Sissejuhatus

Seda registrit kasutatakse Klientidele kirjade saatmiseks: kirju saad saata nii üksikutele Klientidele kui paljudele korraga masspostitusena. Võimalik on koostada standardkirju.

Kliendikirja sisestamine

Mine Kliendihalduse moodulisse ja vali põhiaknas Kliendikirjad.

Avaneb aken Kliendikirjad: Sirvi, milles näed eelnevalt sisestatud Kirju.

Uue Kirja sisestamiseks klõpsa Uus või kasuta Ctrl-N (Windows ja Linux) või ⌘-N (Macintosh) klahvikombinatsiooni. Võid ka valida Kirja, mille sarnast soovid sisestada ning teha sellest koopia, klõpsates Koopia.

Avaneb aken Kliendikiri: Uus, mis on tühi, kui klõpsasid Uus või sisaldab koopiat Kirjast, mida kopeerisid. Koopia puhul antakse uuele Kirjale hetke kuupäev ja kellaaeg.

Kuna kogu Kliendikirjale sisestatav informatsioon ei mahu korraga ekraanile ära, on kaart jaotatud viieks osaks. Igal osal on nähtav päis, kus näed Kirja numbrit ja kuupäeva, ning viis valikut, millel klõpsates saad liikuda kaardi erinevate osade vahel.

Päis

Nr.
Ctrl-Enter    Vali numbriseeriatest
Kliendikirja number. Uue Kirja koostamisel annab HansaWorld sellele esimese vaba numbri seadistusest Numbriseeriad – Kliendikirjad. Seda numbrit saad vajadusel muuta, aga mitte juba kasutatud numbri vastu. Mitmekasutaja süsteemi puhul antakse Kirjale number kaardi salvestamisel.

Kp.
Ctrl-Enter    Käesolev kuupäev
Kirja kuupäev.

Aeg
Kirja koostamise kellaaeg. Seda saad vajadusel muuta ja ka Kirjale välja trükkida.

Kliendivaliku kaart

Seda kaarti kasutatakse koos 'Kategooria/klassivaliku' kaardiga Klientide ja Kontaktisikute määramiseks, kellele Kiri saadetakse.
Klient
Ctrl-Enter    Kliendid ja Hankijad Kontaktide registris
Sisesta Kliendi kood, kellele Kiri saadetakse. Kui see väli on tühi, saadetakse Kiri kõigile Klientidele (v.a. Klientidele, kelle Kliendikaardi 'Tingimuste' kaardil on märgitud valik Ära koosta masskirju või Ära koosta massmaile), kes vastavad muudel väljadel tehtud määratlustele.

Kirja on võimalik saata ka Klientide vahemikule. Selleks sisesta väikseid ja suurim kliendikood, eraldades need kooloniga. Nt Klientide 001 kuni 010 puhul sisesta ‘001:010’. See väli on tähestikuline, mis tähendab, et vahemikku ‘1:2’ kaasatakse ka Kliendid 100, 10109 jne.

Vaikimisi näed Ctrl-Enter valikuaknas Kliente. Kui tahad näha nimekirja Hankijatest, klõpsa valikuaknas Hankijad.

Nimi
Kui Kiri adresseeritakse ühele Kliendile, sisestub siia selle Kliendi nimi.

Kui Kiri adresseeritakse Klientide vahemikule, sisestub siia vahemiku esimese Kliendi nimi.

Kontaktisik
Ctrl-Enter    Kontaktide register, Kliendihalduse moodul
Kui Kiri saadetakse ühele Kliendile, on see võimalik adresseerida konkreetsele Kontaktisikule ettevõttes. Ctrl-Enter valikuaknas näed vaid selle Kliendi Kontaktisikuid.

Kui siin ei ole Kontaktisikut määratud ning märkimata on valik Kõigile kontaktisikutele, koostatakse igale Kliendile üks Kiri, mis adresseeritakse Kliendikaardi 'Kontakti' kaardil määratud Peamisele kontaktisikule.

