Połączenie Kontrahentów i osób kontaktowych
W wersji HansaWorld Enterprise 5.0 kartoteka Osób kontaktowych została połączona z kartoteką Kontrahentów. Upgrade z wersji 4.3 lub wcześniejszych niż 5.0 wymaga przeniesienia informacji o osobach kontaktowych z kartoteki Osób kontaktowych do kartoteki Kontrahentów. Dane należy przenieść zanim karty osób kontaktowych zostaną wykorzystane w dowolnym miejscu w systemie (np. przed utworzeniem listu do Kontrahenta lub wykorzystaniem informacji o osobie kontaktowej w ofercie, zamówieniu lub na fakturze).
Stara kartoteka Osób kontaktowych od wersji 5.0 jest przechowywana w ustawieniach modułu Techniczny. W kartotece można utworzyć nową kartę, ale nie można jej wykorzystać w innych kartotekach. Kartę osoby kontaktowej można wprowadzić bezpośrednio w kartotece Kontrahentów.
Aby wykonać konwersję osób kontaktowych do Kontrahentów należy przejśc do modułu Techniczny. Jeśli, moduł Techniczny nie jest dostępny na liście modułów w instalacji wielostanowiskowej to zalogowany użytkownik nie posiada zdefiniowanego dostępu do tego modułu. Zaleca się, aby dla administratora systemu utworzyć grupę dostępu z domyślnym pełnym dostępem do modułu System oraz dodatkowo z dostępem do modułu Techniczny. Dostęp do modułu Techniczny w instalacji jednostanowiskowej wymaga załączenia check boxa Serwer w ustawieniu Konfiguracja w module System.
Aby przenieść osoby kontaktowe do kartoteki Kontrahentów, wybierz moduł Techniczny, a następnie uruchom polecenie Obsługi 'Przenieś osoby kontaktowe do kartoteki Kontrahentów'. Jeśli w bazie danych zostało zdefiniowanych kilka firm, procedurę należy uruchomić oddzielnie w każdej firmie.
- Rozpocznij od kodu
- polecenie Wstaw
Odbiorcy i Dostawcy w kartotece Kontrahentów
- Podaj numer Kontrahenta, który zostanie nadany pierwszemu rekordowi.
- Jeśli podany numer istnieje już w kartotece Kontrahentów to żadna karta osoby kontaktowej nie zostanie przeniesiona do kartoteki Kontrahentów po uruchomieniu polecenia.
- Definiując numer należy uwzględnić ilość osób kontaktowych oraz numery zdefiniowane w kartotece Kontrahentów. Załóżmy na przykład, że w bazie danych jest 100 osób kontaktowych. Jeśli przenoszenie kart rozpoczniemy z numerem 500, a w kartotece Kontrahentów istnieje już karta z numerem 550 to w kartotece powstanie 50 kart dla 50 pierwszych osób kontaktowych z numerami 500-549, ale pozostałe rekordy nie zostaną zaimportowane. Aby określić najwyższy numer wykorzystany w kartotece Kontrahentów, otwórz okno podpowiedzi w tym polu, kliknij przycisk [Wszystkie kontakty] i odwróć sortowanie w kolumnie Nr. Aby zdefiniować właściwą liczbę numerów dla osób kontaktowych (np., aby określić czy numer 3 cyfrowy będzie wystarczający) wydrukuj raport Liczba rekordów w module Techniczny
i podaj "ContactVc" w polu kartoteka.
- Jeśli żaden numer nie zostanie zdefiniowany w polu Rozpocznij od kodu, system odszuka ostatni zdefiniowany numer w kartotece Kontrahentów
i będzie kontynuował numerację zgodnie z tą sekwencją.
- Wstaw kategorię Odbiorcy
- polecenie Wstaw
ustawienie Kategorie kontrahentów, moduł Księga Sprzedaży
- Każdy rekord zdefiniowany w starej kartotece Osób kontaktowych zostanie przeniesiony do nowej kartoteki Kontrahentów. Podaj klasyfikację, jeśli chcesz określić kategorię dla nowych rekordów w kartotece Kontrahentów. Pozwoli to odróżnić osoby kontaktowe od Odbiorców i Dostawców zdefiniowanych w kartotece.
- Usuń stare karty osób kontaktowych z kartoteki
- Zaznacz check box, jeśli chcesz usunąć karty osób kontaktowych ze starej kartoteki Osób kontaktowych po przeniesieniu ich do nowej kartoteki Kontrahentów. Jeśli opcja nie zostanie użyta, karty w starej kartotece zostaną zamknięte.
- Polecenie Obsługi najpierw kopiuje poszczególne karty osób kontaktowych do kartoteki Kontrahentów, a poźniej usuwa stare rekordy. Jeśli polecenie nie zostanie wykonane poprawnie w całości (np. zostanie przerwane ze względu na błędny numer użyty w polu Rozpocznij od kodu) to żadne stare karty osób kontaktowych nie zostaną usunięte.
- Jeśli opcja nie jest używana można ponownie uruchomić polecenie Obsługi 'Przenieś osoby kontaktowe do kartoteki Kontrahentów', aby przenieść karty osób kontaktowych do kartoteki Kontrahentów.
