Operacje - faktury sprzedaży
Faktury są to żądania zapłat wysyłane klientom. Są one tworzone w księdze sprzedaży, gdzie możliwe jest monitorowanie ile twoi klienci są winni twojej firmie. Utworzenie (zatwierdzenie) faktury powoduje utworzenie operacji księgi głównej obciążającej konto Rozrachunki z odbiorcami (na którym możesz sprawdzić, ile kontrahenci są winni twojej firmie), uznaje konto sprzedaży (normalną praktyką jest prowadzenie więcej niż jednego konta sprzedaży, aby monitorować sprzedaż różnych typów produktów) i - w większości przypadków - uznaje konto VAT należny. Po zatwierdzeniu faktury w księdze sprzedaży, utworzenie operacji w księdze głównej odbywa się automatycznie. Poniżej zaprezentowana jest typowa taka operacja.

Jest kilka metod wyboru kont, które będą użyte w tych operacjach. Możesz ustawić konto rozrachunków z odbiorcami w zależności od klienta lub kategorii klientów, możesz użyć różnych kont sprzedaży dla różnych grup towarowych lub poszczególnych towarów, możesz też kontrolować konta VAT w zależności od kodu VAT. Dodatkowo, operacja może zawierać księgowania kosztów sprzedaży na konta magazynu i konta kosztów sprzedaży. Liczba opcji jest ogromna i są one szczegółowo opisane w tej części podręcznika.
Każda faktura, po zatwierdzeniu, określa, jaka ma być struktura powiązanej operacji księgi głównej. Użyte konta są wybierane w następujący sposób:
Konta sprzedaży
Konta sprzedaży rejestrują poziom sprzedaży w różnych typach towarów. Aby określić konto sprzedaży, które będzie użyte podczas rejestracji sprzedaży danego towaru, kliknij na zakładkę B podczas wprowadzania faktury. W ten sposób możesz wprowadzić konto sprzedaży dla każdego wiersza (w kolumnie o nazwie "Konto"). Różne wiersze faktury mogą mieć przypisane różne konta sprzedaży.
Kiedy dodajesz wiersz do faktury, w kolumnie "Konto" pojawi się domyślne konto sprzedaży. Możesz je zmienić jeżeli jest to konieczne. Konto jest wybierane w następujący sposób:
- Gdy wprowadzasz kod towaru, jeżeli do towaru jest przypisany cennik (można to sprawdzić w zakładce Dostawa na karcie faktury), a także jeżeli dla danej kombinacji towaru i cennika istnieje rekord w kartotece Ceny, konto sprzedaży zostanie pobrane z rekordu Cena. Jeżeli zaś pole konta sprzedaży w rekordzie Cena jest puste, bądź brakuje odpowiedniego rekordu w kartotece Ceny, wówczas:
- Konto sprzedaży zostanie pobrane z odpowiedniego rekordu towaru (w kartotece Towary). Jeżeli to pole jest puste:
- Konto sprzedaży zostanie pobrane z grupy towarowej, przypisanej dla danego towaru. Jeżeli to pole jest puste lub żadna grupa towarowa nie jest przypisana do tego towaru, lub żaden kod towaru nie został wprowadzony w wierszu faktury:
- Będzie wstawione konto sprzedaży wprowadzone w ustawieniu Rozksięgowanie - sprzedaż dla strefy, do której należy dany kontrahent. Są trzy strefy (kraj, UE i eksport) i każda z nich może mieć przypisane inne konto sprzedaży.
Jeżeli wybranego konta nie ma w kartotece
Plan kont, przy próbie zatwierdzenia faktury pojawi się komunikat "Brak konta sprzedaży, sprawdź rozksięgowanie - sprzedaż".
Konto VAT
Przy wprowadzaniu faktury należy zdefiniować kod VAT dla każdego wiersza. Ten kod jest pobierany z konkretnego rekordu ustawienia Kodów VAT, który określi konto rozliczenia VAT w powiązanej operacji księgi głównej, a także stawkę, wg której podatek VAT zostanie obliczony. Przed wprowadzeniem faktur należy wprowadzić wszystkie potrzebne kody VAT w ustawieniu księgi głównej Kody VAT.
Kiedy wprowadzasz wiersze faktury, nie możesz zostawić pola "VAT" (w zakładce B) pustego. Zostanie tu wprowadzona wartość domyślna, wybrana w następujący sposób:
- Zostanie użyty kod VAT sprzedaży z karty odbiorcy w kartotece Kontrahenci. Zazwyczaj powinno się definiować kod VAT na karcie kontrahenta tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy z jakiegoś powodu ogólna zasada nie ma zastosowania (np. klient to instytucja charytatywna). Jeżeli to pole jest puste:
- Kiedy wprowadzasz kod towaru, zostanie użyty odpowiedni kod VAT pobrany z karty towaru. Jeżeli to pole jest puste:
- Kod VAT zostanie pobrany z karty grupy towarowej przypisanej do tego towaru. Jeżeli to pole jest puste, bądź jeżeli żadna grupa towarowa nie została przypisana do tego towaru, lub jeśli żaden kod towaru nie został wprowadzony na fakturze:
- Będzie użyty kod VAT wprowadzony w ustawieniu Rozksięgowanie - sprzedaż, odpowiedni do strefy, do której należy odbiorca.
Jeżeli wybrany kod VAT nie istnieje w ustawieniu
Kody VAT, w chwili zapisywania zatwierdzonej faktury pojawi się następujący komunikat: "Kod nie jest zarejestrowany".
