HansaManuals Home   >> Standard ERP   >> Job Costing  

Предыдущая   Следующая  

Данный текст относится к версии программы 4.2  

Модуль "Калькуляция проектов", введение

Модуль «Калькуляция проектов» разработан прежде всего для компаний сферы услуг, оборот которых в решающей степени зависит от затрат труда их сотрудников. Затраты труда в таких компаниях обычно учитываются по часам, дням и неделям. Во многих случаях клиентам поставляются товары и материалы, за которые взимается отдельная плата. Ценообразование может варьироваться, например, от установленной цены за весь проект до почасовой оплаты за работу каждого служащего, за каждое выполненное задание, а также по каждому клиенту. Система калькуляции проектов и учета оплаты рабочего времени должна быть достаточно гибкой с тем, чтобы дать пользователю возможность легко управлять всеми доступными комбинациями.

Необходимость системы калькуляции проектов и учета оплаты рабочего времени становится очевидной даже в небольших компаниях по мере усложнения задачи администрирования проектов. Часто считается, что, когда число работников небольших консалтинговых компаний составляет от 20 до 30, то эти компании «достигли предела», т.е. дальнейшее расширение требует найма на полный рабочий день дополнительных менеджеров по продажам, что часто негативно отражается на прибыльности всего предприятия. Путем упрощения процесса управления проектами Hansa позволяет «сдвинуть» этот предел.

На предприятиях сферы услуг учет рабочего времени сотрудников является залогом успеха компании. Неучтенный час потерян безвозвратно. Ключ рентабельности компании – постоянный и систематический контроль проектов, учет оплаты рабочего времени, и целью любой такой системы является повышение эффективности компаний в этих областях. Однако, руководство каждого предприятия имеет свои представления о контроле проектов, служащих и оплате. В этой связи Hansa предлагает набор очень полезных отчетов с необходимой менеджерам информацией.

Модуль «Калькуляция проектов» разработан таким образом, что каждый сотрудник может вести таблицы учета своего рабочего времени на ежедневной основе. Заполнение этих таблиц контролируется менеджерами, и их необходимо утвердить перед еженедельным фактурированием. Процесс оформления счета полностью контролируем, и до утверждения таблиц времени в них можно вносить изменения.

Основная функция этого модуля – сбор информации об отработанном времени, а также о материалах или услугах, использованных в определенном проекте, задании, либо при обслуживании клиента. Имея эту информацию, руководство предприятия может сопоставить ее с бюджетом, при необходимости откорректировать и, как правило, выставить счет. Таким образом, модуль делает упор на прибыль, а не на затраты. Затратная часть каждой операции контролируется модулем «Финансы» с использованием объектного учета.

Модуль «Калькуляция проектов» интегрирован со всей системой Hansa. Счета-фактуры на услуги и проекты переносятся в модуль «Расчеты с клиентами», где они рассматриваются как обычные счета-фактуры. Модуль «Расчеты с клиентами», в свою очередь, интегрирован с модулем «Финансы».

Модуль «Калькуляция проектов» связан с несколькими другими модулями Hansa. На диаграмме ниже показаны регистры рассматриваемого модуля, а также другие регистры процесса управления проектами. Слева – регистры модуля «Калькуляция проектов», внизу – все регистры других модулей, связанные с ним, обеспечивающие необходимую информацию для эффективного управления проектами. Здесь же имеются настройки, необходимые для корректной работы модуля.

При использовании модуля проекты и бюджеты вносятся в соответствующие регистры. Затем вводятся таблицы времени, в которых описана выполненная работа. Данная информация, а также та, что касается оплачиваемых пунктов (затраты, товары и материалы, использование внутренних ресурсов и списания со складов, занесенные в соответствующий регистр), автоматически заносятся в регистр «Записи операций». В этих записях каждое оплачиваемое наименование отражено отдельно, подробно указаны количества и цены, подлежащие фактурированию, и полученные за каждый проект.

Данный процесс проиллюстрирован на следующей диаграмме:

Перед оформлением счета-фактуры в записи операций по проекту можно вносить изменения, после чего создаются «черновые» счета-фактуры. Они сохраняются в регистре «Счета-фактуры» в модуле «Расчеты с клиентами». Перед утверждением в них можно внести изменения.

Данные счета-фактуры отражают в основном работы завершенные по проекту. В некоторых обстоятельствах, фактурирование, основанное на фактической стоимости не всегда целесообразно. Вместо этого фактурирование будет проходить по методу фиксированной цены. Для этого введите фиксированную стоимость в регистр «Бюджеты» При выставлении счетов-фактур по проекту, система определит автоматически, содержит ли счет-фактура фактическую или фиксированную стоимость.

Здесь же доступны отчеты о сотрудниках и затраченном времени, а также несколько отчетов, отражающих статус проектов. В отчетах имеется особенность - «развертка» (drill-down), упрощающая процесс анализа и контроля.

Предыдущая   Следующая   Наверх