Kõigile kontaktisikutele
Märgi see valik, kui soovid saata eraldi Kirja kõigile Kliendi Kontaktisikutele. Kirja ei saadeta Kontaktisikutele, kellel on märgitud valik Ära koosta masskirju või Suletud.

Kui see valik ei ole märgitud ning Kontaktisiku väli on tühi, koostatakse igale Kliendile üks Kiri, mis adresseeritakse Kliendikaardi 'Kontakti' kaardil määratud Peamisele kontaktisikule.

Kui see valik on märgitud, arvestatakse seda enne 'Kategooria/klassivaliku' kaardile sisestatud Kontaktisiku klassifikaatorit ja Töökirjeldust.

Kategooria/klassivaliku kaart

Seda kaarti kasutatakse koos 'Kliendivaliku' kaardiga Klientide ja Kontaktisikute valimiseks, kellele Kiri saadetakse.

Klass
Ctrl-Enter    Kliendiklasside seadistus, Müügireskontro
Kui soovid saata Kirja kõigile teatud Klassi (või Klasside vahemikku) kuuluvatele Klientidele, määra see siin.

Selle välja kasutamine eeldab, et Kliendi väli 'Kliendivaliku' kaardil on tühi. Kui ka Klient on määratud, adresseeritakse Kiri ainult sellele Kliendile.

Kliendiklassif.
Ctrl-Enter    Kontakti klassifikaatorite seadistus, Kliendihalduse moodul
Kui soovid saata Kirja kõigile teatud Klassifikaatorit kandvatele Klientidele, sisesta see siia.

Kui Kliendi väljale 'Kliendivaliku' kaardil on sisestatud Klientide vahemik, saadetakse Kiri ainult antud Klassifikaatorit kandvatele Klientidele selles vahemikus.

Kontaktisiku klassif.
Ctrl-Enter    Kontakti klassifikaatorite seadistus, Kliendihalduse moodul
Kui soovid saata Kirja teatud Klassifikaatorit kandvatele Kontaktisikutele, sisesta see siia.

Selle välja kasutamine eeldab, et Kliendi väli 'Kliendivaliku' kaardil on täidetud ning valik Kõigile kontaktisikutele on märkimata. Seda välja ei arvestata, kui üks neist tingimustest on täitmata.

Töökirjeldus
Ctrl-Enter    Ametikirjelduste seadistus, Kliendihalduse moodul
Kui soovid saata Kirjad kõigile teatud ametikohal olevatele Kontaktisikutele, sisesta siia vastav Ametikirjeldus.

See väli eeldab, et Kliendi väljal 'Kliendivaliku' kaardil on määratud Klient ning valik Kõigile kontaktisikutele on märkimata. Seda välja ei arvestata, kui üks neist tingimustest on täitmata.

Päise kaart

Seda kaarti kasutatakse koos 'Teksti' kaardiga Kirja teksti määramiseks. Nii Teema, Tervitused, Allkirja kui allakirjutanu nime saad kirjale ka eraldi välja trükkida, näiteks kasutades erinevat kirjalaadi. Allkirja väljal saad kasutada Ctrl-Enter klahvikombinatsiooni töötaja valimiseks.

Dokumendimall
Ctrl-Enter    Dokumendimallide register, Üldine moodul
Kliendikirjad saad välja trükkida, kasutades funktsiooni 'Dokumendid' või klõpsates printeri ikoonil. Kasutatav dokumendimall määratakse Kliendikirjadele muudest HansaWorldi dokumentidest pisut erinevalt.

Üks võimalus on määrata kasutatav dokumendimall antud väljal: sisesta siia selle malli kood.

Lihtsam on kasutada enamasti ühte tüüpmalli, mida saad vajadusel üksikutel Kirjadel muuta. Selleks toimi järgnevalt:
  1. Kujunda Kirjadele tüüpmall Üldise mooduli Dokumendimallide registris. Dokumendimallide kujundamist (koos näitega) on kirjeldatud Üldise mooduli peatükis ning lõigus Kliendikirjade välja trükkimine allpool. Uue dokumendimalli sisestamisel vali Operatsioonide menüüst käsklus 'Info' ning anna dokumendimallile Kood, nt ‘KIRI’. Dokumenditüübiks vali ‘Kliendikirjad’.

