Załączniki
Do każdej karty w systemie Hansa można załączyć pliki, notatki i inne rekordy. Wszystkie obiekty załączone do karty to "Załączniki".
Wszystkie karty w systemie zawierają przycisk [Załączniki]:
Jeśli do karty został załączony plik, przycisk [Załączniki] ma następującą formę:
Aby rozpocząć pracę z załącznikami, kliknij przycisk [Załączniki] lub wybierz polecenie 'Załączniki' z menu Karta. Pojawi się lista aktualnie załączonych obiektów do karty:
Okno z listą załączników posiada własne menu Specjalne. Polecenia menu Specjalne umożliwiają załączanie, otwieranie, pobieranie, oraz usuwanie poszczególnych obiektów.
W przypadku kart, których unikalne kody nie są automatycznie generowane przez system (np.pole Kod towaru na karcie towaru) należy zdefiniować kod i zapisać kartę w kartotece przez załączeniem dowolnego obiektu do karty.
Załączanie plików do kart
Aby załączyć plik do karty, otwórz właściwą kartę, a następnie kliknij przycisk
[Załączniki]. Wybierz polecenie 'Załącz plik' z menu Specjalne. Pojawi się okno dialogowe wyboru pliku, w którym należy zlokalizować właściwy plik. Wskaż plik i nacisnij przycisk [Uruchom]. Plik zostanie załączony do karty. Nazwa pliku na liście zostanie poprzedzona prefixem 'Plik'. Do każdej karty w systemie można załączyć dowolną ilość plików.
Polecenie 'Załącz plik' załącza plik do karty oraz kopiuje plik do folderu "Attach", który znajduje się w tym samym katalogu co aplikacja Hansy na serwerze. Oznacza to, że plik będzie można ściągnąć nawet, jeśli zostanie usunięta jego oryginalna wersja. Jeśli chcesz załączyć duży plik do karty, upewnij się, (polecenie 'O programie HansaWorld' w menu ?), że na dysku, na którym znajduje się aplikacja systemu, jest miejsce. W trakcie wgrywania pliku na serwer pojawi się okno z paskiem postępu, które pozwala monitorować postęp importu.
! | Aby załączać pliki do kart w systemie Hansa, folder "Attach" musi znajdować się w tym samym katalogu co aplikacja systemu. Nie można zmieniać nazw plików w folderze "Attach". |
|
Odczytywanie plików
Aby odczytać plik załączony do karty należy wykorzystać jedną z poniższych metod; zastosowanie każdej metody otwiera okno dialogowe wskazywania plików, w którym należy określić miejsce zapisania pliku na twardym dysku:
- Dwukrotnie kliknij właściwy plik na liście Załączników. Kiedy plik zostanie zapisany na twardym dysku komputera można go otworzyć przy pomocy odpowiedniej aplikacji (nie dotyczy Macintosha).
- Kliknij właściwy plik na liście Załączników, a następnie wybierz polecenie 'Pobierz plik' z menu Specjalne. Plik zostanie zapisany na twardym dysku, ale bez próby otwarcia przy pomocy odpowiedniej aplikacji.
Załączanie notatek
Do każdej karty można załączyć notatki (komentarze,uwagi). Aby załączyć notatkę, otwórz właściwą kartę, a następnie kliknij przycisk [Załączniki]. Wybierz polecenie 'Utwórz notatkę' z menu Specjalne. Pojawi się okno 'Notatka:Podgląd', w którym wprowadź notatkę.
Kliknij przycisk [Zapisz], aby zapamiętać notatkę. Notatka pojawi się na liście z prefixem "Notatka". Aby wprowadzić nazwę notatki należy postępować zgodnie z instrukcją opisaną w dalszej części podręcznika - 'Zmiana opisu załączników'. Do danej karty można załączyć dowolną liczbę notatek.
Odczytywanie i redagowanie notatek
Aby odczytać notatkę załączoną do karty należy wykorzystać jedną z poniższych metod:
- Zaznacz notatkę na liście Załączników, a następnie wybierz polecenie 'Zapisz' z menu Karta lub
- Dwukrotnie kliknij notatkę na liście Załączników.
Pojawi się okno 'Notatka:Podgląd', w którym można przeczytać lub zredagować notatkę.
Wydruk notatek
Przy wydruku karty z system można wydrukować notatkę, która została załączona do tej karty. Na przykład, jeśli notatka została załączona do karty faktury, to może być wydrukowana na dokumencie faktury. Jeśli do karty faktury załączono więcej niż jedną notatkę, to zostanie wydrukowana tylko pierwsza z nich.
Jeśli chcesz drukować notatki na dokumentach w ten sposób, na stosownych formularzach wydruku wprowadź pole "Note". Notatka wyświetli się w tym polu przy wydruku. Więcej informacji o projektowaiu formularzy wydruku w dalszej części podręcznika.
Zmiana opisu załączników
Po załączeniu pliku do karty, jego nazwa pojawi się na liście Załączników. Nazwa notatki nie pojawia się bezpośrednio po załączeniu notatki na listę Załączników.
Aby zmienić nazwę załączonego pliku lub wprowadzić/zmienić nazwę notatki, zaznacz właściwy obiekt na liście Załączników, a następnie wybierz polecenie 'Opis załącznika' z menu Specjalne. Pojawi się okno, w którym (pole 'Opis') można wprowadzić lub zmienić nazwę załączonego obiektu.
Kliknij przycisk [Zapisz], aby zapamiętać wprowadzoną nazwę lub [Anuluj], jeśli nie chcesz zapamiętać wprowadzonych zmian.
Załączanie kart do innych kart
Wykorzystując funkcję 'Drag and drop' można załączyć dowolną kartę z okna przeglądu kartoteki na listę Załączników innej karty w systemie. Na przykład, aby załączyć kartę Odbiorcy do faktury, otwórz kartę faktury w oknie podglądu ('Faktura:Podgląd') oraz kartotekę Odbiorców w oknie przeglądu ('Odbiorcy:Przeglądanie'). Następnie wskaż właściwego Odbiorcę w oknie przeglądu, kliknij jego numer i przeciągnij kartę do ikony [Załączniki] na karcie faktury. Karta Odbiorcy pojawi sie na liście Załączników faktury. Alternatywnie, jeśli karta Odbiorcy jest otwarta możesz przeciągnąć ikonę [Załączniki] do karty faktury w oknie podglądu.
Na karcie Odbiorcy (w naszym przykładzie) można zobaczyć wszystkie karty do których została załączona karta Odbiorcy. W tym celu otwórz listę Załączników i wybierz polecenie 'Pokaż załączniki' z menu Specjalne. Wszystkie rekordy do których załączona została karta Odbiorcy pojawią się pod przerywaną linią na liście Załączników.
Przeglądanie załączonych kart
Aby otworzyć kartę załączoną do innej karty w systemie można wykorzystać jedną z poniższych metod:
- Zaznacz kartę na liście Załączników, a następnie wybierz polecenie 'Otwórz kartę' z menu Specjalne;
- Zaznacz kartę na liście Załączników, a następnie wybierz polecenie 'Zapisz' z menu Karta lub kliknij klawisz Enter;
- Dwukrotnie kliknij właściwy obiekt na liście Załączników.
Każda metoda otwiera kartę w oknie podglądu; do odczytu lub edycji.
Usuwanie załączników
Aby usunąć załącznik z listy, zaznacz właściwy obiekt, a następnie wybierz polecenie 'Wymaż' z menu Edycja.
Załączenie kart do maila
Aby załączyć kartę do maila należy wykorzystać jedną z poniższych metod:
- Jeśli wiadomość została już utworzona, przeciągnij kartę z okna przeglądania do ikony [Załączniki] na karcie wiadomości, zgodnie z instrukcją na tej stronie.
- Jeśli wiadomość nie została jeszcze utworzona, otwórz kartę i kliknij przycisk [Załączniki]. Wybierz polecenie 'Nowy list' z menu Specjalne. Pojawi się okno 'List:Podgląd'. Uzupełnij wiadomość. Nowa wiadomości zostanie automatycznie załączona do karty, a odbiorca tej wiadomości bedzie mógł otworzyć kartę wykorzystując polecenie 'Pokaż załączniki' z menu Specjalne.
Pamętaj, że wszystkie maile w systemie Hansa są kartami. Maile można załączać do innych wiadomości oraz kart w systemie. Wszystkie funkcjonalności opisane w niniejszym rozdziale dotyczą kart w systemie, zatem również maili.
Maile zostały szczegółowo opisane w dalszej części podręcznika.
Kopiowanie załączników z karty do karty
Wszystkie załączniki z karty można skopiować do innej karty w systemie w następujący sposób:
- Otwórz kartę z listą Załączników (karta źródłowa), kliknij ikonę [Załączniki].
- Otwórz kartę do której chcesz skopiować Załączniki (karta docelowa)
- Przeciągnij poszczególne obiekty z listy Załączników do ikony [Załączniki] na docelowej karcie (lub na listę Załączników).
- Przytrzmaj klawisz Shift podczas przeciągania poszczególnych obiektów, jeśli nie chcesz ich usunąć z karty źródłowej.
Porządkowanie załączników - archiwum
Jeśli na karcie znajduje się wiele załączników, można je uporządkować w archiwa (teczki). W archiuwm można umieścić różne typy załączników, a nawet inne archiwa.
- Otwórz listę Załączników.
- Wybierz polecenie 'Nowa teczka' z menu Specjalne. Nowe archiwum z prefixem "Archiwum" pojawi się na początku listy Załączników.
- Za pomocą funkcji 'Drag and Drop' przesuń poszczególne obiekty z listy Załączników do archiwum.
- Aby otworzyć załącznik umieszczony w archiwum, kliknij dwukrotnie archiwum. Pojawi się nowe okno z listą wszystkich załączników wskazanego archiwum. Polecenia menu Specjalne w oknie' Archiwum' są dokładnie takie same jak w oknie 'Załączniki', dlatego praca z załącznikami w oknie 'Archiwum' wygląda tak samo jak praca z załącznikami w oknie podstawowym.
- Aby wprowadzić nazwę archiuwm, otwórz archiuwm (patrz powyżej krok 4), a następnie wybierz polecenie 'Zmień nazwę teczki' z menu Specjalne w oknie 'Archiwum'.
Wprowadź nazwę archiuwm, a następnie kliknij przycisk [Zapisz]. Wprowadzona nazwa zastąpi tekst "Nowe" w pasku tytułowym okna 'Archiwum' oraz na głównej liście Załączników:
- Załączniki z archiwum można usuwać na dwa sposoby:
Jeśli chcesz , aby załącznik nadal pozostał w oknie Załączniki przenieś go na listę Załączników za pomocą funkcji 'Drag and Drop' lub do nowego archiwum. Jeśli chcesz usunąć całkowicie załącznik, zaznacz właściwą pozycję na liście, a następnie wybierz polecenie 'Wymaż' z menu Edycja.
- Aby usunąć archiuwm z listy Załączników, zaznacz właściwą pozycję na liście, a następnie wybierz polecenie 'Wymaż' z menu Edycja. Można usunąć tylko puste archiwum. Aby usunąć zawartość archiwum, zastosuj metody opisane w kroku 6.
