Operacje - faktury zakupu
Faktury zakupu są to żądania uregulowania płatności wystawione twojej firmie przez dostawców. Zazwyczaj będą one zapisywane w księdze zakupów, która służy również do monitorowania tych faktur oraz do rejestrowania płatności za te faktury. Księga zakupów informuje ile pieniędzy jesteś winien swoim dostawcom i innym wierzycielom, i dzięki niej możesz sprawdzić prognozę przyszłych płatności.
Większość transakcji w księdze zakupów ma swoje odpowiedniki w w księdze sprzedaży. A zatem, podobnie jak w przypadku faktury sprzedaży, operacja księgi głównej utworzona z faktury zakupu zazwyczaj zostanie odnotowana na trzech kontach: konto rozrachunków z dostawcami zostanie uznane, konto zakupów zostanie obciążone, a także - w większości przypadków - konto VAT zostanie również obciążone. Domyślne konta użyte w operacjach zostają pobrane z ustawienia Rozksięgowanie - zakupy, i są wybierane na podstawie zasad opisanych poniżej.
Konto zakupów (kosztowe)
Konta zakupów (zwane również kontami kosztowymi) rejestrują wielkość zakupów różnych typów towarów. Kiedy wprowadzasz fakturę zakupu, powinieneś wprowadzić konto zakupów w każdym
wierszu (w kolumnie o nazwie "Konto"). Różne wiersze mogą mieć różne konta zakupów.
W niektórych przypadkach domyślne konto zakupów pojawi się w kolumnie "Konto" w pierwszym wierszu faktury zakupu. Będzie to miało miejsce, jeżeli zostało wprowadzone konto kosztowe w zakładce "Konta księgowe" w karcie danego kontrahenta. Możesz wprowadzić takie domyślne konto dla dostawców usług (takich jak elektryczność lub usługi telefoniczne), których faktury będą zawsze rejestrowane na tym samym koncie.
Kiedy tworzysz fakturę zakupu z zamówienia zakupu i przyjęcia towaru, konto zakupów dla każdego wiersza będzie zależało od opcji "Przenoszenia towarów z zamówień zakupu" w Ustawieniach faktur zakupu w księdze zakupów. Opcje te działają w następujący sposób:
- Konsolidacja na konto kosztu dostawcy
- Zamówione towary są grupowane razem w jednym wierszu faktury, co oznacza, że mają być zarejestrowane na tym samym koncie kosztowym (pobranym z pola "Konto kosztowe" z zakładki "Konta księgowe" na karcie kontrahenta). Jeżeli towary na zamówieniu zakupu mają różne kody VAT, na karcie faktury będzie oddzielny wiersz dla każdego kodu VAT. Obiekty wprowadzone do wierszy zamówienia zakupu nie zostaną przeniesione do faktury zakupu.
- Konsolidacja wg towaru i projektu
- Dla każdej kombinacji towar/projekt/obiekt wprowadzonej na zamówieniu zakupu powstanie oddzielny wiersz na fakturze zakupu. Konto kosztowe będzie wówczas kontem rozliczenia zakupu pobranym z karty grupy towarowej, do której należy dany towar (o ile korzystasz z opcji "Korzystaj z kont kosztu z karty grupy towarowej" w ustawieniu Rozliczenie kosztu w module Magazyn) bądź też z zakładki "Koszty zakupu" w ustawieniu "Rozksięgowanie - magazyn", lub kontem kosztowym pobranym z zakładki "Konta księgowe" karty kontrahenta. Obiekty wprowadzone do wierszy zamówienia zakupu zostaną przeniesione do odpowiednich wierszy w fakturze zakupu.
- Każdy wiersz zamówienia oddzielnie
- Każdy zamówiony towar będzie miał swój oddzielny wiersz na fakturze zakupu. Kontem kosztowym w tej sytuacji będzie konto rozliczenia zakupu pobrane z zakładki B zamówienia zakupu lub konto rozliczenia zakupu z grupy towarowej, do której należy dany towar (o ile korzystasz z opcji "Korzystaj z kont kosztu z karty grupy towarowej" w ustawieniu Rozliczenie kosztu w module Magazyn), lub konto wprowadzone w zakładce "Koszty zakupu" w ustawieniu "Rozksięgowanie - magazyn", lub też konto kosztowe wprowadzone w zakładce "Konta księgowe" karty kontrahenta. Obiekty wprowadzone do wierszy zamówienia zakupu zostaną przeniesione do odpowiednich wierszy w fakturze zakupu.
Konto VAT
Kiedy wprowadzasz fakturę zakupu, konieczne jest wprowadzenie kodu VAT w każdym
wierszu. Kod ten odwołuje się do odpowiedniego rekordu ustawienia "Kody VAT", które z kolei określi konto VATu naliczonego w operacji pomocniczej księgi głównej oraz stawkę VATu. Przed wprowadzeniem faktury zakupu należy wprowadzić wszystkie potrzebne rekordy w ustawieniu
"Kody VAT" modułu Księga główna.
Kiedy wprowadzasz wiersze faktury zakupu, pole "Kod VAT" nie może pozostać puste. Domyślnie zostanie tu wprowadzona wartość wybrana zgodnie z poniższą zasadą:
- Zostanie użyty kod VAT wprowadzony na karcie Dostawcy, w kartotece Kontrahenci. Jeżeli to pole jest puste:
- Zostanie użyty kod VAT wprowadzony na karcie odpowiedniego konta w kartotece Plan kont. Jeżeli to pole jest puste:
- Zostanie użyty kod VAT wprowadzony w ustawieniu Rozksięgowanie - zakupy.
Choć możliwe jest wprowadzenie kodów VAT zarówno na karcie odbiorcy jak i na karcie konta (jak opisano powyżej w punktach 1 i 2), zaleca się nie mieszać tych metod ustawiania domyślnych kodów VAT. Powinno się wprowadzić kod VAT dla dostawcy tylko wówczas, gdy z jakichś powodów standardowe ustawienia stawki VAT tego dostawcy nie dotyczą.
Jeżeli wybrany kod VAT nie istnieje w ustawieniu kodów VAT, w chwili zapisywania zatwierdzonej faktury pojawi się komunikat: "Kod nie jest zarejestrowany".
Jak przedstawiono na powyższej ilustracji, kod VAT będzie skopiowany do wiersza operacji obciążając konto zakupów/kosztowe. Jeżeli chcesz, aby zostało skopiowane do operacji obciążając również konto VATu naliczonego, zaznacz opcję "Dodaj kod VAT do linii kont dot. podatku VAT" w Ustawieniach operacji księgowych w księdze głównej.
Konto rozrachunków z dostawcami
Kiedy na fakturze zakupu wprowadzasz dostawcę, konto rozrachunków z dostawcami pojawi się w zakładce "Opis". Możesz zmienić to konto, jeżeli jest to konieczne. Konto to zostanie wybrane według poniższej metody:
- Zostanie użyte konto wprowadzone na karcie Odbiorcy w kartotece Kontrahenci. Jeżeli to pole jest puste:
- Zostanie użyte konto pobrane z kategorii dostawcy, przypisanej danemu dostawcy. Jeżeli dostawca nie ma przypisanej żadnej kategorii dostawcy, ale za to ma przypisaną kategorię odbiorcy, konto zostanie pobrane z tego ustawienia. Jeżeli pola te są puste, bądź też dostawca nie ma przypisanej żadnej z tych kategorii:
- Zostanie użyte domyślne konto rozrachunków z dostawcami (lub konto kasy, jeżeli dokument jest fakturą gotówkową) wprowadzone w ustawieniu Rozksięgowanie - zakupy.
- Jeżeli zaznaczyłeś na fakturze zakupu opcję Księgowanie wstępne, zostanie użyte konto rozrachunków wstępnych z ustawienia Rozksięgowanie - zakupy. Kiedy w końcu zatwierdzisz fakturę zakupu, ta wstępna operacja zostanie zastąpiona ostateczną operacją, w której zostanie użyte właściwe konto rozrachunków z dostawcami (jak przedstawiono powyżej).
Jeżeli jakiegokolwiek z wybranych kont nie ma w kartotece
Plan kont, podczas zapisywania zatwierdzonej faktury pojawi się komunikat: "Brak konta rozrachunków, sprawdź rozksięgowanie - zakupy". Lub - jeżeli ma zastosowanie punkt 4 powyżej: "Brak konta rozrachunków wstępnych, sprawdź rozksięgowanie - zakupy".
Częściej spotykane operacje opisane są na poniższych stronach:
