- Facturas
Facturas son demandas de pago enviadas a los Clientes. Los creará ("aumentará") en ventas, que por lo tanto, hará un seguimiento de cuánto le debe a su empresa. El aumento de una factura hace que se cree un Asiento contable que debita en la cuenta del deudor (que lleva un recuento de cuánto le debe a su empresa), acredita una cuenta de ventas (es una práctica normal mantener más de una cuenta de ventas para mantener un registro de las ventas de diferentes tipos de productos) y, en la mayoría de los casos, acredita una cuenta de IVA. Esta creación de un Asiento contable se gestionará automáticamente. A continuación se muestra una transacción típica.
Existen varios métodos que puede usar para elegir las Cuentas que se usarán en esta Transacción. Puede configurar la cuenta de deudor de acuerdo con la categoría de cliente, puede usar diferentes cuentas de ventas para los diversos grupos de ítems o ítems individuales, y puede controlar la cuenta de IVA a través del código de IVA. Las Cuentas de deudor y de ventas se mostrarán en cada Factura individual, donde puede cambiar los valores predeterminados sugeridos si es necesario.
Con más detalle, las Cuentas que se utilizarán en un Asiento creado a partir de una Factura se elegirán de la siguiente manera:
Cuenta de ventas
Las cuentas de ventas registran los niveles de ventas de diferentes tipos de ítems en la Contabilidad. Para ver y, si es necesario, cambiar la cuenta de ventas que se usará cuando venda un ítem, haga clic en la pestaña B cuando ingrese una factura. La columna marcada 'Cta.' muestra las cuentas de ventas que se utilizarán para cada ítem.
Cuando especifique un Número de ítem en una fila de Factura, se colocará una Cuenta de ventas predeterminada en el campo Cuenta. Puede sobrescribir este valor predeterminado si es necesario. El valor predeterminado se elegirá de la siguiente manera:
- Si está utilizando la opción Usar siempre en la opción Término de pago Cta. Ventas en ventas, la Cuenta de ventas se tomará del Término de pago. Si no está utilizando esta opción o la Cuenta de ventas en el Término de pago está en blanco:
- Si hay una Lista de precios que se muestra en la pestaña 'Precios' de la Factura y hay un dato en el registro Precio para la combinación Item/Lista de Precios/Cliente o en la opción Cantidad depende del precio para la combinación Item/Lista de precios (dependiendo el Tipo de Lista de Precios), la Cuenta de Ventas se tomará de ese Precio o del Registro Cantidad Depende del Precio. Si esta cuenta de ventas está en blanco, o no hay un registro de precio o cantidad depende del precio apropiado:
- Si ha especificado una ubicación en pestaña B de la Factura o en la pestaña ’Términos Entre.’ de la factura y ha especificado una cuenta de ventas para esa ubicación en la opción Ubicaciones - Cuentas en el módulo Stock, se utilizará esa cuenta de ventas. Si esta cuenta de ventas está en blanco o no ha especificado una ubicación en la factura:
- La cuenta de ventas se tomará del registro de Item relevante (en el registro Item). Si esto está en blanco:
- Si está utilizando la opción Usar si no hay cuenta en el ítem en la opción de Cuentas de ventas en Término de pago, la cuenta de ventas se tomará del Término de pago. Si no está utilizando esta opción o la Cuenta de ventas en el Término de pago está en blanco:
- La cuenta de ventas se tomará del Grupo de ítems especificado para el Item. Si está en blanco, o si no se ha especificado un Grupo de ítem para el Item, o si no ha ingresado un Número de ítem en la fila Factura:
- La cuenta de ventas en la pestaña 'Ventas' de la opción Manejo de cuentas Ventas.
En los casos de los puntos 2-4, se utilizará la cuenta de ventas correspondiente a la zona a la que pertenece el cliente. Hay tres zonas (Nacional, de la UE y de Exportación), y cada una puede tener una cuenta de ventas diferente. Si deja vacías las cuentas de ventas de la UE y de exportación, la cuenta de ventas nacionales se utilizará para todas las ventas, independientemente de la zona.
Si la cuenta seleccionada falta en el registro Cuentas, le mostrará el mensaje "Falta cuenta de ventas, revise Manejo de cuentas ventas“ cuando marque la factura como OK e intente guardarla .
