders Module

Use the Sales Orders module to record and administer the Orders that you receive from Customers, including issuing Deliveries and raising Invoices. The module is integrated with the Quotations module (you can convert Quotations into Orders), with the Sales Ledger (you can raise Invoices from Orders), with the Stock module (you can issue Deliveries from Orders, which will remove the delivered Items from stock), and with the Job Costing module (you can ship Items from the Sales Orders module and charge them to Projects).

Ievads Kases modulī

Kases modulis piedāvā vienkāršu kases ieņēmumu un izdevumu reģistrācijas sistēmu. Katru kases grāmatojumu var ievadīt atsevišķi vai arī visus katras dienas kases ieņēmumus var ievadīt kā vienu grāmatojumu tā, lai uz visiem tiktu attiecināts viens realizācijas un kases vai bankas konts. Līdzīgi vienas dienas maksājumus var ievadīt kā vienu grāmatojumu.

Ievads Avansa norēķinu modulī

Šis modulis tiek izmantots, lai reģistrētu uzņēmuma darbinieku ikdienas darbā nepieciešamos avansa norēķinus. Tajā katram darbiniekam tiek uzturēts savs konts, ir iespējams izveidot atsevišķus bankas kontu izrakstus un izmaksāt avansus. Ierakstu veidošana modulī Avansa norēķini notiek līdzīgi kā reģistrā Ienākošie rēķini: tos var ievadīt atsevišķi pa artikuliem.

Ievads Pamatlīdzekļu modulī

Šis modulis ļauj pamatlīdzekļus saistīt ar kontiem.

Modulī notiek katra pamatlīdzekļa norakstīšanas aprēķināšana atkarībā no tā vērtības un lietotāja noteiktajiem norakstīšanas noteikumiem. Pārsūtīt norakstīšanu uz Finanšu moduli var, atskaitēs redzamās summas ievadot manuāli.

Šajā modulī izveidotās atskaites ietaupa daudz laika, gatavojot galīgos aprēķinus. Tās var izmantot, lai aprēķinātu arī peļņu vai zaudējumus no pamatlīdzekļa realizācijas.

Introduction to SmartApps by HansaWorld - Mobile Data Collection Software

HansaWorld SmartApps is a database tool that allows you to create your own applications for use on the Nokia E90. Example applications might include workforce automation, data collection and on-line reporting. Functions and features include automatic synchronisation in both directions between E90s, or between an E90 and a desktop computer, the ability to create and attach photographs (.jpg files) and sound files (.wav files) to records inside SmartApps applications, report generation, and integration with the E90's barcode scanner.

The descriptions of HansaWorld SmartApps on a desktop PC or Mac in these web pages assume familiarity with HansaWorld Enterprise concepts and features such as registers, records, Master Control panel, record windows, browse windows, attachments and the 'Paste Special' feature. If you need more information about these subjects, please refer to the sections of these web pages describing the Work Area.

These web pages are organised as follows:

Please click the links to learn about each subject.

See also:

Introduction to the Purchase Orders Module

This module allows you to enter and print Purchase Orders, for sending to Suppliers. It contains a separate item register for Purchase Items, where you can record the cost prices and lead times of various Suppliers for the same Item. This register cooperates fully with the normal Item register in Purchase Orders and Goods Receipts.

The module allows you to produce deficiency lists and purchase proposals, Purchase Order journals and other reports.

You can generate Purchase Orders in batches, either to fulfil outstanding Sales Orders, or to re-stock Items that have fallen below their Minimum Stock Levels.

Ievads Noliktavas modulī

Šajā modulī tiek reģistrētas visas noliktavā saņemtās preces un no noliktavas nosūtītās preces. Noliktavas modulis ir saistīts ar Realizācijas un Finanšu moduli. Reģistrs Nos. preces vienmēr tiek atjaunināts saskaņā ar reģistru Klientu pasūtījumi.

Visas noliktavas operācijas Noliktavas modulī tiek reģistrētas kā grāmatojumi. Ja nepieciešams, Pirmais Ofiss var automātiski pārrēķināt krājumu vērtības Finanšu modulī. Dažas atskaites sniedz informāciju par noliktavas saturu un vērtību.

Introduction to the Report Generator in the Enterprise by HansaWorld ERP system

The Report Generator allows you to design your own reports. This process includes:
These web pages are organised as follows:
See also:

Introduction

HansaWorld Enterprise is an integrated accounting, CRM and ERP tool for working with Sales Order Processing, Stock Control and the Sales, Purchase and Nominal Ledgers, and for keeping track of contacts with Customers, organising mailshots and for planning activities of all kinds.

HansaWorld Enterprise is a modular system. The number of modules available to a user varies with the installation. The minimum configuration (the Accounting package) comprises the System module, the Nominal, Sales and Purchase Ledgers with Multi-Currency capability, and a Calendar and Task Manager that you can use for contact management. To this, the Logistics package adds the Sales Order, Purchase Order and Stock modules. You can add further modules as required, including the Server module that is required in multi-user installations.

