- Reservas
HansaWorld Enterprise contiene dos métodos diferentes para reservar stock a favor de Órdenes de Venta.
- Puedes utilizar la casilla ‘Reservado’ en el encabezado de la Orden de Venta. Esto asegura que siempre se mantenga una cantidad suficiente en stock de los Ítems requeridos y así posibilitar la plena alimentación de la Orden de Venta. Puedes usar la función 'Estado de Ítem' para establecer la cantidad reservada para un Ítem particular.
- Podrás beneficiarte de las ventajas que existen al trabajar con reservas de stock. Es decir, cuando ingreses una Orden de Venta, podrás usar la función ‘Reservas’ desde el menú Operaciones a fin de reservar tanto Ítems existentes como no existentes (estos últimos son aquellos no ordenados de sus Proveedores). Para reservar stock existente, deberás trasladar estos insumos hacia una Ubicación “virtual”, es decir una Ubicación que no existe físicamente. Esto prevendrá que se utilice stock para otras Órdenes de Venta. Así, cuando crees Órdenes de Compra para los Ítems que no están en stock pero ya han arribado, una Mercadería Recibida desviará una cantidad suficiente hacia la Ubicación “virtual” para que así puedas suplir la Orden de Venta. Podrás utilizar los informes estándar del módulo Stock para ver los niveles de stock de la Ubicación “virtual??? y por tanto, para listar las Órdenes de Venta que pueden ser entregadas. También puedes usar el informe Análisis de Stock p/Antigüedad a fin de establecer lo que se requiere para entregar stock reservado.
La funcionalidad de reservas de Stock se describe en esta página utilizando de ejemplo una Ubicación Principal (WHS) y una Ubicación “virtual” para el stock reservado (RES). Para configurar tal sistema, sigue los siguientes pasos:
- Ingresa ambas Ubicaciones (WHS y RES) en la opción Ubicaciones del módulo Stock
- Dentro de las Opciones de Stock, debes indicar que WHS es la Ubicación Principal. Esto asegurará que el stock sea recibido en WHS si el campo Ubicación estuviere vacío en la Mercadería Recibida.
- Dentro de los archivos Personas pertenecientes a los usuarios más probables a manejar Órdenes de Venta (o en la opción ‘Máquina Local’ sobre las distintas máquinas cliente que se usarán para ingresar Órdenes de Venta), debes especificar que RES “virtual”, es la Ubicación por defecto. Esta Ubicación se utilizará por defecto en todas las nuevas Órdenes de Venta. Estos usuarios y estas máquinas no deberán utilizarse para ingresar Mercaderías Recibidas. Si gustas, puedes tener Ubicaciones “virtuales” por separado para cada vendedor, esto para prevenir que un vendedor utilice stock reservado correspondiente a otro vendedor y para proporcionar mayor detalle en los informes.
- Completa el seteo de ‘Opciones Reservas de Stock’ (módulo Órdenes de Venta) conforme a los descrito en el paso 3ii más abajo.
Cuando hayas concluido el trabajo de configuración describo arriba, podrás usar la funcionalidad de reservas de Stock. Así:
- Ingresa una Orden de Venta del modo normal.
La Ubicación RES será cargada por defecto en el campo Ubicación de la solapa 'Térm. Entr.'. - Luego de guardar la Orden de Venta, selecciona ???Reservas’ desde el menú Operaciones. Así se producirá un informe de Reservas de Orden:
En este ejemplo, la Orden de Venta contiene un Ítem que está en stock y otro que no lo está. Por tanto, la trayectoria lógica de la acción será reservar stock del primer Ítem mientras se espera a que el segundo Ítem sea ordenado y recibido.
- Para reservar stock del primer Ítem, sigue estos pasos:
- Haz clic en ‘Reserv.’ (subrayado con azul al lado del primer Ítem en el informe). Así, se producirá un segundo informe de Reservas de Orden y mostrará los niveles de stock para este Ítem. En este ejemplo, hemos incluido el stock en una segunda Ubicación para fines ilustrativos:
Si algún stock ya está reservado para otra Orden de Venta, este detalle aparecerá en el informe.
- Haz clic en ‘Reserv.’ (subrayado con azul al lado de la Ubicación que abastecerá con stock buscando satisfacer la Orden). Se creará un nuevo archivo en la opción ‘Reservas de Stock’ y se abrirá en una ventana llamada ‘Reserva de Stock: Crear’. Esto significa que este archivo no se ha guardado todavía:
Lo descrito en filas previas (ejemplo) trae como resultado la acción de reservar una cantidad de cinco Ítems (10149) ubicados actualmente en la Ubicación WHS. Es necesario que especifiques una ‘A Ubicación’ (en el ejemplo será Ubicación RES para stock reservado). Si has tildado la casilla ‘Requiere Ubicación Recepción’ dentro de las ‘Opciones Reservas de Stock’, debes especificar una ‘A Ubicación’ (destino) antes de guardar el archivo ‘Reserva de Stock’. Si activas el ratio botón ‘Desde Orden’ en ‘Definir Ubic. Recepción en’ conjuntamente con el modo automático, la Ubicación destino (‘A..’) se colocará por defecto en función a la Ubicación de la Orden.
