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Este texto se hace referencia a la versión del programa 4.2  

Introducción a Proyectos

El módulo de Proyectos de Hansa ha sido diseñado principalmente para empresas del sector de servicios, cuyos ingresos están basados sobre todo en el trabajo de sus empleados. Estas empresas generalmente facturan su trabajo por hora, día o semana. En muchos casos, los bienes y materiales son también proporcionados y cobrados a los Clientes. los Precios acordados pueden variar considerablemente, por ejemplo, desde un precio establecido para un Proyecto completo a la variación de las horas cargadas por cada empleado, por tarea y por Cliente. El sistema de proyectos y facturación del tiempo debe ser lo suficientemente flexible para manejar todas las combinaciones posibles de una manera sencilla y útil.

La necesidad de un sistema de proyectos y facturación del tiempo se hace presente incluso en las pequeñas empresas tan pronto como la tarea de administrar el proyecto se vuelve más sofisticada. Se dice que cuando una pequeña empresa consultora llega a tener más de 20 o 30 consultores esta ha llegado a su límite. Desde ese momento, una mayor expansión requerirá de más de un gerente a tiempo completo para las ventas y la administración, y la rentabilidad es generalmente afectada. Al simplificar el manejo de los proyectos, Hansa permite que este límite pase a un nivel superior.

En una empresa del sector de servicios, la utilización del tiempo de los empleados es vital para el éxito de la misma. Una hora no registrada es una pérdida y no podrá ser recuperada. La clave para la rentabilidad es una administración constante y sistemática de los Proyectos, horas trabajadas y facturadas: el objetivo de cualquier sistema de facturación del tiempo debe ser ayudar a las empresas a ser más eficientes en estas áreas. No obstante cada empresa tiene su propio estilo para cobrar y monitorear Proyectos y empleados. Por ello, Hansa posee una variedad de informes muy flexibles que pueden proporcionar a los gerentes la información que ellos precisan.

El módulo de Proyectos de Hansa ha sido diseñado para permitir que cada empleado mantenga su propia Planilla Horaria, ingresando los datos preferentemente de forma diaria. Estas Planillas Horarias son monitoreadas por los gerentes, y necesita ser aprobada antes de que se pueda facturar, posiblemente de forma semanal. Los errores pueden ser corregidos o revertidos antes de generar las Facturas. Existe un control total sobre la facturación, y las Planillas de Trabajo pueden editarse hasta que sean aprobadas.

La principal función de este módulo es acumular información sobre el tiempo trabajado y los materiales o servicios proporcionados para un determinado proyecto, tarea, misión, cliente o trabajo. Una vez que toda esta información ha sido reunida, puede ser comparada con el presupuesto, monitoreada y, en la mayoría de los casos, facturada. El módulo se enfoca en los ingresos, no así en los costos. La parte de costos de cada transacción es manejada usualmente con el módulo Contabilidad por medio del uso de centros de costo o contabilización por Objetos.

El módulo Proyectos de Hansa está integrado con el resto de sistema. Las Facturas por servicios y Proyectos pasan al módulo Ventas de Hansa, donde son tratadas como Facturas normales. El módulo Ventas se encuentra a su vez integrado al de Contabilidad.


Proyectos de Hansa interactúa con otros módulos de Hansa. El siguiente diagrama ilustra los registros en el módulo, junto con los demás registros que forman parte del proceso para el manejo de los proyectos. A la izquierda están los cinco registros del módulo Proyectos. En la parte inferior se encuentran los registros de otros módulos que interactúan con Proyectos, y que proporcionan la información necesaria para un manejo eficiente de los proyectos. Existen además varias opciones que pueden influenciar el comportamiento del módulo.

Cuando el módulo está siendo usado, los Proyectos y Presupuestos sin definidos en sus registros respectivos. Las Planillas Horarias y/o Actividades son ingresadas, registrando el trabajo que se ha realizado. La información, junto con los ítems facturables específicos (gastos, bienes y materiales, uso de recursos internos y salidas de stock, especificados en los registros adecuados), son transferidos al registro Transacción de Proyecto de forma automática. Este guarda cada ítem facturable por separado, especificando en detalle las cantidades, y precios que serán facturados y cargados a cada Proyecto.

Este proceso está ilustrado en el siguiente diagrama:

Las Transacciones de Proyectos son completamente editables antes del proceso de facturación. Los Facturas Preliminares basadas en Transacciones de Proyecto editadas, son entonces generadas. Estas son guardadas en el registro Facturas del módulo Ventas. Las mismas podrán ser editadas antes de ser aprobadas.

Estas Facturas reflejan de forma precisa el trabajo que se realizó para completar un Proyecto. En algunas circumstancias, basar la facturación en los costos actuales no será apropiado. En lugar de ello, el método de facturación por costos fijos será recomendado. Este puede ser especificado ingresando los costos fijos en el registro Presupuesto Proyecto . La rutina de facturación detectará automáticamente si una Factura debería tener costos fijos o actuales.

Se encuentran disponibles informes concernientes a los empleados y al registro del tiempo, al igual que varios informes que muestran el estado de los Proyectos. Cuando son ejecutados en pantalla, los informes poseen la funcionalidad drill-down que hacer que el análisis y control sean realizados de forma rápida y fácil.

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