Cierre de Gestión
Al final del año financiero, los libros están cerrados y se inicia un nuevo año. Se producen las cuentas finales, los auditores emitirán su informe y la gerencia presentará su informe en la reunión anual de propietarios. Después de la aprobación, en el caso de sociedades anónimas, el informe anual se presenta ante la autoridad pertinente.
Las empresas tendrán sus propios métodos para registrar ganancias / pérdidas al final de un año financiero. Un método típico se describe en los pasos 4-9 a continuación: este método puede no ser adecuado para todas las empresas en todos los países. Por ejemplo, no será adecuado para empresas en Portugal: el procedimiento para finalizar un año financiero en Portugal se describe aquí. Un procedimiento alternativo que se puede seguir en algunos países (por ejemplo, Argentina), es utilizar la función de Mantenimiento de 'Simulación de fin de año' descrita aquí. Consulte a su asesor financiero para obtener más consejos sobre este tema.
- Si está registrado para el IVA, el primer paso debe ser imprimir un Informe de IVA para el último trimestre del año (y por separado para los trimestres anteriores si aún no se ha hecho) .
- Para cada trimestre, debe ingresar una Transacción en el registro Asientos transfiriendo la cantidad de IVA a pagar/recibir en la Cuenta de pagos de IVA (si está utilizando la plantilla de cuentas suministradas con Standard ERP, esta es la cuenta 835). Esta transacción debitaría la Cuenta por pagar de salidas de IVA (830) y acreditaría la Cuenta por cobrar de entradas de IVA (831), con un registro de saldo en la Cuenta de pagos de IVA. Debe ingresar esta Transacción en el trimestre al que pertenece, preferiblemente como la última Transacción del período. Consulte la página Importar datos de configuración para obtener detalles sobre el uso de la plantilla Plan de cuentas suministrado con Standard ERP.
Puede transferir la cantidad pagadera/por cobrar desde/hacia su cuenta bancaria utilizando una Transacción adicional cuando se realiza/recibe el pago.
- Imprima los siguientes informes de Contabilidad, utilizando todo el año como el período del informe en cada caso. Estos proporcionarán tanto un registro impreso del negocio del año como la base para el trabajo de fin de año que ahora realizarán sus auditores.
- Contabilidad
- El informe Mayor contable es una parte importante de las cuentas finales de una empresa. Es una lista de cada Transacción, clasificada por Cuenta y listada en el orden en que fueron ingresadas.
- Diario de Asientos
- El diario de asientos es una lista de cada transacción, en orden de número de asiento.
- Estado de Resultados
- El informe Estado de Resultados resume los ingresos y gastos (y, por lo tanto, las ganancias o pérdidas operativas) de la empresa durante el año fiscal. El resultado que se muestra en el informe de Estado de Resultados debe coincidir con el ('saldo') resultado en el balance general.
- Balance
- El Balance general muestra el estado financiero, en un momento determinado de la compañía que muestra Activos, Pasivos y Capital Social.
- Documentación del sistema
- El informe de documentación del sistema en el módulo de sistema describe el sistema de contabilidad que se está utilizando. Esto incluye descripciones del plan de cuentas, reglas de contabilidad, etc. Esto permite que un extraño entienda cómo ha llegado a las cuentas finales.
- Asegúrese de registrar en su plan de cuentas (es decir, Cuentas ) Cuentas definidas como se muestra en la ilustración:
- Las cuentas definidas en el paso 4 anterior no deberían aparecer en la Definición para su informe Estado de Resultados, pero deberían ser parte del cálculo de ganancias en el Balance General.
En la plantilla Plan de cuentas suministrado con Standard ERP, estas son las líneas 90, 100 y 105 de la Definición del Balance general. Para comprobar esto, primero asegúrese de estar en Contabilidad y haga clic en el botón [Opciones] en el Centro de navegación o use el método abreviado de teclado Ctrl. Enter. Luego, haga doble clic en 'Configuración de informe' en la lista siguiente. Luego, resalte 'Balance general' en la lista en el lado izquierdo de la ventana 'Configuración de informe' y haga clic en el botón [Definición].
Se abre la siguiente ventana:
Haga doble clic a su vez en las líneas 90, 100 y 105 (o los equivalentes si no está utilizando la plantilla de Definición de informe de plan de cuentas y/o balance suministrado con Standard ERP) y asegúrese de que estén definidos como se muestra:
La línea 90 en la plantilla Definición Balance es el cálculo del patrimonio. Hace que los saldos de todas las Cuentas entre 950 y 970 se muestren en el Balance general, junto con una cifra total de capital.
La línea 100 en la definición del balance general de la plantilla es el cálculo del beneficio. Esta línea no tiene ningún texto y, por lo tanto, no se imprimirá en el informe.