Jak pokazano na ilustracji powyżej, kod VAT zostanie skopiowany do wiersza operacji uznając w ten sposób konto sprzedaży. Jeżeli chcesz, aby był skopiowany do wiersza operacji uznając również konto rozliczenia podatku VAT, zaznacz opcję "Dodaj kod VAT do linii kont dot. podatku VAT" w Ustawieniach Operacji Księgowych w module Księga Główna.
Konto rozrachunków z odbiorcami
Kiedy wprowadzisz na fakturze Odbiorcę, w kolejnych zakładkach pojawi się konto rozrachunków z odbiorcami. Możesz je zmienić, jeśli to konieczne. Konto to zostanie wybrane w następujący sposób:
- Zostanie użyte konto rozrachunków z odbiorcami pobrane z kategorii kontrahentów, do której należy dany odbiorca. Jeśli to pole jest puste lub jeżeli odbiorca nie ma przypisanej kategorii:
- Zostanie użyte konto rozrachunków z odbiorcami (bądź konto kasy jeżeli jest to faktura gotówkowa) wprowadzone w ustawieniu Rozksięgowanie - sprzedaż.
Jeżeli wybrane konto nie istnieje w kartotece
Plan kont, przy próbie zapisania zatwierdzonej faktury pojawi się komunikat "Konto nie jest zarejestrowane".
Konto magazynu oraz konto kosztu własnego sprzedanych towarów
Kiedy sprzedajesz towary z magazynu, operacja księgi głównej utworzona z faktury sprzedaży może zawierać księgowania kosztu własnego sprzedaży oraz wydanie z magazynu (w Enterprise by HansaWorld metody wyceny określa się w ustawieniu "Rozliczenie kosztu"). Możesz zaznaczyć w ustawieniu, że księgowania te będą rejestrowane po zatwierdzeniu faktury bądź po zatwierdzeniu dokumentu WZ, bądź też że w ogóle nie będą rejestrowane.
Rozliczenie będzie zwykle miało miejsce w przypadku towarów magazynowych. Jeżeli zaznaczysz w ustawieniu, że rozliczenie kosztu ma nastąpić po zatwierdzeniu faktury, będzie to oznaczało, że oprócz księgowania na kontach sprzedaży, VATu oraz rozrachunków z odbiorcami, operacja księgi głównej wygenerowana z faktury obciąży wskazane konto kosztu własnego sprzedanych towarów oraz uzna wskazane konto magazynu towarów. Dalsze ustawienia kontrolujące proces rozliczenia kosztów są omówione tutaj oraz tutaj.
Konto kosztu własnego sprzedanych towarów obciążane poprzez księgowania tego typu jest wybierane w następujący sposób:
- Jeżeli nie używasz grup towarowych w celu wskazania konta kosztu własnego towarów, zostanie użyte konto kosztu towaru. Tę opcję można znaleźć w ustawieniu Rozliczenie kosztu w module Magazyn. Jeżeli korzystasz z tej opcji, zostanie użyte konto wskazane na karcie przypisanej do towaru grupy towarowej, z zakładki Konto.
- We wszystkich pozostałych przypadkach (np. gdy pole kosztu dla towaru lub grupy towarowej jest puste), zostanie użyte konto wskazane w ustawieniu Rozksięgowanie - magazyn.
Konto magazynu uznane przez tego typu księgowania zostanie wybrane w następujący sposób:
- Zostanie użyte konto magazynu wskazane w ustawieniu danego magazynu. Jeżeli to pole jest puste, lub jeżeli żaden magazyn nie został wskazany:
- Jeżeli używasz modelu kosztów na karcie grupy towarowej w ustawieniu Rozliczenie kosztu, zostanie użyte konto magazynu wskazane w ustawieniu grupy towarowej w zakładce Konto.
- W innych przypadkach zostanie użyte konto magazynu wskazane w ustawieniu Rozksięgowanie - magazyn.
Dostępne są różne modele (zwane "modelami kalkulacji kosztów"), wg których może być policzona wartość księgowania kosztów (np. cena kosztowa, cena FIFO, średnia ważona). Możesz użyć innego modelu dla każdego
towaru lub
grupy towarowej, bądź też możesz użyć jednego domyślnego modelu kosztowego. Szczegóły znajdują się na stronie opisującej ustawienie
Rozliczenie kosztu.
Jeżeli jakiekolwiek wybrane konta nie istnieją w kartotece Plan kont, przy próbie zapisania zatwierdzonej faktury pojawi się komunikat: "Konto kosztowe nie jest zarejestrowane" lub "Konto magazynu nie jest zarejestrowane".
Konto różnicy zaokrągleń
Jeżeli korzystasz z opcji zaokrąglania kwot faktury do pełnej jednostki monetarnej (złote, euro), należy wskazać konto zaokrągleń w ustawieniu Rozksięgowanie - sprzedaż. Opcjonalnie możesz wskazać w tym samym ustawieniu konto w polu "Zaokrąglenia - strata", jeśli tego nie zrobisz, zarówno zyski jak i straty z zaokrągleń będą księgowane na konto wskazane w polu "Zaokrąglenia - zysk". Aby włączyć opcję zaokrąglania użyj ustawień Zaokrąglenia i Zaokrąglenia - waluty w module System.
Częściej spotykane operacje opisane są na poniższych stronach: