Wprowadzenie
Jedną z podstawowych czynności, jakie należy wykonać po utworzeniu bazy danych jest zarejestrowanie użytkowników systemu w kartotece Osoby w module System. Jednym z powodów dla których należy zarejestrować użytkowników jest ochrona danych:w kartotece Osoby można zdefiniować hasła dostępu dla każdego użytkownika. Zaleca się, aby nawet w instalacjach jednostanowiskowych używać hasła dostępu. W instalacjach wielostanowiskowych kartotekę Osoby można wykorzystywać łącznie z ustawieniem Grupy dostępu ( w module System), aby ograniczyć dostęp użytkowników wyłącznie do tych modułów i funkcjonalności, które są niezbędne do ich pracy.
Działania nie muszą być ograniczone wyłącznie do użytkowników systemu. Na przykład, osoba, która nie jest użytkownikiem systemu może być również zarejestrowana w kartotece Osoby do celów sprawozdawczych.
Przed wprowadzeniem osób można zdefiniować Grupy dostępu: więcej informacji na temat tego ustawienia znajdziesz w dalszej części podręcznika.
Aby wprowadzić osobę do kartoteki Osoby należy postępować zgodnie z poniższymi krokami:
- Wybierz moduł System z menu Moduły.
- Kliknij przycisk [Osoby] w Oknie Głównym, aby otworzyć kartotekę Osoby. Jeśli baza danych jest pusta, pojawi się puste okno przeglądu 'Osoby:Przeglądanie". W przeciwnym razie pojawi się lista wprowadzonych Osób.
- Kliknij przycisk [Nowa] na pasku przycisków w oknie przeglądu.
Wprowadź dane dotyczące nowej osoby w oknie 'Osoba:Nowa karta'. Więcej informacji o poszczególnych polach znajdziesz w dalszej części podręcznika, patrz: kartoteka Osoby.
Przy wprowadzaniu podpisów osób (inicjałów) w polu Podpis na karcie osoby w bazie danych, w której zostało zarejestrowanych kilka firm, należy pamiętać, że rekordy tej kartoteki pojawią się w firmie, w której zostały wprowadzone, natomiast skrzynki pocztowe poszczególnych osób są dostępne w całej bazie danych, co umożliwia wymianę poczty pomiędzy osobami z różnych firm. Dla każdej osoby w bazie danych należy wprowadzić unikatowy podpis. Jeśli dwie lub więcej osób z różnych firm będzie miało identyczne podpisy to nie będzie można utworzyć skrzynek pocztowych dla tych osób.
- Przejdź na zakładki (Serie numerów, Premia, Projekty itd.) na karcie osoby, aby wprowadzić szczegółowe informacje.
- Kliknij przycisk [Zapisz] znajdujący się w prawym górnym rogu, aby zapamiętać dane. Karta zostanie zapisana w kartotece Osoby.
- Pasek tytułowy w oknie karty zmieni nazwę na 'Osoba:Podgląd'
- Kliknij przycisk krzyżyk lub użyj skrótu klawiaturowego Ctrl-F4 (Windows i Linux) lub ⌘-W (Macintosh), aby zamknąć okno karty.
- Aby wprowadzić kolejną osobę do kartoteki Osoby kliknij przycisk [Nowa] zamiast przycisku [Zapisz] w kroku 5 lub użyj skrótu klawiaturowego Ctrl-N/⌘-N. Karta osoby zostanie zapamiętana w kartotece, a system automatycznie otworzy nową kartę do edycji.
- Po wprowadzeniu i zapisaniu ostatniej karty w kartotece Osoby (krok 7), w oknie przeglądu 'Osoby:Przeglądanie' pojawi się lista wprowadzonych osób. Aby wprowadzić hasło, zaznacz osobę na liście, a następnie wybierz polecenie
'Zmień hasło' z menu Specjalne.
Każdej osobie w kartotece Osoby można utworzyć skrzynkę pocztową. Skrzynka pocztowa umożliwia wymianę poczty oraz pozwala na dostęp do
pulpitu użytkownika.
W przeciwieństwie do kartoteki Osoby, skrzynki pocztowe definiuje się tylko dla użytkowników systemu. Liczba użytkowników oraz skrzynek pocztowych jest określona w licencji oprogramowania.
Przed utworzeniem skrzynek pocztowych należy sprawdzić, czy w ustawieniu
Konfiguracja w module System została zdefiniowana właściwa liczba skrzynek pocztowych.
Aby utworzyć skrzynkę pocztową należy postępować zgodnie z poniższymi krokami:
- Wybierz moduł Techniczny z menu Moduły. Jeśli moduł Techniczny nie jest dostępny na liście modułów, użytkownik prawdopodobnie nie posiada dostępu do modułu Serwer lub moduł Serwer nie został zaznaczony w ustawieniu Konfiguracja. Więcej informacji, zobacz: 'Użytkownicy moduły i firmy'.
- Kliknij przycisk [Ustawienia] w Oknie Głównym lub wybierz 'Ustawienia' z menu Plik. Dwukrotnie kliknij polecenie 'Skrzynki pocztowe' na liście dostępnych ustawień. Jesli baza danych jest pusta, pojawi się puste okno 'Konferencje'. W przeciwnym razie system wyświetli wszystkie zdefiniowane skrzynki pocztowe w oknie' Konferencje':
- Kliknij przycisk [Nowa] na pasku przycisków w oknie 'Konferencje'.
Wprowadź nowa skrzynkę pocztową w oknie 'Konferencja/Skrzynka pocztowa: Nowa karta'. Więcej informacji o poszczególnych polach znajdziesz w dalszej części podręcznika, zobacz ustawienie Skrzynki pocztowe.
- Kliknij przycisk [Zapisz] w prawym górnym rogu okna, aby zapamiętać wprowadzone dane. Karta zostanie zamknięta i zapisana w ustawieniu. Ponownie pojawi się okno 'Konferencje', w którym system wyświetli wprowadzoną skrzynkę pocztową.
- Powtórz kroki 3 i 4, aby zdefiniować wymaganą ilość skrzynek pocztowych.