- Guarda el archivo de Reserva de Stock. Así se creará un nuevo Movimiento de Stock que trasladará el stock reservado desde la Ubicación WHS hacia la Ubicación RES. Este archivo se abre en una nueva ventana con el título ???Movimiento de Stock: Ver’; esto significará que el archivo ha sido guardado y está abierto para su verificación y aprobación:
Marca el Movimiento de Stock como ???Confirmado’ y ‘Recibido’, luego guárdalo. Los Movimientos de Stock se describen en detalle aquí.
- El segundo Ítem todavía no se encuentra en stock. Por tanto, deberás cargar algunos Ítems en la siguiente Orden de Compra a fin de abastecer esta Orden de Venta. Sigue estos pasos:
- Al volver al informe Reserva Orden el cual se describe en paso 2, haz clic en ‘Reserv.’ (subrayado con azul) junto al segundo Ítem. Así se producirá un segundo informe de Reservasde Stock:
- Como no hay nada de stock, entonces el informe aparece vacío salvo un botón texto [Reservar desde Siguiente Orden de Compra Automáticamente]. Haz clic en este botón para abrir un segundo archivo nuevo de Reserva de Stock:
- Cuando guardes la Reserva de Stock, el sistema esperará a que crees una Orden de Compra conteniendo el Ítem. Cuando apruebes la Orden de Compra, ésta se conectará a la Reserva de Stock automáticamente (esto se describe más detalladamente en el paso 10). Si has tildado la casilla ‘Requiere Ubicación Recepción’ dentro de las ‘Opciones Reservas de Stock’, entonces debes especificar una Ubicación “A” (destino) antes de guardar el archivo Reserva de Stock.
En todo momento podrás verificar el Estado de la Reserva respecto a la Orden de Venta. Para esto, se deberá seleccionar ‘Reservas’ desde el menú Operaciones:
La columna ‘Ya Reservado??? nos muestra que los Ítems solicitados no están completamente reservados. Si pulsas ‘Reserv.’ (subrayado con azul) para cada uno de los Ítems, esto mostrará más detalles sobre cada Reserva:
También podrás observar los archivos cargados en la opción ‘Reservas de Stock’:
Notemos que el campo “A” dentro del archivo Reserva de Stock (del Ítem en stock), contiene “Movimiento de Stock” y dentro del archivo Reserva de Stock (para el Ítem que no está en stock) habrá “Siguiente Stock en”.
- Si se incrementa la Cantidad de la Orden de Venta, entonces utiliza el procedimiento para reservas de manera adecuada para reservar cantidad extra.
- Si disminuye la Cantidad de la Orden de Venta, entonces utiliza el procedimiento para reservas de manera adecuada para reducir la cantidad reservada. Intercambia las Ubicaciones ‘De’ y ‘A’ e ingresa una Cantidad Recibida positiva antes de marcarla como Recibida (antes de guardar). Asegúrate de realizar estos cambios dentro del Movimiento de Stock y no en la Reserva de Stock.
- Si necesitas eliminar o cambiar un Ítem reservado dentro de la Orden de Venta, entonces deberás buscar primero y borrar el archivo de la Reserva de Stock. Para hacer esto, puedes usar la función ‘reservas’ desde el menú Operaciones según lo descrito en el paso 5. También puedes buscar el archivo pertinente dentro de la opción ‘Reservas de Stock’. Puede ser que necesites reservar también el Movimiento de Stock.
- Ingresa normalmente una Orden de Compra para aquel Ítem que no está en stock. Podrás ingresar esta orden directamente al registro Órdenes de Compra, o puedes usar la función 'Crear Orden de Compra' desde el (Menú Operaciones o el Mantenimiento respectivo. La Persona que ingrese esta Orden de Compra (o la máquina cliente empleada para esto), no deberá ser la misma que ingresó la Orden de Venta ya que la Ubicación por defecto deberá ser WHS y no RES.
- Cuando apruebes y guardes la Orden de Compra, el número de ésta será copiado a cualquier archivo de tipo Reservado en “Siguiente Stock en” vinculado al Ítem; por su parte, el campo ‘A’ en tales archivos cambiará de “Siguiente Stock en??? a “Orden de Compra”. De esta manera, se conectará las Reservas de Stock a la Orden de Compra:
Si la Cantidad de Orden de Compra es insuficiente para satisfacer todos los archivos de Reserva de Stock en “Siguiente Stock en???, entonces únicamente se conectará el primer archivo de Reserva de Stock a la Orden de Compra. Si es necesario, un archivo de Reserva de Stock será dividido en dos para que una cantidad parcial pueda conectarse a la Orden de Compra. Luego, se creará un segundo archivo Reserva de Stock el cual permitirá que la cantidad restante pueda preservarse en estado “Siguiente Stock en” y aguarde la siguiente Orden de Compra.
Si una Reserva de Stock no está conectada a una Orden de Compra (según lo descrito en el anterior párrafo), la razón probable será que la Orden de Compra posee la misma Ubicación que la Reserva de Stock (ej. tal vez la Orden de Compra está usando la Ubicación RES).
