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Este texto se hace referencia a la versión del programa 8.0  

- Stock

En todos los negocios donde se mantienen las existencias, existen necesariamente diferencias entre las existencias registradas, las existencias físicas y los valores de las existencias, por las simples razones de que las cosas se rompen o desaparecen o que se cometen errores en el envío, registro, etc. En Standard ERP, los valores de las existencias son mantenidos tanto en el módulo Stock como en saldos de cuenta en Contabilidad. Es muy difícil tener un acuerdo absoluto entre los niveles de existencias de FIFO y los saldos de las cuentas contables de Stock, y cada empresa debe decidir por sí misma cuán importante es minimizar las diferencias. Hay un precio a pagar por la precisión. Cuanto menor sea la tolerancia a los errores, mayor será el aparato de control y mayor será el costo. Hay una compensación de los costos de control contra la precisión que cada empresa debe decidir por sí misma.

El módulo Stock contiene registros separados para Mercaderías Recibidas, Entregas, Movimientos de Stock (transferencias internas de existencias entre Ubicaciones) y Amortizaciones de Stock. Cada vez que ingrese, marque como OK y guarde un nuevo registro en cualquiera de estos registros, los niveles de existencias físicas de los Items involucrados y la valoración de existencias en Contabilidad se actualizarán automáticamente. En el segundo caso, cada registro de existencias hace que se genere una transacción contable, actualizando así la valoración del stock en Contabilidad. Los niveles de inventario y las valoraciones también se pueden actualizar automáticamente desde Facturas.

Siempre que elimine un Item de stock (por ejemplo, utilizando una Entrega o una Baja de Stock), el valor de ese Item se calculará utilizando un Modelo de Costo. Este valor se restará de la valoración del stock en la Contabilidad. El modelo de costos también lo utiliza el informe de la Lista de stock para calcular el valor de sus existencias. Puede elegir el modelo de costo más adecuado para su negocio: las opciones disponibles son Precio de costo, % del precio base (es decir, % del precio de venta), Promedio ponderado, FIFO ("Primero en entrar, primero en salir") y LIFO ("Último en entrar, primero en salir "). En el caso de los ítems con números de serie, también puede usar un modelo de costo que conecta el valor real de un ítem con su número de serie. Consulte aquí para obtener más detalles sobre los Modelos de costos.

Los siguientes ejemplos ilustran la recepción de Items en stock, valorándolos y entregándolos. Los valores en las ilustraciones se calculan utilizando el Modelo de Costo FIFO: si está utilizando un Modelo de Costo diferente, el flujo de trabajo será el mismo pero los valores pueden diferir.

Se ilustra a continuación un ejemplo Mercaderías Recibida, que registra la llegada de tres unidades del Item 10118 en stock a un precio de 4.00 cada una:

Esta es la Transacción contable generada por la Mercadería Recibida, que actualiza la valoración del stock en Contabilidad con el valor de los bienes recibidos en stock:

Cuando reciba bienes en stock, se cargará a la Cuenta de Stock el costo de los bienes, y una Cuenta Temporal de Acreedor (generalmente se le dan los términos "Cuenta de acumulación de compras" o "Cuenta de control de compras" en el programa y en estas páginas web) se acreditarán hasta que llegue la factura de compra. La cuenta de Stock utilizada es la especificada en la opción Ubicaciones en el módulo Stock o, si está en blanco, en la opción Manejo de Cuentas Stock.

Dependiendo de las convenciones contables locales, puede agregar costos de compra, flete y costos de aduana al valor de stock en el registro de Mercadería Recibida, o dejarlos fuera hasta que llegue la Factura de compra. Si los agrega al momento de la recepción en el inventario, sus valores se agregarán a la cuenta de inventario y se acreditarán contra las cuentas de acumulación de fletes y aduanas especificadas en la configuración Manejo de Cuentas Stock:

Después de recibir dos envíos más del Artículo 10118 en stock, el informe Lista de Stock (versión detallada ilustrada a continuación) proporcionará una valoración de stock. Como el método de valoración predeterminado (Modelo de costo) es FIFO, la valoración de stock se calculará utilizando los valores FIFO individuales de las mercaderías recibidas relevantes:

También puede generar informes de Lista de stock utilizando modelos de costos alternativos, p. Peso promedio.

Cuando venda productos, se reducirán los saldos de existencias y se acreditará la Cuenta de stock. El valor acreditado en la cuenta de stock y cargado en la cuenta de costo de ventas se calculará utilizando el modelo de costo habitual (FIFO en este ejemplo).

En el siguiente ejemplo, venderemos y enviaremos las 26 unidades del artículo 10118. En el registro Entrega que registra este envío, el valor FIFO total de estas 26 unidades se colocará automáticamente en Campo Fila FIFO en la pestaña C cuando marcamos la entrega con OK y la guardamos. (Aunque este campo se denomina "Fila FIFO", en realidad muestra el valor del costo de ventas de los Items entregados y, por lo tanto, muestra el FIFO total, LIFO, Promedio ponderado u otro valor de los Items entregados, según el Modelo de costo. El ejemplo que actualmente se describe utiliza el modelo de costo FIFO.)

Este valor de costo total de ventas (en este caso, FIFO) será la cifra acreditada en la cuenta de stock y debitada a la cuenta de costo de ventas en la transacción contable creada cuando marca la entrega con OK y guárdelo, después de lo cual ya no se puede modificar:

El informe Historia de Item en el módulo Stock muestra que debido a que estamos utilizando el modelo de costo FIFO, este valor de costo total de ventas se calcula utilizando el valor FIFO promedio por unidad de los ítems vendido:

En este caso, debido a que vendimos todas nuestra existencia, no hay diferencia entre el valor de stock y el valor de la cuenta de stock.

En el siguiente ejemplo, hemos recibido en inventario veinte unidades del Item 10127 usando dos registros de Mercadería Recibida separados. La primera entrada de mercancías registra la recepción de diez unidades a un precio de 8.00 por unidad, y la segunda registra la recepción de diez a un precio de 9.00 por unidad:

Entregaremos 12 unidades del Item 10127. En el registro de Entrega, su valor de costo total de ventas (FIFO) se muestra en la pestaña C como 98.00 (es decir, 8.1667 por unidad):

Nuevamente, este valor de costo total de ventas será la cifra acreditada en la Cuenta de Stock y debitada a la Cuenta de Costo de Ventas en el asiento contable creado cuando marcamos la Entrega con OK y la guardamos:

A medida que se utiliza el Modelo de Costo FIFO, el precio por unidad en la Entrega y la consiguiente Transacción contable en este ejemplo se calcula sobre una base estricta de FIFO. Esto dicta que las unidades enviadas fueron las diez compradas al precio anterior (8.00 por unidad) y dos de las compradas al precio posterior (9.00), de la siguiente manera:
(10 x 8) + (2 x 9) = 8.1667
12
Esto se muestra cuando producimos un informe Historia de Items después de emitir la entrega:

La Lista de Stock ahora valora las ocho unidades restantes a 9.00 cada una, el precio de compra por unidad en el segundo registro de Mercaderías Recibidas:

En Standard ERP, puede crear Entregas desde Ordenes. En cada registro de Ordenes (en el pie de página de la pestaña 'Items') se encuentra una cifra de ganancia bruta. Por lo general, y como se ilustra a continuación, esto se calcula usando el Costo de los Items en la Orden, aunque tiene la opción para calcularlo usando sus valores de costo de ventas. El precio de costo estándar de un ítem es el precio de costo registrado en el registro del ítem. Los precios de costo estándar se mostrarán en la pestaña C de cada orden: en este ejemplo, el precio de costo estándar por unidad del ítem 10127 es 10.0:

Este cálculo también se utiliza en Ganancia Bruta por Ordenes informe en el módulo de órdenes de ventas:

Puede actualizar el precio de costo estándar de cada ítem para que sea el último precio de compra real (el utilizado en el registro de mercaderías recibidas más reciente). Puedes hacer esto usando dos métodos:
  1. El módulo Stock contiene una función de mantenimiento 'Actualizar costo en ítem’. Esta no es una función automática: es su decisión si y cuándo usarla. Cada vez que ejecute esta función, transferirá el último precio de compra al campo Precio de costo de cada registro de Item.

  2. Si desea que el precio de costo de un ítem se actualice automáticamente con el último precio de compra cada vez que marque una mercadería recibida y guarde, use uno de las opciones Actualizar precio de costo en la mercadería recibida en cada registro de ítem (pestaña 'Costos').
En el ejemplo anterior, la ganancia bruta del pedido se habría reducido en 12 si hubiera actualizado el costo Precio del ítem 10127 utilizando cualquiera de los métodos antes de crear el pedido.

Este capítulo describe las transacciones más comunes de la siguiente manera:

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