  2. Mine Kliendihalduse moodulisse ja vali kas Fail-menüüst või põhiaknast Dokumendid.

  3. Märgi rida Kliendikirjad ning vali Operatsioonide menüüst käsklus Kirjelda dokument. Avanenud aknas sisesta tabeli esimese rea Dokumendimalli väljale kood ‘KIRI’. Siin saad erinevaid malle siduda erinevate Keelekoodide, Numbriseeriate või Kasutajagruppidega.

  4. Kui see on tehtud, kasutatakse Kirjade trükkimisel dokumendimalli ‘KIRI’ (või mõnda teist Keelele, Numbriseeriale või Kasutajagrupile määratud malli) alati, kui Kirja 'Päise' kaardi Dokumendimalli väli on tühi. Kui soovid mõne Kirja puhul kasutada teist dokumendimalli, määra see Kirja Dokumendimalli väljal.

    Välja trükkimisel kasutatakse siin määratud Malli Dokumendi kirjeldamisaknas määratud Malli asemel.

Vastus e-mailile
Kui Kiri saadetakse e-mailiga, kasutades Operatsioonide menüü käsklust 'Saada e-mail', sisesta siia saatja aadress. Kui jätad välja tühjaks, on saatja aadressiks Allkirja väljal määratud töötaja Isikukaardile sisestatud e-maili aadress. Kui ka allkirjastajat pole määratud, võetakse saatja aadress seadistusest E-Maili SMTP Server.

Keel
Ctrl-Enter    Keelte seadistus, Üldine moodul
Kliendikirja välja trükkimisel kasutatav dokumendimall määratakse ühel kahest alltoodud meetodist. Malli võid sisestada Dokumendimalli väljale ülalpool või, kui jätad selle välja tühjaks, kasutada Kliendikirja dokumendi kirjeldamise akent. Viimatinimetatud meetod lubab printida Kirjad erinevatele dokumendimallidele, olenevalt Kirjal kasutatavast Keelest. Määra see Keel siin.

Kui kasutad teist meetodit (st Dokumendimalli väli on tühi), saad Dokumentide nimekirjast Kliendikirjade välja trükkimisel valida mõne muu malli, kui siin Keelega määratud. See võib olla näiteks vajalik, kui soovid mingit standardkirja välja trükkimise asemel mõnikord faksida. Sellisel juhul sisesta eraldi read printimise ja faksimise kohta aknas Kirjelda kliendikirjad: Vaata. Faksi reale määra vastav Keelekood (nt FAKS). Kliendikirja koostamisel sisesta 'Päise' kaardile vaikimisi kasutatavat printerit tähistav Keel (tavaliselt võib nii Kliendikirjal kui Kliendikirja dokumendi kirjeldamisaknas jätta välja Keel tühjaks). Kui Sul on vaja Kirja faksida, ava Dokumentide nimekirjast Kliendikirja määramisaken nagu tavaliselt ja sisesta faksiserveri Keelekood. Sellega ei võeta antud dokumendi välja trükkimisel arvesse Kliendikirjal kasutatud Keelt (st välja trükkimise asemel Kiri faksitakse).

Standardtekst
Ctrl-Enter    Standardtekstide register, Kliendihalduse moodul
Sellel väljal saad vajadusel määrata Kirjal kasutatava tüüpteksti. Teksti ennast näed Kirja 'Teksti' kaardil.

Kinnita
Kui Kiri on kontrollitud, tuleb see kinnitada, märkides antud valik. Kuni Kiri on kinnitamata, trükitakse väljatrükile tekst Proovitrükk. Kinnitatud Kirja ei saa muuta, kuid kinnitusvalikut saab alati eemaldada.

Enne Kirja kinnitamist on soovitav kontrollida adressaatide nimekirja ning Kirja teksti. Selleks saad kasutada Kirja Operatsioonide menüü funktsiooni 'Vaata kirja saajaid'.

Teksti kaart

Siin näed Kirja teksti. Teksti võid valida klahvikombinatsiooniga Ctrl-Enter Standardtekstide registrist (vajadusel saad seda siin muuta) või sisestada otse Kirjale.

