Menú Archivo - Documentos
Los documentos son impresiones más formales, usualmente se imprimen usando formularios, como en las facturas o notas de entrega. Estas por lo general son enviadas a terceros. Hansa ofrece diversos documentos en cada módulo. Los Documentos no pueden ser impresos como archivo. Los documentos disponibles varían de acuerdo al módulo seleccionado: el gráfico siguiente muestra los del módulo de Ventas:
Definir Documentos
Debe asignar un Formulario a cada documento antes de poder imprimirlos por primera vez. El Formulario es el diseño del documento. Puede tener un único Formulario para cada documento, o tener varias versiones de un tipo en particular de documento, que puede usarse en distintas ocasiones. Para asignar un Formulario(s) a un documento, use la función 'Definir Documento' desde el menú Operaciones.
El ejemplo descrito a continuación supone que se tienen dos diseños distintos de facturas, una para Clientes de idioma Inglés y otra para Clientes Franceses. Puede diseñar estas facturas, nombrándolas, por ejemplo, INVENG y INVFRE, usando el registro Formulario del módulo Sistema. Detalles completos sobre el proceso de diseño pueden ser encontrados aquí.
Así es como especifica cuando se usará un Formulario, utilizando la Factura como ejemplo.
- Seleccione el módulo Ventas usando el menú Módulos.
- Click en el botón [Documentos] del Panel de Control. La ventana con la lista de 'Documentos' se abrirá mostrando una lista de los documentos disponibles. Resalte 'Facturas'.
- Seleccione 'Definir Documento' desde el menú Operaciones. Especifique INVENG como el Formulario en la primera fila y INVFRE como el formulario para la segunda línea:
Para cada fila puede especificar un idioma, un grupo de usuarios, una secuencia de números de serie, el nombre del formulario y una impresora.
- Seq
- Esta columna es utilizada cuando desea imprimir dos (o más) documentos distintos con un solo comando. Por ejemplo, quizá desea imprimir una Nota de Entrega y una Factura cuando una Factura es aprobada. En esta caso, Ud. ingresará la Nota de Entrega con el Nro. 1 en Seq en la primera fila de la matriz, y la Factura con el Nro.Seq 2 en la segunda fila.
- Idioma
- Ingrese el código del idioma para el documento. Cada Cliente y/o Factura puede tener asignado un código de Idioma, el cuál controlará la selección de un documento. Puede utilizar 'Pegado Especial' (Ctrl-Enter or ⌘-Enter) para seleccionar desde una lista de Idiomas la definición en el módulo Sistema. De esta forma, está instruyendo a Hansa a imprimir, por ejemplo, una Factura en Inglés para todos los Clientes y una Factura en Francés para los clientes que tengan asignado el código Idioma de Francés. La funcionalidad de 'Pegado Especial' está descrita aquí.
- En algunos casos, también puede ingresar una Forma de Entrega, permitiendo que existan distintos diseños para ser utilizados dependiendo de la Forma de Entrega. Esta funcionalidad solo puede ser usada cuando el registro a ser impreso contenga el campo Forma de Entrega (e.g. puede ser usada con Facturas pero no con Actividades o Emails).
- Ntro. Gr
- Puede asignar un Formulario en particular para un grupo de usuarios. Cuando un miembro del grupo imprima el documento, el sistema automáticamente seleccionará el Formulario asignado para el grupo. Use 'Pegado Especial' para seleccionar desde una lista de Grupos de Acceso tal como fueron definidos en el módulo Sistema.
- Nro. Ser
- Un Formulario en particular puede ser asignado a un número de serie, de forma que las Facturas con números de esas series serán impresas utilizando el Formulario asignado.
- Formulario
- Ingrese el Cód. Formulario del Formulario relevante en este campo. Este campo es sensible a mayúsculas: solo se deberá usar letras mayúsculas. Use 'Pegado Especial' para seleccionar desde la lista de Formularios definidos en el módulo Sistema. Por favor revise la descripción del registro de Formulario para más detalles sobre el diseño de Formularios.
- Impresora
- Ingrese el código de la impresora para enviar la impresión a impresoras adicionales definidas en el módulo Sistema (use 'Pegado Especial' para obtener una lista de selección).
- Click en [Guardar] para guardar las definiciones de la Factura. Cuando imprima Facturas de ahora en adelante, el Formulario adecuado será seleccionado automáticamente de acuerdo al Idioma del Cliente, sin ningún tipo de intervención.
Este proceso puede ser repetido para casi todos los documentos que sean necesarios.
Introducción
