Połączenie Odbiorców i Dostawców
Do wersji 4.1 karty Odbiorów i Dostawców były rejestrowane w oddzielnych kartotekach w systemie. W wersji 4.1 obie kartoteki zostały połączone. Upgrade z wersji 4.0 lub wcześniejszych wymaga przeniesienia informacji o Dostawcach z kartoteki Dostawców do kartoteki Odbiorców. Dane należy przenieść zanim zostaną one wykorzystane w dowolnym miejscu w systemie (np. przed utworzeniem zamówienia zakupu lub faktury zakupu).
Stara kartoteka Dostawców od wersji 4.1 przechowywana jest w ustawieniach modułu Techniczny. Można edytować karty Dostawców znajdujące się w tej kartotece (np. zmienić numeru NIP jak opisano poniżej), ale nie można dodawać nowych rekordów. Kartę Dostawcy można dodać w nowej kartotece Kontrahentów.
Aby wykonać konwersję Dostawców do Kontrahentów należy przejśc do modułu Techniczny. Jeśli, moduł Techniczny nie jest dostępny na liście modułów w instalacji wielostanowiskowej to zalogowany użytownik nie posiada zdefiniowanego dostępu do tego modułu. Zaleca się, aby dla administratora systemu zdefiniować grupę dostępu z domyślnym pełnym dostępem do modułu System oraz dodatkowo z dostępem do modułu Techniczny. Dostęp do modułu Techniczny w instalacji jednostanowiskowej wymaga załączenia check boxa Serwer w ustawieniu Konfiguracja w module System.
Poniżej przedstawiono procedurę przeniesienia Dostawców do kartoteki Kontrahentów w bazie danych zawierającej następujące karty Odbiorców (Kontrahentów) oraz Dostawców:
Aby przenieść dane należy postępować zgodnie z poniższymi krokami:
- Przed upgradem do nowej wersji wydrukuj podstawowe raporty z modułu Księga Zakupu jak:
Księga Zakupu, Zestawienie otwartych faktur oraz Okresowe zestawienie dostawców. Podobnie z modułu Zamówienia Zakupu:
Zamówienia zakupu oraz Dziennik zamówień zakupu.
- Wykonaj upgrade do nowej wersji korzystając z wcześniejszych wskazówek.
- Wykonaj archiwum tekstowe bazy danych.
- Przed przeniesieniem Dostawców do kartoteki Kontrahentów należy zmodyfikować kartotekę Dostawców w następujący sposób:
- Jeśli firma jest zarówno Odbiorcą jak i Dostawcą, to numer Odbiorcy powinien być taki sam jak numer Dostawcy. Numer NIP powinien być również identyczny. W trakcie konwersji dane z karty Dostawcy zostaną dodane do karty Odbiorcy w kartotece Kontrahentów.
- Jeśli firma jest tylko Dostawcą to numer Dostawcy musi być różny od numerów kart zdefiniowanych w kartotece Kontrahentów. W trakcie konwersji dane z karty Dostawcy zostaną przeniesione do nowej karty w tej kartotece, a numer Kontrahenta będzie odpowiadał numerowi Dostawcy.
Aby rozpocząć proces konwersji wykonaj raport Konwersja Dostawców na Kontrahentów w module System bez zaznaczania opcji Porównaj z ustawieniem Konwersja - dostawcy. Od wersji 5.1 raport został przeniesiony do modułu Techniczny.
Komunikat w pierwszej linii raportu informuje o możliwości przeniesienia danych o Dostawcach prosto do kartoteki Kontrahentów. Jeśli komunikat wskazuje na taką sytuację (pozostała część raportu jest pusta) przejdź do kroku 6.
Raport może składać się z czterech części, które wskazują na konieczność wprowadzenia zmian w kartotece Dostawców.
Są to:
- dotyczy sytuacji, kiedy numer Dostawcy jest taki sam jak numer Odbiorcy, ale firmy są różne (mają różne numery NIP lub jedna/obie firmy nie mają mają numerów NIP). W takiej sytuacji należy zmienić numer Dostawcy jak opisano w kroku 5 poniżej (lub jeśli firmy są rzeczywiście tym samym podmiotem należy sprawdzić numery NIP na karcie Odbiorcy i Dostawcy).
W powyższym przykładzie Odbiorca 002 oraz Dostawca 002 to dwie różne firmy. Zatem Dostawca 002 otrzyma inny numer (numer nie może być używany w kartotece Odbiorców).
- dotyczy sytuacji, kiedy numer Dostawcy nie jest taki sam jak numer Odbiorcy, ale firmy są te same (firmy mają ten sam numer NIP). Jeśli firmy są różne należy zmienić numer NIP na karcie jednej z nich lub na obu kartach (aby otworzyć kartę Odbiorcy lub Dostawcy kliknij numer Odbiorcy/Dostawcy na raporcie). Jeśli firmy są rzeczywiście tym samym podmiotem należy zmienić numer Dostawcy na numer Odbiorcy jak opisano w kroku 5 poniżej.
W powyższym przykładzie Odbiorca 003 oraz Dostawca 303 to te same firmy. Dostawca 303 zostanie przenumerowany na Dostawcę 003, a w trakcie konwersji informacje o Dostawcy zostaną przeniesione do karty Odbiorcy 003.
- dotyczy sytuacji, kiedy numer Dostawcy jest taki sam jak numer Odbiorcy (ten sam numer NIP). Jeśli firmy są rzeczywiście tym samym podmiotem nie trzeba przeprowadzać żadnych kroków. Jeśli firmy są różne należy zmienić numer Dostawcy jak opisano w kroku 5 poniżej oraz numer NIP w jednej lub w obu firmach (aby otworzyć kartę Odbiorcy lub Dostawcy i zmienić numer NIP, kliknij numer Odbiorcy/Dostawcy na raporcie).
W powyższym przykładzie Odbiorca 001 oraz Dostawca 001 to te same firmy. System umożliwi konwersję i przeniesienie informacji z Dostawcy 001 do Odbiorcy 001.
- dotyczy sytuacji, kiedy numer Dostawcy jest inny niż numer Odbiorcy, firmy mają różne numery NIP, ale te same nazwy. Jeśli firmy są różne nie trzeba przeprowadzać żadnych kroków. Jeśli to ten sam podmiot należy zmienić numer Dostawcy na numer Odbiorcy jak opisano w kroku 5 poniżej oraz numer NIP na karcie Dostawcy na taki sam jak na karcie Odbiorcy.
Powyższą sytuację przedstawia Odbiorca 004 oraz Dostawca 304. W rzeczywistości to ten sam podmiot. W obu firmach należy zdefiniować ten sam numer NIP. Dostawcę 304 należy przenumerować na Dostawcę 004. Podczas konwersji informacje o Dostawcy zostaną przeniesione do karty Odbiorcy 004. Odbiorca 005 oraz Dostawca 305 znajdują się także w tej kategorii, ale stanowią oddzielne firmy. W tym przypadku podczas konwersji informacje o Dostawcy zostaną przeniesione do kartoteki Kontrahentów bez dodatkowych działań.
Odbiorcy i Dostawcy, którzy nie zakwalifikowali się do żadnego z czterech opisanych przypadków (np. zupełnie różne firmy, które nie posiadają wspólnych numerów/numerów NIP) nie zostaną uwzględnieni na raporcie. Podczas konwersji informacje o Dostawcach zostaną przeniesione do kartoteki Kontrahentów bez dodatkowych działań. Na przykład, dla Dostawcy 503 zostanie utworzona nowa karta w kartotece Kontrahentów (Kontrahent 503) do której zostaną przeniesione dane o Dostawcy.
Podstawą porównywania kart jest numer NIP. Zaleca się, aby przed wykonaniem raportu (lub bezpośrednio na raporcie) uzupełnić numery NIP dla wszystkich Odbiorców i Dostawców, jeśli jest to możliwe. Po uzupełnieniu informacji o numerach NIP, przejdź do kroku 5.
- Jeśli raport sugeruje jakieś zmiany numerów Dostawców wprowadź je na tym etapie.