- El menú Operaciones de la Orden de Compra posee su propia función de ‘Reservas’. Una vez hayas aprobado la Orden de Compra, podrás utilizar esta función para ver si alguno de los Ítems de la Orden de Compra ha sido “pre-reservado” (es decir, reservado antes de llegar a stock):
Haz clic en el link de texto [Detalles] para ver las Órdenes de Venta que poseen Ítems reservados:
Puedes abrir una Orden de Venta o un archivo de Reserva de Stock desde este informe mediante drill-down.
- Cuando las mercaderías lleguen a stock, puedes crear una Mercadería Recibida normalmente desde la Orden de Compra. La Mercadería Recibida contendrá dos filas, una que envía stock suficiente hacia la Ubicación RES abasteciendo la Orden de Venta; y otra que envía cualquier stock restante hacia la Ubicación en la Orden de Compra:
Si el Ítem ha sido reservado para más de una Orden de Venta, entonces la Mercadería Recibida contendrá filas separadas para cada Orden de Venta; todas esta filas recibirán stock dentro de la Ubicación RES (o la ubicación apropiada si hubiese una distinta para cada vendedor).
Si la Mercadería Recibida no contiene al menos una fila separada que reciba el stock dentro de la Ubicación RES, entonces la razón probable será que no se aprobó la Orden de Compra antes de crear la Mercadería Recibida. Si estás usando la funcionalidad de Reservas de Stock, se recomienda que utilices Grupos de Acceso para asegurarte de que tú solamente estás habilitado para crear Mercaderías Recibidas desde Órdenes de Compra aprobadas. Si no apruebas la Orden de Compra, entonces no se conectará ningún archivo de Reserva de Stock a la Orden de Compra, de modo que no será posible destinar ningún Ítem a la Ubicación RES. - Aprueba la Mercadería Recibida para poner los Ítems en stock. La cifra ‘Recibido’ dentro del archivo conectado de ‘Reserva de Stock’ será actualizada automáticamente para mostrar que los Ítems han sido recibidos en la Ubicación RES:
Si no recibiste la Cantidad completa de la Orden de Compra, entonces cambia la Cantidad dentro de alguna de las filas en la recepción antes de aprobar como es normal. Si cambias la Cantidad en una fila que recibe stock para la Ubicación RES y luego apruebas la Mercadería Recibida, el resultado será que la cifra ‘Recibida’ (dentro del archivo Reserva de Stock), será menor a la Cantidad. Por tanto, la Reserva de Stock permanecerá abierta esperando la siguiente Mercadería Recibida con la Cantidad restante de la Orden de Compra.
- Una vez que los Ítems estén en stock, deberás entregarlos usando la función de Mantenimiento 'Crear Entregas desde Órdenes' sin especificar un Número de Orden en la ventana de especificación. Cuando apruebes la Entrega, los archivos de Reserva de Stock serán marcados como Terminados:
Los archivos de Reserva de Stock no serán marcados como Terminados si la Entrega fuere parcial. Solo cuando hagas la Entrega final, entonces se marcarán como Terminados todos los archivos pertinentes de Reserva de Stock.
Mediante el uso de la función de Mantenimiento 'Crear Entregas desde Órdenes' sin especificar un Número de Orden, se garantizará que la Orden de Venta más vieja sea completada primero.
No deberás usar la función 'Crear Entrega' en el menú Operaciones (Orden de Venta) para crear la Entrega, puesto que esta acción corromperá el proceso de Reservas de Stock si tienes más de una Orden de Venta con la misma Ubicación RES en espera del mismo Ítem. En esta situación, cuando apruebes una Orden de Compra, su número será copiado primero al archivo más antiguo de Reserva de Stock (como se menciona en el paso 10) (ej. la Orden de Compra será asociada primero a las Órdenes de Venta más antiguas). Cuando el stock llegue, las cifras de ‘Recibido’ en esos archivos de Reserva de Stock serán actualizadas (ej. ese stock será asociado a la Orden de Venta más antigua). Si abres una Orden de Venta posterior usando la función 'Crear Entrega', esto equivaldrá a entregar Ítems apartados para una Orden precedente Venta. Si apruebas la Entrega, entonces el archivo de Reserva de Stock para la Orden de Venta entregada, será marcado como Terminado, a pesar de poseer el Estado ???Siguiente Stock en” e incluso teniendo una cantidad Recibida con valor cero. Cuando apruebes una próxima Factura de Compra, ésta no se conectará al archivo de Reserva de Stock en función a la Orden precedente de Venta puesto que la Factura ya tiene un Número de Orden de Compra y una cantidad Recibida en su totalidad. De modo que, cuando el stock legue, éste no será destinado a la Ubicación RES. La misma situación ocurrirá si utilizas la función 'Crear Entregas desde Órdenes' y especificas un Número de Orden de Venta. Si estás manejando Reservas de Stock, podrás desactivar la función 'Crear Entrega' (menú Operaciones) usando los Grupos de Acceso.
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