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Este texto se hace referencia a la versión del programa 5.1  

Clientes y Proveedores

La información respecto a tus Clientes, Proveedores y otras empresas con quienes mantienes relaciones comerciales está guardada en el registro Contactos. El registro Contactos está disponible desde los módulos Ventas, Compras, Órdenes de Venta, Órdenes de Compra y además Contratos, Cotizaciones, CRM y Órdenes de Servicio si están instalados. Básicamente, el hecho de almacenar toda esta información en un solo registro permite un uso pleno del Calendario, Administrador de Tareas, los Mails y las Cartas. Además solo es necesario mantener un solo registro individual para aquellas empresas que son clientes y proveedores a la vez.

En estas páginas, el término “Cliente” y/o “Proveedor” generalmente se usa para referirse a un solo registro individual en el registro Contactos. Toma en cuenta que un registro individual de Contacto (cliente o proveedor) no necesariamente representa un ente que compra mercaderías o servicios a tu empresa o a quien tú le compras. De hecho, un Contacto puede representar cualquier empresa que constituye potencialmente un cliente o proveedor.

El término “Cliente” generalmente se usa para referirse a un Contacto con quien existe actividad comercial en el contexto de ventas; el término “Proveedor” se utiliza para referirse a un Contacto con quien existe actividad comercial en el contexto de compras. Un “Proveedor” es aquel cuyo registro individual muestra la casilla ‘Proveedor’ tildada.

Tan pronto comiencen las interacciones con un cliente o proveedor potencial, se deberá registrar los detalles de esa empresa en el registro Contactos. Es importante que especifiques en qué calidad se encuentra la relación con esa empresa. Para esto, usa el campo ‘Clasificación’ ubicado en la solapa 'Contacto'. Para definir si un Contacto es Cliente o Proveedor (o ambos), tilda las casillas respectivas ubicadas en el encabezado. De este modo podrás usar tus Contactos en transacciones de venta o compra según corresponda.

El término “Persona de Contacto” se usa para referirse a una persona natural que administra en solo su negocio o para referirse a alguien que trabaja para un Cliente o Proveedor. En el último caso, deberás crear registros individuales por separado para la empresa (cliente o proveedor) y para la Persona de Contacto. No obstante, tanto la empresa como sus Personas de Contacto deben quedar enlazadas usando el registro Relaciones c/Cliente (ver aquí).

Para el manejo de las transacciones de venta, puedes agrupar Clientes similares usando Categorías Cliente. Así, cada Cliente perteneciente a una Categoría estará sujeto a una misma Lista de Precio, Matriz de Descuento y una Cuenta Deudor. Esto te ahorra el trabajo de tener que especificar esta información en los registros individuales de Clientes. Por otro lado, las Categorías de Cliente también facilitan ciertas modificaciones, por ejemplo, si necesitas modificar la Matriz de Descuento de varios Clientes, solo debes ejecutar esta modificación en la Categoría de Cliente respectiva para que el cambio recaiga sobre varios Clientes. Toma en cuenta que la información especificada en cada registro individual de Contacto tendrá prioridad sobre la información especificada en la Categoría de Cliente. Por ejemplo, si especificas una Lista de Precio en una Categoría de Cliente y otra en el registro individual de un Cliente perteneciente a esa Categoría, el sistema usará la Lista de Precio especificada en el registro individual del Cliente.

Para el manejo de transacciones de compra, puedes agrupar Proveedores similares usando Categorías de Proveedor. Así, cada Proveedor perteneciente a una Categoría estará sujeto a una misma Cuenta Anticipo y Cuenta Acreedor. Esto te ahorra el trabajo de tener que especificar esta información en los registros individuales de Proveedor. Toma en cuenta que aquellas empresas que se constituyen tanto en clientes y proveedores tuyos pueden pertenecer simultáneamente a una Categoría de Cliente o a una Categoría de Proveedor.

Antes de la versión 4.1 de HansaWorld Entereprise, los clientes y proveedores se almacenaban en registros separados. En esta versión, estos dos registros se unificaron, por lo tanto cuando pases a esta versión u otra posterior, deberás usar la función de Mantenimiento ‘Convertir Proveedores a Contactos’ (módulo Técnico) para extraer la información que anteriormente se almacenaba en dos registros (ver página Cómo Uniformizar los Códigos de Clientes y Proveedores).

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