Aadressi kaart

Kui Kiri on adresseeritud ühele Kliendile, kes määratakse 'Kliendivaliku' kaardil, sisestuvad siia selle Kliendi aadress ja faksinumber. Kui Kontaktisikul on erinev aadress ja faksinumber, sisestuvad need Kliendi andmete asemel. Kontaktisikult või Kliendikaardilt sisestub ka e-maili aadress.

Neid välju kasutatakse vaid siis, kui Kiri on adresseeritud ühele Kliendile ning märgitud pole valikut Kõigile kontaktisikutele. Sellisel juhul trükitakse Kirjale siin toodud aadress. Kirja faksimisel või saatmisel e-mailiga kasutatakse siin määratud faksinumbrit või e-maili aadressi. Kui soovid Kirja saata Kliendi tavapärasest erinevale aadressile, sisesta see aadress siia: sellega ei muudeta Kliendi või Kontaktisiku kaarti.

Kirja printimisel kasutatava dokumendimalli kujundamisel on aadressi jaoks mõeldud mitu välja. Väljadel Aadress 1, Aadress 2 jne näed igal ühte siia sisestatud ridadest. Aadressi väljal näed kogu aadressi. Kontaktisiku aadressi väljal näed Kontaktisiku aadressi või, kui Kontaktisikule pole aadressi määratud, Kliendi aadressi.

Kui Kiri on adresseeritud mitmele Kliendile, võetakse nende andmed (aadress, faksinumber või e-maili aadress) prinditavatele dokumentidele järjest iga Kliendi kaardilt. Kui on märgitud valik Kõigile kontaktisikutele, võetakse andmed Kontaktisikute kaartidelt või, kui nendel vastav info puudub, seotud Kliendi kaardilt.

HTML Formatting

This page describes HTML formatting in Customer Letters in Standard ERP.

---

The standard Customer Letter window does not allow for any formatting (e.g. bold text, changing font size, coloured text, etc) or for in-line graphics.

However, an alternative Customer Letter window is available that does allow you to use full HTML formatting in Customer Letters. If you want to be able to use the HTML Customer Letter window, select the Use HTML Formatting in Customer Letters option in the Global CRM Settings setting in the CRM and Technics modules.

If you have selected the Use HTML Formatting in Customer Letters option, the HTML box towards the top of the Customer Letter window will be ticked automatically in new Customer Letters. HTML tools will appear above the text area:

The following tools are provided:

Bold text

Italic text

Underlined text

Text with strike through

Unordered list (list with bullet points)

Ordered list (list with numbered points)

Left-justified text

Centred text

Right-justified text

Copy selected text (Ctrl-C/⌘-C)

Cut selected text (Ctrl-X/⌘-X)

Paste text (Ctrl-V/⌘-V)

Change text attributes (font, size, style, colour)

Text background colour (Windows only, on Mac OS X use the previous tool)

Outdented text

Indented text

Undo (Ctrl-X/⌘-X)

Redo
If you cannot tick the HTML box in a Customer Letter, it will be because you are not using the Use HTML Formatting in Customer Letters option.

If you are using HTML formatting, you can also use HTML Templates, to ensure that all your Customer Letters have a similar appearance that conforms to your corporate identity. Please refer here for details.

Note that the text areas in non-HTML and HTML Letters are different fields. You can begin writing a Customer Letter with the HTML box ticked, and then decide to untick the box. Your text will be copied to the non-HTML text area. Any text that you add from this point will not be copied back to the HTML text area, so you can end up with two different versions of the text. The HTML check box is effectively a switch: tick it to see the HTML text area and tools; remove the tick to see the non-HTML text area.

If you print letters from a Customer Letter record when the HTML box is ticked, the HTML text will be printed. If the HTML box is not ticked, the non-HTML text will be printed.

---

The Customer Letter register in Standard ERP:

Go back to:

HTML Formatting - HTML Templates

This page describes using HTML Templates in Customer Letters in Standard ERP. Please refer here for more details about HTML formatting.