En la línea 105, el Tipo es "Suma", por lo que imprimirá el resultado del cálculo en la línea 100.
- Una vez que sus auditores hayan concluido su trabajo y se hayan ingresado las Transacciones consiguientes, consulte el paso 3 anterior e imprima nuevamente los informes, ya que los registros finales del año acaban de finalizar. Estas serán la base para las cuentas de fin de año presentadas a los propietarios o directores. La utilidad neta en el informe Estado de Resultados debe ser el mismo que la utilidad/pérdida que se muestra en el Balance General. Tome nota de esta figura.
- Ahora debe contabilizar las ganancias o pérdidas del año que acaba de finalizar en el Resultado de la cuenta del año fiscal actual (Cuenta 960 en la plantilla Plan de cuentas y en el paso 4 anterior). Para ello, ingrese un nuevo registro en el registro Asientos con fecha del último día del año que acaba de finalizar. Si su empresa obtuvo ganancias, esta Transacción debe debitar la Cuenta especial para Transacciones de ganancias (Cuenta 99999 en el paso 4 anterior) y acreditar el Resultado de la cuenta del año fiscal actual con el valor anotado en el paso 6. Si se ha producido una pérdida, los débitos y créditos deben revertirse.
- Guarde la transacción e imprima los reportes Balance General, Estado de Resultados y Balance de prueba en la pantalla. Ahora debería encontrar que la cifra de ganancias en el Balance General es cero, y el Balance General y el informe Estado de Resultados deben equilibrarse. Finalmente, verifique que su informe de Balance de prueba para el último año aún tenga saldos.
- Ahora debe adelantar la cifra de ganancias/pérdidas al próximo año. Para ello, ingrese un nuevo registro en el registro Asientos con fecha el primer día del año nuevo. Deberá actualizar la opción de Periodos Fiscales y, si la está utilizando, la opción de Números de Serie - Asientos como se describe en los pasos 10 y 12 a continuación antes de poder hacer esto. Si su empresa obtuvo ganancias, esta Transacción debe debitar el Resultado de la cuenta del año fiscal actual y acreditar la Cuenta de ganancias retenidas (Cuenta 970 en el paso 4 anterior) con el valor indicado en el paso 6. Si su compañía tuvo una pérdida, los débitos y Los créditos deben ser revertidos.
El resultado de las dos Transacciones en los pasos 7 y 9 es que el saldo a plazo para la Cuenta 960 será el resultado del año anterior en el Balance para el próximo año. El saldo final de la Cuenta 970 será el resultado acumulado de todos los años anteriores en el Balance general para el próximo año. Ahora debe asegurarse de estar listo para el nuevo año. Sigue estos pasos:
- Usando la opción Periodos Fiscales en Contabilidad, registre el nuevo año financiero en la primera línea en blanco. No inserte el año nuevo en la parte superior de la lista porque los años fiscales deben aparecer en orden cronológico. No elimine los años fiscales pasados. Se recomienda que solo agregue los años fiscales de uno en uno, ya que los necesita. Esto ayudará a evitar el almacenamiento accidental de transacciones en años futuros. Haga clic en [Guardar] para guardar.
- Ahora debe definir los períodos que usará comúnmente al producir informes. Esto se realiza utilizando la opción Periodos de informes, nuevamente en el módulo Sistema. En este caso, debe insertar los nuevos períodos en la parte superior de la lista porque el primer período de la lista se ofrece como predeterminado cada vez que produce un informe. Para insertar un nuevo período en la parte superior de la lista, haga clic en la fila número 1 y presione la tecla Intro o Retorno. Ingrese los períodos de informes que necesita y haga clic en [Guardar] para guardar.
- Si está utilizando una serie de números que dependen de la fecha, debe actualizarlos para tener en cuenta el nuevo año. Esto es particularmente importante para las series de números que se utilizarán cuando cree registros de forma remota (por ejemplo, entregas y facturas de pedidos de ventas). Hay muchos ajustes de la serie de números en varios módulos en Standard ERP: asegúrese de cambiar cada uno que haya utilizado.
No se olvide de asegurarse de que los valores predeterminados establecidos en la opción Números de Serie por defecto en el módulo Sistema y en los registros en el registro de persona en la pestaña (' Números de Serie ' ') se refieren a la Serie de números en el nuevo año.
- Si está utilizando números de serie oficiales y también dependen de la fecha, agregue secuencias de números para el nuevo año a la opción Número de Series legales en Ventas.
- Finalmente, puede usar la opción Cerrar en el módulo Sistema para "bloquear" el año anterior, evitando la publicación accidental de transacciones en ese año.
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