Cuenta de IVA
Cuando ingresa una Factura, debe especificar un Código de IVA en cada
fila. Este código se refiere a un registro de Código de IVA específico, que determinará la Cuenta de IVA de salida en la Transacción contable posterior y la tasa a la que se cobrará el IVA. Antes de ingresar Facturas, debería haber ingresado los registros del Código de IVA que necesitará en la configuración
Códigos de IVA en Contabilidad.
Cuando ingresa filas de Factura, no puede dejar el campo Código de IVA (marcado "C.IVA", visible en la pestaña B) en blanco. Se colocará un valor predeterminado en este campo, elegido de la siguiente manera:
- Si ha especificado una dirección de entrega en la pestaña 'Dir. Entrega' de la factura, el Código IVA se toma del registro que está en la opción Direcciones de entrega en el módulo Órdenes de venta. Si este código de IVA está en blanco o si no ha especificado una dirección de entrega en la factura:
- Se utilizará el Código de IVA de ventas en el registro para el Cliente en el registro Contacto. Por lo general, solo debe especificar un Código de IVA de ventas para un Cliente individual si por alguna razón su método de contabilidad de IVA habitual no se aplica a ellos (por ejemplo, el Cliente es una organización benéfica). Si esto está en blanco:
- El código de IVA se tomará de la fila correspondiente para el ítem o grupo de ítem en lista de precios. Si está en blanco, el ítem no figura en la lista de precios del cliente o el cliente no tiene una lista de precios:
- El Código de IVA se tomará del registro de Item relevante en el registro Item. Si esto está en blanco:
- El Código de IVA se tomará del Grupo de ítems especificado para el Item. Si está en blanco, o si no se ha especificado un Grupo de ítems para el Item, o si no ha ingresado un Número de ítem en la fila Factura:
- Se usará el código de IVA ingresado en la pestaña 'Ventas' de la opción Manejo de cuentas Ventas.
En los casos de los puntos 4-6, se utilizará el Código de IVA correspondiente para la Zona a la que pertenece el Cliente. Hay tres zonas (Nacional, de la UE y Exportación), y cada una puede tener un código de IVA diferente.
Si el Código de IVA seleccionado no se encuentra en la configuración Códigos de IVA, recibirá el mensaje "Código no registrado" cuando intente guardar la Factura.
Como se muestra en la ilustración anterior, el Código de IVA se copiará en la fila de Transacción que acredita la Cuenta de Ventas. Si desea que también se copie en la fila que acredita la Cuenta de IVA de salida, use la opción Agregar código de IVA a filas de la opción cuentas de IVA Opciones de Asientos en Contabilidad.
En algunos países, se utilizan plantillas de impuestos en lugar de códigos de IVA. Los códigos de IVA deben usarse cuando cada transacción de compra y venta se grava con una tasa única, mientras que las plantillas de impuestos deben usarse cuando se aplican diferentes impuestos y/o varias tasas impositivas a una transacción. Si necesita usar plantillas de impuestos, primero debe seleccionar la opción Usar plantillas de impuestos para el cálculo de impuestos en la configuración del asiento. Esto hará que un campo Plantilla de impuestos (marcado "T-Cd") reemplace el campo Código de IVA en el registro de Factura. Una plantilla de impuestos contendrá al menos un código de IVA que proporcionará las cuentas de IVA de salida.
Cuenta de control del deudor
Cuando especifique el Cliente en una Factura, se elegirá una Cuenta de deudor que se mostrará en la pestaña 'Lista de precios'. Puede sobrescribir este valor predeterminado si es necesario. Esta cuenta se elegirá de la siguiente manera:
- Se utilizará la cuenta de deudores especificada en Categoría de cliente a la que pertenece el Cliente. Si está en blanco, o si el Cliente no pertenece a una Categoría de Cliente:
- Se utilizará la cuenta de deudores ingresada en la configuración Manejo de Cuentas Ventas.
Si una factura es una factura en efectivo, debitará una cuenta de efectivo en lugar de una cuenta de deudor. Una Factura en efectivo es aquella con un tipo de
Término de pago "Efectivo". La cuenta de efectivo se elegirá de la siguiente manera:
- La cuenta de efectivo se tomará del término de pago especificado en la factura. Si esto está en blanco:
- Se usará la cuenta de efectivo ingresada en la configuración Manejos de cuentas Ventas.