W powyższym przykładzie należy zmienić trzy numery Dostawców:
- Dla Dostawcy 002 należy zdefiniować nowy numer, który nie jest wykorzystywany w kartotece Kontrahentów.
- Dostawcy 303 należy nadać numer 003 (ta sama firma co Odbiorca 003), a Dostawcy 304 numer 004.
W tym celu uzupełnij ustawienie Konwersja - dostawcy. Ustawienie można uzupełnić ręcznie lub automatycznie korzystając z polecenia Obsługi 'Przygotowanie ustawienia: Konwersja dostawców'. Wykonaj archiwum tekstowe bazy danych, utwórz nową bazę danych, zaznacz właściwą opcję w ustawieniu Konwersja - podstawowe i zaimportuj archiwum.
Aby uzyskać dodatkowe wskazówki należy postępować zgodnie z poniższymi krokami:
- Otwórz ustawienie Konwersja - dostawcy w module System. Uzupełnij ustawienie wprowadzając stare numery Dostawców po lewej oraz nowe numery po prawej stronie tabeli:
- W przypadku dużej liczby Dostawców można wykorzystać polecenie Obsługi 'Przygotowanie ustawienia:Konwersja dostawców' w module System, aby wypełnić tabelę (od wersji 5.1 polecenie jest dostępne w module Techniczny).
Polecenie zakłada, że Odbiorca i Dostawca z tym samym numerem NIP to de facto ta sama firma. Dlatego przed uruchomieniem polecenia należy uzupełnić wszystkie możliwe numery NIP Odbiorców oraz Dostawców jak opisano w kroku 4.
Po wybraniu polecenia Obsługi 'Przygotowanie ustawienia:Konwersja dostawców' pojawi się następujące okno:
- Zasady ogólne dla kontrahentów z tym samym numerem
- Opcje kontrolują sposób nadawania nowych numerów Dostawcom (sytuacja 4a powyżej; numer Dostawcy jest taki sam jak numer Odbiorcy, ale firmy są różne).
- Rozpocznij od ostatniego numeru kontrah.
- Nowy numer Dostawcy będzie kolejnym wolnym numerem Odbiorcy.
- Rozpocznij od nr
- System nada nowe numery zaczynając od kolejnego numeru podanego w tym polu.
- Użycie tej opcji wymaga bardzo dokładnej analizy numerów zdefiniowanych już w kartotece Kontrahentów oraz w starej kartotece Dostawców.
- Dodaj
- System doda prefiks do starego numeru Dostawcy.
- Dla znalezionych kontrahentów z tym samym NIPem
- Opcje kontrolują sposób nadawania nowych numerów Dostawcom (sytuacja 4b powyżej; numer Dostawcy jest inny niż numer Odbiorcy, ale numer NIP jest ten sam).
- Zamień numer dost. na nr odb
- Dostawca otrzyma numer Odbiorcy z tym samym numerem NIP.
- Użyj zasad ogólnych
- Dostawca otrzyma nowy numer utworzony zgodnie z ogólnymi zasadami dla kontrahentów z tym samym numerem powyżej.
- Dla kontrahentów z tym samym NIPem i numerem
- Opcje kontrolują sposób nadawania nowych numerów Dostawcom (sytuacja 4c powyżej; numer Dostawcy jest taki sam jak numer Odbiorcy oraz firmy mają ten sam numer NIP).
- Pomiń
- W stosunku do takich Dostawców nie zostaną podjęte żadne działania.
- Użyj zasad ogólnych
- Dostawca otrzyma nowy numer utworzony zgodnie z ogólnymi zasadami dla kontrahentów z tym samym numerem powyżej.
- Użyj tych samych zasad dla wszystkich kontrahent.
- Zaznacz check box, jeśli opcja wybrana w 'Zasady ogólne dla kontrahentów z tym samym numerem' ma odnosić się do wszystkich Dostawców (tj. Dostawców bez możliwości połączenia z kartoteką Kontrahentów, których numery należy przenumerować lub poprzedzić prefiksem jak opisano powyżej).
Kliknij przycisk [Uruchom], aby uruchomić polecenie Obsługi. Następnie sprawdź czy ustawienie Konwersja - dostawcy w module System zostało wypełnione poprawnie oraz wprowadź stosowne poprawki, jeśli istnieje taka potrzeba.
W powyższym przykładzie 'Zasady ogólne dla kontrahentów z tym samym numerem' dotyczą Dostawcy 002. Ustalo kolejność numerowania od 600 (numery z tej serii nie występują w kartotece Kontrahentów oraz Dostawców). Opcje 'Dla znalezionych kontrahentów z tym samym NIPem' dotyczą Dostawców 303 i 304. Dostawcy otrzymają odpowiednio nowe numery 003 oraz 004. Zasady dotyczy wszystkich Dostawców, którzy mają ten sam NIP co Odbiorca. Jeśli dla jakiś Dostawców nie ma to zastosowania, należy wycofać ich z tej grupy poprzez zmianę numeru NIP przed uruchomieniem polecenia Obsługi.
- Uruchom ponownie raport Konwersja Dostawców na Kontrahentów z opcją 'Porównaj z ustawieniem Konwersja - dostawcy'. Raport porówna informacje zdefiniowane w ustawieniu Konwersja - dostawcy i sprawdzi czy istnieje możliwość przeniesienia Dostawców do kartoteki Kontrahentów.
Jeśli raport sugeruje jakieś zmiany, należy wprowadzić odpowiednie poprawki.
W prezentowanym przykładzie raport ma postać:
Raport składa się z dwóch części. Pierwsza część stanowi przypomnienie, że informacje o Dostawcy 001 zostaną przeniesione do Odbiorcy 001 (ta sama firma). Druga część raportu pokazuje, że Dostawca 305 oraz Odbiorca 005 to podmioty o tej samej nazwie i istnieje prawdopodobieństwo, że jest to ten sam podmiot. System utworzy Kontrahenta o numerze 305, który będzie traktowany jako oddzielna firma. Jak wynika z przykładu, obie firmy to oddzielne podmiotamy, dlatego nie trzeba wprowadzać żadnych poprawek.
- Wykonaj archiwum tekstowe całej bazy danych, a następnie zamknij aplikacje Hansy.
- Utwórz nową bazę danych. Otwórz ustawienie Konwersja - podstawowe (moduł System), a następnie zaznacz check box Zamień dostawców.
- Zaimportuj archiwum. Wyłącz opcję w ustawieniu Konwersja - podstawowe oraz usuń dane wprowadzone w ustawieniu w Konwersja - dostawcy.
Więcej informacji na temat kroków iv-vi zobacz: ustawienie Konwersja - podstawowe.
- Otwórz ustawienie Dostawcy w module Techniczny i sprawdź czy numery Dostawców zostały uaktualnione zgodnie z założeniem.
Numery dostawców zostaną zmienione we wszystkich dokumentach i operacjach w systemie (np. na fakturach zakupu, zamówieniach zakupu dokumentach PZ).
- Uruchom ponownie raport Konwersja Dostawców na Kontrahentów w module System (od wersji 5.1 raport dostępny w module Technicznym). Informacja prezentowana na raporcie powinna wskazywać na możliwość uruchomienia polecenia Obsługi 'Konwersja dostawców do kontrahentów' w module System (od wersji 5.1 polecenie dostępne jest w module Technicznym).
- Uruchom polecenie Obsługi 'Konwersja dostawców do kontrahentów'. Wszystkie informacje o Dostawcach zostaną przeniesione do kartoteki Kontrahentów.
Sprawdź czy przeniesione rekordy w kartotece Kontrahentów zawierają poprawne informacje.
- Wykonaj raporty jak w kroku 1 powyżej i porównaj je z poprzednimi raportami.
Jeśli w bazie danych znajduje się kilka firm to kroki 1,3,4 oraz 5 i-iii należy wykonać oddzielnie w poszczególnych firmach. Upewnij się, że ustawienie Konwersja - dostawcy zostało prawidłowo zdefiniowane przed wykonaniem kroków 5iv-vi, jeśli chcesz wykonać konwersję jednorazowo dla całej bazy danych.
