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Este texto se hace referencia a la versión del programa 5.4  

Flujo de Trabajo

La administración de un negocio siempre conlleva un flujo de tareas y atribuciones. En una empresa tradicional de comercio se realiza la compra de mercaderías para luego colocarlas en el almacén. Las órdenes de venta se procesan, los niveles de stock se verifican, las mercaderías se despachan, se emiten facturas y se efectúan los pagos (entrantes o salientes). Todas las transacciones y movimientos financieros se registran en un sub-sistema contable.

En este sentido, el uso de un sistema financiero moderno como HansaWorld Enterprise permite automatizar la mayor cantidad posible de tareas administrativas. Si ingresas información a una parte del sistema, no es necesario volverla a ingresar nuevamente. La información quedará registrada para poder reutilizarla y para que esté inmediatamente disponible en toda la amplitud del sistema.

La anterior ilustración muestra un esquema simplificado de la interacción entre las atribuciones y la información (mensajes) en un comercio tradicional. El flujo físico básico aparece en la parte de abajo y muestra las atribuciones “operativas” que se encargan del manejo de las mercaderías (su recepción, almacenamiento y despacho). Los rectángulos por su parte se refieren a las atribuciones “administrativas??? que se encargan del flujo de información dentro de la empresa. Los rectángulos más pequeños son mensajes que contienen información que circula en la empresa. El recuadro interlineado es el límite del negocio; aunque los Proveedores y Clientes estén fuera de él, existe un permanente intercambio de información con ellos.

Una de las atribuciones de la parte administrativa es llevar la memoria de la organización. Esto se realiza con la ayuda de archivos y registros donde se guarda la información sobre los movimientos comerciales. El siguiente gráfico muestra una estructura igual a la anterior, pero los mensajes han sido removidos y reemplazados por los registros manejados por la empresa.

El diseño modular de HansaWorld proporciona una serie de tareas estandarizadas para cada área funcional en una empresa. El diseño es muy flexible, posibilitando que muchos tipos de empresas operen el software. En HansaWorld siempre es posible acceder a la información inmediatamente desde cualquier módulo. Por ejemplo, si la persona encargada de procesar Facturas de Compra, necesita información sobre una Factura de Venta, entonces estará habilitado para hacer esto sin necesidad de salir del sistema (esto está sujeto a que la persona tenga los derechos necesarios de acceso).

HansaWorld Enterprise es un sistema contable integrado lo cual significa que las diferentes partes de este sistema interactúan entre sí. Por ejemplo, el módulo Ventas está integrado con el módulo Contabilidad de modo que tan pronto se apruebe una Factura, todos los registros vinculados a las cuentas de la empresa se actualizarán automáticamente y esta información estará disponible para todos los usuarios.

En muchos casos, esta integración implica que el usuario no notará la creación real de Asientos Contables desde los módulos Ventas y Compras pero evidentemente podrá verificar que el proceso es completamente automático. Todas estas transacciones constituyen un 80% de los asientos contables en un sistema manual. Con HansaWorld Enterprise simplemente puedes alivianar el esfuerzo gastado en ingresar todos estos datos y el afán de conciliar los libros entre sí. ¡HansaWorld hace todo esto automáticamente! El siguiente gráfico ilustra todo este proceso.

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