Si la cuenta seleccionada no existe en el registro
Cuentas, recibirá el mensaje "Cuenta no registrada" cuando intente guardar la factura. Si no ha especificado una Cuenta de deudor predeterminada en ninguna de las opciones mencionadas anteriormente, el mensaje será "Falta cuenta de deudores, revise manejo de cuentas“.
Cuenta de existencias y cuenta de costos
Cuando vende productos en stock, la transacción contable creada a partir de una factura puede incluir asientos para el costo de los productos y para la salida de stock (en conjunto estos dos asientos se conocen como asientos de "Contabilidad de costos" o "Costo de ventas" en Standard ERP). Puede especificar que estos asientos se realizarán desde Facturas o entregas, o puede optar por no realizar estos asientos.
Los asientos de contabilidad de costos generalmente solo se realizarán por Items de stock. Si ha especificado que los asientos de contabilidad de costos se realizarán desde las facturas, esto significará que, además de contabilizar en las cuentas de ventas, IVA y deudor, las transacciones contables generadas a partir de las facturas debitarán la cuenta de costo de ventas especificada y acreditarán Cuenta de stock. Se analizan otras configuraciones que controlan la operación de la contabilidad de costos aquí y aquí.
El costo de la cuenta de ventas debitado por tales asientos de contabilidad de costos se determinará de la siguiente manera:
- Si ha especificado una ubicación en la fila de la pestaña B de la Factura o en la pestaña 'Térm. Entrega' de la Factura y ha especificado una cuenta de costo para esa ubicación en la Opción de cuentas en el módulo Stock, se utilizará esa cuenta de costo. Si esta cuenta de costo está en blanco o no ha especificado una ubicación en la factura:
- Si está utilizando la opción Usar grupos de ítems para cuentas de costos en la opción Contabilidad de costos en el módulo Stock, se ultilizará la cuenta de costos especificada en la pestaña Cuenta del grupo de ítems al que pertenece el ítem. Si está en blanco o el ítem no pertenece a un grupo de ítems, se cargará a la cuenta de costo para el ítem. Sin embargo, si no está utilizando la opción Usar grupos de ítems para cuentas de costos, se utilizará la cuenta de costos para el ítem. Si está en blanco, se utilizará la cuenta de costo para el grupo de ítems al que pertenece el ítem.
- En todas las demás circunstancias (por ejemplo, la cuenta de costo para el ítem o grupo de ítems está en blanco), se usará la cuenta de costo especificada en la opción Manejos de cuentas Stock.
En todos los casos, se utilizará la Cuenta de Costo de Ventas apropiada para la Zona del Cliente.
La cuenta de stock acreditada por dichos asientos de costos se determinará de la siguiente manera:
- Se utilizará la cuenta de stock especificada para la Ubicación de stock. Si está en blanco, o si no se especifica la Ubicación de stock en la Factura:
- Si está utilizando la opción Usar grupos de ítems para cuentas de costos, se usará la cuenta de stock especificada en la pestaña Cuentas del registro del grupo de ítems.
- En todas las demás circunstancias, se utilizará la cuenta de Stock especificada en la opción Manejo de Cuentas Stock.
Varios modelos (conocidos como "Modelos de costo") están disponibles mediante los cuales se calculará el valor de los asientos de contabilidad de costos (por ejemplo, precio de costo, precio FIFO, precio de costo promedio ponderado). Puede usar un Modelo de costo diferente para cada
Item o
Grupo de ítems, o puede usar un único Modelo de costo predeterminado. Los detalles completos se pueden encontrar en la página que describe la opción
Contabilidad de Costos.
Si alguna de las Cuentas seleccionadas no existe en el registro Cuentas, recibirá los mensajes "Falta de cuenta de costo" o "Falta cuenta de stock" cuando intente guardar la factura.
Cuenta de redondeo
Si está utilizando la opción de redondear el monto de la Factura a la unidad monetaria completa más cercana (Euro, Libra, etc.), debe especificar una Cuenta de ganancia de redondeo en la opción
Manejo de cuentas Ventas. Opcionalmente, también puede especificar una cuenta de pérdida de redondeo en la misma opción: si no lo hace, las ganancias y pérdidas de redondeo se contabilizarán en la cuenta de ganancia de redondeo. Para activar la opción de redondeo, use la opción
Redondeo y
Moneda de redondeo en el módulo Sistema.
Este capítulo describe las transacciones más comunes de la siguiente manera:
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