---

If you are using HTML formatting in Customer Letters, you can use HTML Templates to help ensure each Customer Letter is formatted correctly so that it conforms to corporate identity.

To create a new HTML Template, simply open the HTML Template register in the Email and Conferences module and create a new record:

Enter a Code and a Comment, and use the area that occupies the majority of the screen to design the HTML Template. The HTML tools are same as those in the Customer Letter window, as described here.

When you tick the HTML box in a Customer Letter, a Template field will be added to the Customer Letter window:

Use 'Paste Special' from this field to choose the HTML Template than you need. The Template will be brought in to the 'Text' card of the Customer Letter:

Choose the HTML Template before adding any text to the Customer Letter, because the HTML Template will overwrite any text that you have already entered.

---

The Customer Letter register in Standard ERP:

Go back to:

Kliendikirjade vaatamine ja kinnitamine

Enne Kirjade välja trükkimist on soovitav kontrollida adressaatide nimekirja ning Kirja teksti. Selleks saad kasutada Kirja Operatsioonide menüü funktsiooni 'Vaata kirja saajaid'. Selles aruandes näed nii Kirja teksti kui täielikku adressaatide nimekirja.

Kui kõik on korras, võid Kirja kinnitada, märkides sellel vastava valiku ning salvestades kaardi. Kinnitatud Kirja ei saa muuta, kuid kui siiski tekib vajadus teha parandusi, eemalda kinnitusvalik ning salvesta kaart.

Kliendikirjade välja trükkimine

Kliendikirjade trükkimiseks on kaks võimalust. Mõlemal juhul trükitakse kinnitamata, Kirjale tekst Proovitrükk. Need kaks võimalust on järgmised:
  1. Kui Kiri on ekraanil avatud, klõpsa Printeri ikoonil.

  2. Vali Fail-menüüst või põhiaknast 'Dokumendid'. Tee topeltklõps real Kliendikirjad. See meetod võimaldab trükkida korraga suure hulga erinevaid Kirju.
Mõlemal juhul trükitakse Kirjad Üldise mooduli Dokumendimallide registris kujundatud mallile. Pea mallide kujundamisel silmas oma firma kirjaplankide suurust ja nendel kasutatavat stiili.

Dokumendimalli kujundamisel pead arvestama ka võimalusega, et Kiri võib jätkuda mitmel lehel. Sellisel juhul trükitakse aadress, kuupäev ja tervitused tavaliselt ainult esimesele lehele. Seega võib Kirja tekst teistel lehtedel kõrgemalt alata.

Kliendikirja dokumendimalli kujundamisel toimi järgnevalt:

  1. Mine Üldisesse moodulisse ja vali põhiaknast Dokumendimallid.

  2. Avaneb aken Dokumendimallid: Sirvi, kus näed olemasolevaid dokumendimalle. Uue malli sisestamiseks klõpsa Uus; olemasoleva muutmiseks ava see hiire topeltkõpsuga.

  3. Uue dokumendimalli sisestamisel vali Operatsioonide menüüst 'Info'.

    Anna dokumendimallile kood ning vali Dokumenditüüp Kliendikirjad, kasutades Ctrl-Enter klahvikombinatsiooni. Sellega tagad, et saad mallile valida ainult Kliendikirjale mõeldud välju.

    Nüüd pead arvestama, mitu rida teksti Kirja igale lehele trükitakse. Meie näites on esimesel lehel ruumi 34 reale, teisel ja ülejäänud lehtedel 52 reale. Sisesta need numbrid väljadele kastis Ridasid maatriksis nagu näidatud pildil.

    Neid nelja välja kasutatakse järgmiselt:

    Esilehel
    Mitmelehelise dokumendi esileht

    Keskmistel lehtedel
    Mitmelehelise dokumendi keskmised lehed.

    Viimasel lehel
    Mitmelehelise dokumendi viimane leht.

    Ühelehelisel
    Üheleheline dokument.
    Esilehe ja ühelehelise dokumendi kujundus on tavaliselt sama.

    Meie näites trükitakse Kirjad järgmiselt sõltuvalt teksti pikkusest (st ridade arvust):

    Ridade arvLk arvLehe tüüp
    Kuni 341Üheleheline
    35-872Esileht ja viimane leht
    88-1393Esileht, keskmine ja viimane leht
    140-1914Esileht, 2 keskmist ja viimane leht
    Kui kõik väljad on täidetud, klõpsa Salvesta dialoogiakna sulgemiseks.

  4. Tavaliselt on esilehe ja ühelehelise dokumendi kujundus sama. Kujunda esileht ja üheleheline dokument, lisades välju ja teksti nagu kirjeldatud allpool:

    Välja lisamiseks dokumendimallile klõpsa Väli akna ülaservas ning vea hiirega kast kohta, kuhu välja dokumendil asetada soovid. Hiljem saad seda vajadusel ümber tõsta või muuta välja suurust. Avaneb aken Väli:

    Sisesta Välja nimi (Ctrl-Enteriga valides näed kõiki Kliendikirjal kasutatavaid võimalikke välju) ja vali Stiil.

    Jäta trükkimata valikutega saad määrata, millistele lehtedele väli trükitakse. Kui märgid valikud Keskmistele lehtedele ja Viimasele lehele, trükitakse väli vaid Esilehele ja Ühelehelisele dokumendile.

    Kui kasutad välja Kirja teksti trükkimiseks, sisesta Välja nimeks Tekst ning toimi järgnevalt:

    Reavahe
    Kuna Kirja tekst on enamasti pikem kui üks rida, tuleb määrata Reavahe. Kui see on ‘0’, kirjutatakse kõik tekstiread üksteise peale. Kui kasutatava fondi suurus on 10, peaks ka Reavahe olema vähemalt 10.

    Ülemine, Alumine
    Jälgi, et väli oleks piisavalt suur, et mahutada kõik tekstiread (näites 34).

    Välja argument
    Siia sisestatud number tähistab tähemärkide arvu reas. Näites võib reale trükkida kuni 90 tähemärki (kui 90. tähemärk juhtub olema sõna keskel, poolitatakse rida enne seda sõna).
    Klõpsa Salvesta välja seadistuste salvestamiseks ja kirjelda samamoodi ka teised väljad Esilehe ja Ühelehelise dokumendi jaoks.

    Samuti saad dokumendimallile lisada teksti. Klõpsa valikul Tekst akna ülaservas ning vea hiirega kast kohta, kuhu soovid teksti dokumendil paigutada. Avaneb aken Tekst, kus saad sisestada soovitud teksti, mis dokumendile trükitakse. Teksti pikkuseks võib olla kuni 80 tähemärki, kuid see saab olla ainult ühel real. Kui soovid jagada teksti mitmele reale, pead looma eraldi tekstikastid.

    Leheküljed, kuhu tekst ilmuma peab, määratakse samamoodi nagu väljade puhul, kasutades Jäta trükkimata valikuid, nagu näed pildil:

    Klõpsa Salvesta seadistuste salvestamiseks ning kirjelda samamoodi ka teised tekstiväljad Esilehe ja Ühelehelise dokumendi jaoks.

  5. Nüüd kujunda ka Keskmised lehed ja Viimane leht. Meie näites on need ühesugused. Võid varjata punktis 4 lisatud väljad ja tekstid. Selleks vali Operatsioonide menüüst käsklus Ainult keskmine. Nüüd näed ainult neid objekte, mis trükitakse Keskmistele lehtedele. Kuna meie näites selliseid objekte veel ei ole, on aken tühi. Sisesta väljad ja tekstid:

    Seekord märgi Jäta trükkimata valikud nii, et valitud objektid trükitaks vaid Keskmistele lehtedele ja Viimasele lehele. Tekstivälja puhul jälgi, et see oleks piisavalt suur, et mahutada kõik tekstiread (meie näites 52 rida):

  6. Vali Operatsioonide menüüst käsklus Näita kõiki. Nüüd näed kõigi lehtede objekte. Siin saad kontrollida, et kõigi lehtede vasak serv oleks sama lai:

    Pane tähele, kuidas Keskmiste lehtede ja Viimase lehe Tekstiväli algab kõrgemalt kui Esilehel või Ühelehelisel dokumendil.

  7. Kui mõni väli on vales kohas, vea see lihtsalt hiirega paika või ava see topeltklõpsuga ja sisesta õiged koordinaadid.

  8. Kui kujundus on valmis, klõpsa Salvesta dokumendimalli salvestamiseks.

  9. Nüüd pead kujundatud dokumendimalli Kliendikirja dokumendiga siduma. Selle kohta loe palun Kliendikirja 'Päise' kaarti kirjeldavast lõigust eespool.

Kliendikirjade faksimine

Kui soovid Kirja välja trükkimise asemel faksida ning kasutad faksimodemiga Macintoshi arvutit, toimi järgmiselt:
  1. Sisesta Kliendikiri nagu tavaliselt ja vali Fail-menüüst käsklus Dokumendid.

  2. Avanenud nimekirjas märgi rida Kliendikirjad.

  3. Operatsioonide menüüst vali käsklus Faks.

  4. Tee hiirega topeltklõps real Kliendikirjad ja toimi edasi nagu tavaliselt.
Kui kasutad faksiserverit, võid Kirjade faksimist veelgi lihtsustada, määrates, et teatud Kliendikirjad saadetaks alati faksi teel. Toimi järgmiselt:
  1. Järgides Üldise mooduli juhendis toodud juhiseid, sisesta Üldise mooduli Printerite seadistusse faksiserveri kohta rida.

  2. Mine Kliendihalduse moodulisse ja vali Fail-menüüst Dokumendid. Märgi nimekirjas Kliendikirjad ja vali Operatsioonide menüüst käsklus Kirjelda dokument. Sisesta uus rida, kus määra sobiv Dokumendimall ning sisesta Printeri väljale oma faksiserver. Määra kas soovitud Keelekood (nt FAKS) Keele väljal või sobiv Numbriseeria Numbri väljal.

  3. Sisestades Kliendikirja, mida tahad faksida, veendu, et selle 'Päise' kaardil oleks määratud õige Keelekood või et oled Kirjale andnud sobivasse Numbriseeriasse kuuluva numbri. Dokumendimalli pead sisestama nii Dokumendimalli väljale kui ka 'Päise' kaardile.

  4. Kui soovid teatud standardkirja mõnikord printida ja mõnikord faksida, kirjelda mõlemaks puhuks eraldi dokumendid, nii nagu kirjeldasime eespool. Kliendikirja koostamisel sisesta 'Päise' kaardile vaikimisi kasutatavat printerit tähistav Keel (tavaliselt võib nii Kliendikirjal kui Kliendikirja dokumendi kirjeldamisaknas jätta välja Keel tühjaks). Kui Sul on vaja Kirja faksida, ava Dokumentide nimekirjast Kliendikirja määramisaken nagu tavaliselt ja sisesta faksiserverit tähistav Keelekood. Sellega ei võeta antud dokumendi välja trükkimisel arvesse Kliendikirjal kasutatud Keelt (st välja trükkimise asemel Kiri faksitakse).
Pea meeles, et Kirja Dokumendimallile lisatud pilte (st PICT ja EPS faile) ei faksita.

Faksinumber leitakse sarnaselt välja trükitud Kirjade aadressile: täpsemalt loe palun Kliendikirja 'Aadressi' kaarti kirjeldavast lõigust eespool.

Printing Customer Letters - Emailing

You can send letters from a Customer Letter record by email. To do this, open the Customer Letter record and select 'Send email' from the Operations menu. Please refer to the description of this function here for details.

---

The Customer Letter register in Standard ERP:

Go back to:

Operatsioonide menüü

Kui Kliendikiri on ekraanil avatud, saad kasutada selle Operatsioonide menüüd.

Operations Menu - Customer Letters - Search

This page describes the 'Search' function on the Operations menu in the 'Customer Letters: Browse' window. If you are using iOS or Android, the 'Search' function is on the Tools menu (with 'wrench' icon).

---

You can use the 'Search' function to search for Customer Letters containing a certain word or phrase. You can open Customer Letter records from the search results, so this function supplements the ability to search for Customer Letters in the 'Customer Letters: Browse' window. To use the 'Search' function, open the 'Customer Letters: Browse' window and select 'Search' from the Operations menu (Windows/Mac OS X) or Tools menu (iOS/Android). The following window opens:

Period
Paste Special    Reporting Periods setting, System module
The search will be carried out in Customer Letters whose Dates fall in the period that you specify here.

Text search
Enter here the text string that you are looking for. You must make an entry in this field, otherwise no search will be carried out. The search will only be carried out in the non-HTML text field in Customer Letters.
Press [Run] to activate the search. A report will be printed to screen, listing the Customer Letters found. In the report, click (Windows/Mac OS X) or tap (iOS/Android) on a Customer Number to open the Customer Letter record.

---

The Customer Letter register in Standard ERP:

Go back to:

Vaata kirja saajaid

Selle valikuga esitatakse aruanne, milles näed Kirja teksti ja adressaatide nimekirja. Enne funktsiooni kasutamist pead Kirja salvestama, klõpsates Salvesta.

Saada e-mail

Selle käsklusega saadetakse Kirja tekst adressaatidele e-mailiga. E-maili aadressid võetakse Kontaktisikute või kaardilt, saatja Isikukaardilt või seadistusest E-Maili SMTP Server.

Selle funktsiooni kasutamiseks peab Kiri olema kinnitatud ja salvestatud, kasutusel peab olema Välise Gateway moodul ning seadistatud peab olema E-Maili SMTP Serveri seadistus. Täpsemalt loe palun HansaWorldi e-maili võimalusi käsitlevast juhendist.

Create Menu - Customer Letters

The Create menu for the 'Customer Letter: New' and 'Customer Letter: Inspect' windows is shown above. If you are using iOS or Android, you can access the Create menu functions through the + menu.

'New' and 'Duplicate' are standard functions that are provided on every Create and + menu. Use these functions to create new records, in this case in the Customer Letter register. Please follow the links below for details about the other functions:

---

The Customer Letter register in Standard ERP:

Go back to:

Koosta tegevus

Selle funktsiooniga saad koostada Tegevusi. Nii saad näiteks mingiks hilisemaks ajaks planeerida Kirja välja trükkimise. Selle funktsiooniga koostatud Tegevustele antav Tüüp määratakse seadistuses Tegevuste tüübid, allsüsteemid. Uute Tegevuste Tüübiks on Tööülesanne, Sümboliks Muu ja Alguskuupäevaks käesolev kuupäev.

Funktsiooni valimisel avaneb aken Tegevus: Uus, kus saad sisestada uue Tegevuse:

Uus Tegevus on salvestatud ja avatud muudatuste tegemiseks. Tekst Kirja Teema väljalt kopeeritakse Tegevuse Kommentaari väljale ning Kirja allkirjastaja initsiaalid Tegevuse Isikute väljale. Tee vajalikud muudatused, salvesta Tegevus, klõpsates Salvesta ja sulge Tegevus sulgemisruudust. Kui Sa Tegevust enam ei vaja, vali Kaardi menüüst käsklus Kustuta. Mõlemal juhul on nüüd ekraanil taas Kliendikiri.

Tegevus ja Kliendikiri, millest see koostati, on omavahel seotud Kirjaklambri kaudu. See võimaldab Sul Tegevust vaadates lihtsalt avada Kliendikirja ja vastupidi. Seotud kaartide nimekirja vaatamiseks klõpsa Kirjaklambri sümbolil. Tee soovitud real hiirega topeltklõps kaardi avamiseks.

Tegevuse koostamiseks ei pea Kiri olema salvestatud.

Tegevusi saad lasta koostada ka automaatselt Kliendikirjade kinnitamisel. Seda saad määrata seadistuses Tegevuste tüübid, allsüsteemid. Tegevust ei koostata, kui Kliendikirja Kliendi väljale on sisestatud Klientide vahemik.

Akna Tegevus: Vaata ning seadistuse Tegevuste tüübid, allsüsteemid kohta loe palun käesolevast peatükist eespool.