The Calendar and Task Manager allow you to record the different tasks and events in the business day, such as customer contacts for sales, service support, consultancy appointments etc. Each task or event is known as an "Activity". You can view, review, change and add Activities at any time, using them as a planning and monitoring tool for a sales force, or as a tool to log telephone calls to a customer service centre, and in many other ways.

HansaWorld Enterprise contains full internal mail, email and conferencing facilities. These features, together with the External Gateway and web server, mean that users can be online from anywhere at anytime. This means that employees can always be in touch with each other. The program also supports communications methods such as Skype, Asterisk-based SIP (Session Initiation Protocol) and SMS text messaging. Using the Business Communicator window, you can initiate outgoing communications using any of these methods from a single screen. You can share a single list of Skype contacts and control Skype (i.e. you can make and receive calls, initiate chats). Whichever communications method you use, you can record details about each incoming and outgoing communication as you talk, enabling you to build up a comprehensive communication history about each caller or contact person.

In this introductory section, we will describe the steps you need to follow to get started with HansaWorld Enterprise. Topics covered include installation (both single- and multi-user) and the creation of a new database (again, both single- and multi-user).

Introduction to Customers, Suppliers and Contact Persons

Information about your Customers, Suppliers, Contact Persons and all other companies and individuals with whom you have some contact is stored in the Contact register. This register is available in many modules including the Sales and Purchase Orders, the Sales and Purchase Ledgers, and Contracts, Quotations, CRM and Service Orders if installed. Storing Customers, Suppliers, Contact Persons and other companies together in one register means that you can make full use of the Calendar, Task Manager, Mails and Letters with companies and individuals of all kinds. It also means that you will only have to maintain a single record for a company who is both a Customer and a Supplier.

Throughout these web pages, the terms "Customer" and "Supplier" are used to refer to records in the Contact register. Those records do not necessarily represent firms that have purchased goods or services from your business, or sold goods or services to you, and in fact can represent any company that is a potential customer or supplier.

The term "Customer" is usually used when describing the use of a record in the Customer register in a sales context, while "Supplier" is used in a purchase context. "Supplier" implies that the Supplier box in the header of the Contact record has been checked.

As soon as contact is established between your business and a potential client or supplier, you should record their details in the Contact register. You should register their relationship with you (e.g. "Prospect" or "Lead") using the Contact Classification field on the 'Contact' card of the Contact record. Mark the record as a Customer or a Supplier or both using the check boxes in the header, depending on their potential or actual relationship to your company. These check boxes will allow you to use the record in sales or purchase transactions as appropriate.

The term "Contact Person" is used when referring to an individual person: this may be a private individual or someone who works for a Customer or Supplier. In the latter case, you will have separate records in the Contact register for the Customer or Supplier and for the individual Contact Person. The Contact Person and Customer or Supplier will be linked using the Customer Relations register (described here).

On the sales side, you can group Customers of a similar type together using Customer Categories. Every Customer belonging to a Category will be given the same default Price List, Discount Matrix and Debtor Account, saving you the work of having to specify these in the Contact records for the individual Customers. Defining and assigning Customer Categories also makes modification easier: if you need to change the Discount Matrix, for example, you only need to make one change (to the Customer Category), rather than many (to each of the Customer records). If you specify information both for a Customer Category and in the Customer record of an individual company belonging to that Category, the information in the Customer record will take precedence. For example, if you specify a Price List in a Customer Category and in a Customer belonging to that Category, the one in the Customer will be used.

Similarly, on the purchase side you can group Suppliers of a similar type together using Supplier Categories. Every Supplier belonging to the same Category will be given the same default On Account and Creditor Accounts, saving you the work of having to specify these for each one individually. A company that is both a Customer and Supplier can belong both to a Customer Category and to a Supplier Category.

Prior to HansaWorld Enterprise version 4.1, Customers and Suppliers were stored in separate registers. In this version, the two registers were made into one. When you update to this or a later version, you can use the 'Convert Suppliers to Customers' Maintenance function in the System module to bring the information in the two registers together. This is described on the Combining Customers and Suppliers page. In 5.0, the Maintenance function was renamed 'Convert Suppliers to Contacts', and in 5.1 it was moved to the Technics module.

In HansaWorld Enterprise version 5.0, the previously separate Contact Person register was incorporated into the combined Customer/Supplier register, which was re-named the Contact register. When you update to this or a later version, you can use the 'Convert Contact Persons to Contacts' Maintenance function in the Technics module to bring the information in the two registers together. This is described on the Combining Customers and Contact Persons page.

Welcome to the Books by HansaWorld manuals online

Books by HansaWorld is the easy accounting suite for small businesses. The online manual for Books version 6.2 is currently in production.

To get help with Books version 6.2:

See also: